Prehľad grantových projektov spravuje GRANTEX pomocou eWay-CRM

Česká skupina  GRANTEX poskytuje firmám a inštitúciám komplexné služby, od grantového poradenstva, účtovníctva, mzdového a daňového poradenstva, právnych služieb až po audítorské služby a poisťovníctvo. Ich projekty sú organizačne veľmi náročné a bolo ťažké v nich udržať poriadok. Až kým nezačali používať eWay-CRM.

Iniciátorom prechodu na nový CRM systém bola divízia dotácií, v ktorej projekty zvyčajne prebiehajú niekoľko rokov. Pre úspech takýchto dlhodobých zmlúv je nevyhnutné sledovať termíny a odovzdávať informácie. Bez vhodného nástroja je to v takom veľkom tíme veľmi komplikované.

Vďaka eWay-CRM sa grantexu podarilo automatizovať projekty tak, aby grantoví špecialisti nemuseli manuálne sledovať termíny, každý vedel, aký je stav projektu, čo je potrebné urobiť a pod. Dnes, po viac ako 3 rokoch používania eWay-CRM, by sa žiadny zo zamestnancov nevrátil k používaniu Excelu.

GRANTEX šetrí klientom milióny korún

Na samom začiatku, v roku 2012, sa GRANTEX špecializoval len na pomoc pri získavaní dotácií. Odvtedy jej špecialisti pomohli viac ako 1700 projektom získať dotácie v hodnote viac ako 20 miliárd Kč. Dnes sa GRANTEX môže pochváliť tým, že svojim klientom ušetrí viac ako 250 miliónov ročne.

Po úspechu v dotačnom poradenstve nie je prekvapujúce, že skupina GRANTEX sa rozšírila o ďalšie divízie a začala poskytovať doplnkové služby. Ako sa však stáva, za úspechom je vždy veľa úsilia a oplatí sa správne sa pripraviť na ďalší rast spoločnosti. Napríklad vhodný softvérový nástroj, ktorý môže zjednodušiť organizáciu práce.

Problém so zdieľaním informácií pomocou Excelu

Pre grantové projekty je typické, že ich úspešné dokončenie trvá niekoľko rokov a je organizačne náročné. Pri komunikácii s poskytovateľmi dotácií musia špecialisti na granty dodržiavať termíny a viesť starostlivú dokumentáciu. Či už v rámci výberového konania, alebo v období po vyplatení dotácie, keď je potrebné preukázať jej správne využitie.

Predtým, ako sa GRANTEX začal zaujímať o získanie CRM systému, uchovával informácie o projektoch v Microsoft Exceli. Jeho nespornou výhodou je jednoduchosť ovládania. Drvivá väčšina nových zamestnancov už vie, ako s ním pracovať, a môže sa ľahko zapojiť do práce. To môže byť veľkou výhodou pre nedokončené projekty, ktoré prebiehajú už niekoľko rokov.

Napriek snahe nastaviť čo najefektívnejšie nastavenia, GRANTEX čoskoro začal cítiť, že ich Excel brzdí. Zamestnanci čoraz viac neboli schopní dobre zdieľať informácie, čo malo niekedy negatívny vplyv na komunikáciu s klientmi. Odtiaľ nakoniec prišiel impulz hľadať nové CRM, pretože tím potreboval mať k dispozícii informácie na jednom mieste, aby k nim mal každý prístup súčasne.

Prepojenie eWay-CRM so službou Microsoft 365 je pre GRANTEX dôležité

Excel sa neosvedčil ako dokonalý nástroj na riadenie projektov v GRANTEX-e, ale inak je spoločnosť spokojným používateľom kancelárskeho balíka Microsoft 365. Jedným z kľúčových aspektov pre výber eWay-CRM bolo, že systém funguje ako prirodzená súčasť programu Outlook. Zamestnanci tak pracujú v prostredí, na ktoré sú zvyknutí a nemusia prepínať medzi rôznymi aplikáciami.

Zamestnanci však nie vždy pracujú v kancelárii, preto GRANTEX rozhodne ocenil webové a mobilné aplikácie eWay-CRM, vďaka ktorým sa môžu pripojiť k firemnej databáze odkiaľkoľvek – pri práci z domu, na cestách alebo na stretnutí u klienta.

V neposlednom rade bolo pre GRANTEX dôležité, že dodávateľom systému bola česká spoločnosť. Pri implementácii CRM plánovali niekoľko úprav nad rámec normálneho fungovania systému. Mali však zlé skúsenosti so zahraničnými poskytovateľmi softvéru kvôli nedostatočnej komunikácii požiadaviek na prispôsobenie aplikácií.

eWay-CRM sprevádza celý životný cyklus grantového projektu

Najväčšie zmeny v implementácii eWay-CRM spočívali v prechode modulom projektov. Pôvodným zámerom bolo pracovať s 10 vlastnými pracovnými postupmi nastavenými podľa typu žiadostí o grant. Po kontinuálnom testovaní však GRANTEX nakoniec vytvoril 4 univerzálne typy pracovných postupov, ktoré postupne prechádzajú celým životným cyklom grantového projektu – od jeho prípravy až po konečné overenie súladu s účelom dotácie. Zamestnanci môžu okamžite vidieť stav projektu.

Projekty v eWay-CRM zároveň pomáhajú GRANTEX-u sledovať termíny, ktoré sa automaticky pripomínajú, riadiť úlohy súvisiace so žiadosťami o grant, vyhodnocovať cenové ponuky či odhadovať časové kapacity zamestnancov. Vďaka tomu majú teraz základ pre kvalifikované rozhodnutia o tom, či môžu prijať novú objednávku, či môžu sľúbiť termín dodania, alebo či potrebujú zamestnať nových kolegov.

CRM vám pomôže riadiť rast spoločnosti z hľadiska organizácie

Microsoft Excel obmedzoval GRANTEX pri zdieľaní informácií a neponúkal možnosti automatizácie, ako napríklad pripomenutie dôležitých termínov, pri spracovaní grantových projektov. Bol to eWay-CRM, ktorý umožnil riadiť rast spoločnosti. A ponúka veľký potenciál pre rozvoj v budúcnosti.

Podľa Ondřeja Horčičku, partnera spoločnosti a vedúceho dotačnej divízie, je najaktuálnejším zlepšením prepojenie webovej stránky grantex.cz s eWay-CRM. Vďaka tomu sa požiadavky z webového formulára automaticky konvertujú na obchodné príležitosti v eWay-CRM a zároveň vám táto integrácia umožňuje efektívnejšie monitorovať a vyhodnocovať marketingové dáta v Google Analytics.

Existuje však oveľa viac nadchádzajúcich vylepšení. Cieľom pána Horčičku a spoločnosti GRANTEX je maximálna možná automatizácia obchodných procesov. Ešte stále je pred nami dlhá cesta. Už teraz je však jasné, že eWay-CRM pomohol riadiť rast GRANTEX-u z hľadiska organizácie.