Profil klienta

Brilon a. s. je moderná, dynamicky sa rozvíjajúca spoločnosť, ktorá systematicky prináša na český a slovenský trh nové technológie v oblasti technického vybavenia budov – kondenzačné kotly, tepelné čerpadlá, systémy na odvod spalín, solárne kolektory a pod. www.brilon.cz

Ciele

Vytvorte zdieľanú databázu firiem a kontaktov synchronizovaných obojsmerne s účtovným softvérom s kategorizáciou kontaktov a spoločností na marketingové účely. Bolo tiež potrebné vedieť naplánovať schôdze priamo do kalendára programu Outlook a synchronizovať ich s mobilným telefónom, vytvárať zápisnice zo schôdzí a nahrávať dôležité telefonické hovory. Ďalšou nevyhnutnosťou bolo ukladanie e-mailov z programu Outlook kontaktom a spoločnostiam.
Taktiež bolo potrebné vedieť vytvárať ponuky v teréne (aj keď je užívateľ offline) podľa aktuálneho cenníka, spravovaného v účtovníctve Pohody a tlačiť ponuky do preddefinovanej šablóny. Nakoniec, pri faktúrach a pohľadávkach si budete môcť na firemnej karte pozrieť prehľad fakturácie danému klientovi a budete môcť vykonávať automatické počítanie pohľadávok.

Situácia pred implementáciou eWay-CRM

Webový CRM systém je v spoločnosti zavedený od roku 1998. Používatelia si na systém zvykli a radi ho používali, pretože bol šitý na mieru. Dodávateľ však nebol schopný systém ďalej rozvíjať.
Absencia offline operácií sa stávala rastúcim problémom. Obchodní zástupcovia používali Microsoft Outlook na sledovanie svojej pošty. E-maily boli prepísané do systému CRM. Obchodní zástupcovia mali mobilné telefóny BlackBerry synchronizované s programom Microsoft Outlook. Mali svoje kalendáre v teréne, ale neboli viditeľné pre obchodného riaditeľa.
Kompletný zoznam akcií vrátane cenníkov bol zaznamenaný v Pohode.

Implementácia eWay-CRM

Zaujímavou výzvou bola migrácia dát a to, do akej miery bolo potrebné zlúčiť databázu súčasného CRM systému s dátami z Pohody. Operácia neprebehla bez dôkladného vyčistenia a prípravy na strane klienta. Údaje z CRM systému boli exportované do excelových tabuliek, ktoré boli prenesené do eWay-CRM. Synchronizačný most, ktorý sa stará o výmenu dát medzi eWay-CRM a Pohodou, potom aktualizoval spoločnosti na základe ID a zhody adries.
Školenie používateľov sa stalo kľúčovou fázou. Táto fáza bola kritická, pretože používatelia boli príliš zvyknutí na predchádzajúci systém. Opakované tréningy v postupne sa zvyšujúcich intervaloch sa ukázali ako správny krok. Veľkú úlohu zohrala aj jasná vízia riadenia a dôsledná kontrola správneho používania. Na tento účel boli vypracované správy šité na mieru.
Využitím synergického efektu eWay-CRM a Microsoft Exchange boli vyriešené aj požiadavky na zdieľané kalendáre, párovanie schôdzí s klientmi a ich reporty. Synchronizačný most s Pohodou sa postaral o pravidelnú aktualizáciu firiem medzi eWay-CRM a Pohodou, synchronizáciu faktúr z Pohody do eWay-CRM a zobrazenie ich zoznamu na klientskej karte a synchronizáciu cenníkov do eWay-CRM. Pomocou modulu ponuky eWay-CRM bolo možné vytvárať ponuky bez online pripojenia.
Cenové ponuky sa exportujú do preddefinovanej šablóny, ktorá bola vytvorená na mieru.

Tri roky od vykonávania implementácia

eWay-CRM sa intenzívne používa každý deň v spoločnosti Brilon, a.s. Marketingoví pracovníci zvládli plánovanie schôdzí a podávanie správ, zapisovanie do denníka telefónu a prílohu e-mailu. Vďaka tomu, že predtým vedeli, ako pracovať s programom Microsoft Outlook, boli niektoré aktivity zavedené pomerne rýchlo.

Obchodný riaditeľ má kompletný prehľad o činnosti obchodných zástupcov, plánovaných a nahlásených stretnutiach či dátume posledného kontaktu s klientom.

Synchronizácia s Pohodou sťahuje aktuálne dáta každých 30 minút, t.j. cenníky a faktúry sú v eWay-CRM vždy čerstvé. Okrem toho sú údaje dostupné aj bez internetu. Šablóna menu bola doladená a obchodníci môžu vytvoriť dokument pre klienta do 10 minút na parkovisku počas čakania na ďalšie stretnutie.

„V roku 2010 sme sa rozhodli zaviesť eWay-CRM. Implementácia bola veľmi namáhavá hlavne preto, že sme prenášali údaje z databázy vedenej od roku 1993. Pôvodný CRM systém bol teda roky „preplnený“ a najnáročnejšou časťou bolo vybrať a previesť zdravé jadro. Dôvodom, prečo sme začali používať eWay-CRM, je to, že tento systém je schopný využívať, prepájať dáta s naším informačným účtovným systémom Pohoda a na druhej strane využívať všetky funkcionality Microsoft Outlooku. V systéme eWay–CRM primárne monitorujeme a evidujeme ponuky pohľadávok a samozrejme plánujeme prácu obchodných zástupcov vrátane evidencie ich výsledkov.“ Ing. Dana Nečásková, obchodná riaditeľka