Ako eWay-CRM zjednodušila organizáciu udalostí projektu Castell

Castell Project je americká nezisková organizácia, ktorá pomáha ženám napredovať v hotelovom a cestovnom ruchu. Ich poslaním je vzdelávať a organizovať vzdelávacie programy, ktoré ich pripravia na najvyššie vedúce pozície v týchto oblastiach.

Príbeh Castell Project je to inšpirujúce nielen preto, že plnia svoje ciele, ale aj preto, ako im softvérové riešenie pomáha pri ich vývoji. Podľa viceprezidentky Debory Coxovej sa počet študentov a rečníkov na ich prednáškach v posledných rokoch zvýšil, čo prinieslo aj nové organizačné výzvy pre Castell, s ktorými eWay-CRM výrazne pomáha.

Výzvy spojené s rastom organizácie

Po založení projektu Castell uskutočnil výskum a začal publikovať výročné správy o zastúpení žien a etnickom zastúpení na vedúcich pozíciách v hotelovom priemysle. Ich skúmanie im pomohlo identifikovať oblasti, v ktorých sa ženy učia a pracujú inak ako muži.

Na základe týchto vedomostí Castell pripravil tréningové programy Castell@College a Fortuna’s Table. Študenti majú možnosť inšpirovať sa príbehmi a osobnými skúsenosťami manažérov v odbore. Prednášky mali počas pandémie obrovský úspech vo virtuálnej podobe a počet rečníkov pre Castell@College vzrástol z pôvodných 15 na viac ako 300.

Keď už Excel nestačí

Teraz sa Castell po pandémii pomaly vracia k živým prednáškam. Vďaka neustále sa rozširujúcej databáze môže Castello prispôsobiť výber lektorov demografickému rozloženiu študentiek školy – nielen z hľadiska etnickej príslušnosti, ale aj podľa rôznych oblastí hotelového, gastronomického a turistického priemyslu.

Pre riadenie kontaktov v Castello je dôležité ľahko filtrovať najlepších kandidátov na každú prednášku a efektívne ukladať všetku komunikáciu medzi nimi a školami, kde sa udalosti konajú.

Predtým dobrovoľníci Castell spravovali všetko v Exceli. Ale ako počet kontaktov rástol, excelové tabuľky sa stali nedostatočnými. Castell teda začal hľadať softvér CRM, ktorý by vám umožnil efektívne organizovať stovky kontaktov.

Intuitívne riešenie pre tých, ktorí sú zvyknutí pracovať v programe Outlook

Aj keď bol Castell pred začiatkom pandémie dobre financovaný, Deborah a ďalší si uvedomili, že ako nezisková organizácia musia fungovať veľmi striedmo, pretože pandémia vážne zasiahla odvetvie gastronómie aj cestovného ruchu. Takže potrebovali nájsť CRM riešenie, ktoré by vyhovovalo ich rozpočtu.

Okrem ocenenia bol eWay-CRM podporený aj tým, že je prirodzenou súčasťou programu Microsoft Outlook, kde sú dobrovoľníci Castell zvyknutí pracovať. Deborah Cox, ktorá mala na starosti implementáciu eWay-CRM, pracuje v softvérovom svete už 25 rokov, ale jej kolegovia z Castell nie sú tak technologicky zdatní.

Pre Castell nebolo ťažké stanoviť jednotné pravidlá používania systému. Deborah sa čoskoro naučila používať eWay-CRM. Vďaka skúsenostiam s rôznymi technológiami potrebovala učebné materiály minimálne. Spolu so stážistom Catellom vytvorili dokumentáciu, podľa ktorej zvyšok tímu pracuje s eWay-CRM.

Efektívna organizácia prednášok je kľúčová

Celý systém je prispôsobený tak, aby bola organizácia podujatí pre Castell čo najjednoduchšia. Kľúčovým zlepšením je schopnosť rýchlo odfiltrovať ideálnych kandidátov na prednášky a že komunikácia s nimi je dokonale organizovaná.

Rovnako dôležitá pre organizáciu ako Castell je schopnosť prispôsobiť CRM podľa špecifík odvetvia, v ktorom pracujú. Napríklad do modulu Kontakty pridali svoje vlastné užívateľské polia, kde spravujú lektorov, zástupcov škôl a ďalších ľudí spojených s organizovaním podujatí, aby mohli sledovať pracovné pozície lektorov, absolvovanie univerzity, etnickú príslušnosť atď.

Univerzity, ako aj sponzori a ďalšie subjekty sú potom riadené v module Spoločnosti. Zástupcovia spoločnosti Castell nájdu všetky súvisiace kontakty, projekty alebo e-maily na každej položke spoločnosti. Rovnako ako na karte Kontakt. Vďaka tomu je oveľa jednoduchšie sledovať komunikáciu s lektormi alebo školami.

Modul Projekty pomáha dobrovoľníkom z Castello s organizovaním podujatí. Pri tvorbe nového Projektu môžu priradiť univerzitu, na ktorej prednáška prebieha, vybrať zástupcu školy ako primárnu kontaktnú osobu a možných kandidátov na lektorov. Keď Castell vyberie ideálnych kandidátov, môže im okamžite poslať e-mail – doslova dvoma kliknutiami.

Profesionálny nástroj na hromadné odosielanie e-mailov

Počas pandémie projekt Castell spustil ďalšiu iniciatívu, Fortuna’s Table. Pomáha ženám, ktoré majú ambíciu stať sa majiteľkami hotelov. Prednášky fortunského stola sa konajú virtuálne a Deborah posiela pozvánky na nadchádzajúce stretnutia pomocou marketingového modulu každých 7-10 dní.

Ako to funguje v praxi? Deborah môže rýchlo vybrať zoznam príjemcov z databázy kontaktov, stačí ich filtrovať v editore marketingového zoznamu. Potom vytvorte e-mail priamo v prostredí eWay-CRM pomocou pokročilého editora správ. A po odoslaní môže sledovať reakcie príjemcov, aby zistil, kto sa zaujímal o nadchádzajúcu udalosť.

Prečo sa váhy otočili na stranu eWay-CRM?

Vďaka integrácii eWay-CRM s Microsoft Outlookom môže celý tím Castell spravovať kontakty, organizovať udalosti alebo sa zaoberať hromadnou e-mailovou poštou priamo v známom používateľskom rozhraní programu Outlook a nemusí prepínať medzi viacerými aplikáciami.

Najväčšou výhodou pre Castell je, že vytvorením vlastných polí môžu ľahko a rýchlo triediť reproduktory a ďalšie kontakty na základe vlastných identifikátorov.

Dobrovoľníci z Castello to všetko dostali do eWay-CRM, aj keď sa držali rozpočtu neziskovej organizácie, ktorá pôsobí v oblasti postihnutej pandémiou.