Řízení projektů je pro GRANTEX jednodušší po přechodu z Excelu na eWay-CRM
Spoločnosť GRANTEX pomáha predovšetkým firmám, ale aj municipalitám a neziskovému sektoru so získavaním dotácií. Úspešná príprava dotačných projektov a ich následná administrácia sú ale organizačne náročné projekty, ktoré väčšinou trvajú radu rokov. V nasledujúcom rozhovore s Ondřejem Horčičkou, partnerom spoločnosti a vedúcim divízie dotácií, sme sa dozvedeli, ako si s touto výzvou poradiť.
Jednou zo služieb, ktoré ponúkate, je pomoc firmám s čerpaním dotácií. Žiadosť o dotácie musí byť pre laikov náročný projekt. Predpokladám, že o túto službu je teda veľký záujem.
Určite, o dotácie je záujem obrovský. V poslednej dobe sa počet dotačných programov zvyšuje a s tým, ako rastú ceny materiálov a energií, sa firmy obzerajú po spôsoboch, ako znižovať náklady. A dotácie sú jeden z výborných nástrojov, ako toho dosiahnuť. Väčšina firiem pri tom ale naráža na to, že proces získania dotácie je zložitý, a tak sa obracia na firmy, ako je ta naša, aby sme im s dotáciami pomohli.
Ako dlho pomoc s dotáciami ponúkate?
Od konca roku 2012, takže v decembri to bude presne 10 rokov. Ostatné služby, ako je daňové poradenstvo, poistenie, alebo právne služby, sme začali ponúkať posledné 2 až 3 roky. Dotácie tak boli zároveň aj iniciátor prechodu na CRM systém, pretože keď sa k nám ostatné divízie pripájali, už sme na implementácii eWay-CRM pracovali.
Ako ste spravovali firemné kontakty a žiadosti o dotácie predtým, než ste začali používať eWay-CRM?
Do tej doby sme takmer všetko udržiavali v Exceli. Snažili sme sa ho využívať tak, aby sme dosiahli aspoň nejakého elementárneho zdieľania informácií a automatizácie, ale už 2 roky predtým, než sme eWay-CRM implementovali, sme cítili, že nás Excel veľmi brzdí.
Stále častejšie sa nám stávalo, že sme neboli schopní dobre zdieľať informácie, čo sa pochopiteľne negatívne prejavovalo pri komunikácii s klientmi. To bol tiež hlavný dôvod, prečo sme sa rozhodli prejsť na CRM systém. Potrebovali sme mať informácie na jednom mieste, aby sme boli schopní k ním všetci v jedenom okamžiku pristupovať a mať ich ľahko k dispozícii.
Mali ste nejaké špecifické požiadavky pre výber CRM systému?
Prvá základná požiadavka bola čo najväčšia miera automatizácie. Potom bolo pre nás dôležité, aby bol prechod od práce s Excelom na nový systém pre našich kolegov čo najjednoduchší, pretože každá zmena tohoto typu pre nich so sebou krátkodobo žiaľ prináša dodatočné nároky.
Hľadali sme preto riešenie, ktoré bude čo nejednoduchšie na ovládanie, a obsiahne čo najviac funkcií, ktoré naši zamestnanci používajú, aby nemuseli utekať z jedného systému do druhého. A chceli sme tiež, aby CRM bolo dostupné z počítača, telefónu aj pre vzdialený prístup z webu, keď zrovna niekto nie je na pracovnom počítači, aby bol schopný sa do systému dostať aj tak.
Bolo pre vás dôležité, že je eWay-CRM súčasťou Outlooku?
Bol to jeden z kľúčových aspektov nášho rozhodovania. V našej firme sme zvyknutí na kancelársky balík Microsoft 365, a keď sa objavila možnosť ho prepojiť s CRM systémom, tak eWay-CRM získala obrovskú výhodu oproti ostatným systémom, že ktorých sme vyberali.
Potom pre nás bolo dôležité taktiež to, aby dodávateľom systému bola česká firma. Máme už skúsenosti s radou systémov, a u niektorých zahraničných sme narazili na problémy s komunikáciou. Takže pre nás bolo výhodou, že eWay Systém je česká firma, s českým managementom, a českou podporou.
Ako ste prišli na eWay-CRM?
O systéme sme sa dozvedeli od jedného z obchodných partnerov v našom biznise, ktorý pracuje s veľmi podobným zameraním svojich služieb a systém eWay-CRM používal. Vďaka nemu sme zistili, že vedľa klasických funkcií CRM systému obsahuje aj modul pre riadenie projektov. To bol pre nás ďalší kľúčový benefit, že sme schopní celý projekt odriadiť v rámci eWay-CRM.
Ako s projektami v eWay-CRM pracujete?
Projekty nám pomáhajú strážiť termíny a riadiť úlohy. A vďaka workflow (pracovný postup) mechanizmom, ktoré sme si upravili podľa potreby, máme zase skvelý prehľad o tom, v akom je projekt stave. Využívame 4 typy workflow, ktoré postupne prechádzajú celým životným cyklom dotačného projektu od jeho prípravy až po finálne vysporiadanie tzv. fáza udržateľnosti, ktorá spravidla končí finálnym overením dodržania účelu projektu po celú dobu tejto fáze.
Rozumiem. Takže v poslednej fáze je potreba overiť, že je dotácia využívaná správne?
Presne tak. Každého poskytovateľa dotácií po preplatení peňazí zaujíma, či daný projekt účel dotácie skutočne naplní. A to sa sleduje v rámci toho obdobia udržateľnosti, ktoré trvá v priemere od 3 do 5 rokov.
A ako to máte so získavaním zakaziek? Používate modul príležitosti?
Príležitosti samozrejme používame. Práve nedávno sme naviac dokončili automatizované prepojenie eWay-CRM s našimi webovými stránkami. Tie sú pre nás kľúčovým nástrojom pre zbieranie a generovanie leadov, pretože sa na nich snažíme smerovať všetky marketingové aktivity. Chceme teda, aby sa nám v eWay-CRM automaticky vytvárali príležitosti potom, čo klienti vyplnia dopytový formulár. Pred zavedením tohto prvku automatizácie sme totiž prevádzali dopyty na príležitosti ručne.
Problém ale nie je v samotnom úkone. Vieme, že v eWay-CRM sa pravým tlačidlom e-mail ľahko prevedie na príležitosť. To by nám až tak nevadilo a mohli by sme v tom kľudne pokračovať. Potrebovali sme hlavne vytvoriť obojstranný mostík pre automatizované vyhodnocovanie marketingových aktivít a prácu s Google Analytics.
Máte u príležitostí nastavené vlastné workflow podobne ako pri projektoch?
Áno, máme na nich 3 typy workflow. Rozlišujeme príležitosti typu dopyt, ponuka a námet. Ponuky používame, keď sa niekoho snažíme sami osloviť, a námet sme si vytvorili ako interný typ príležitostí pre sledovanie cross-sellingu a jeho úspešnosti.
Využívate k organizácii taktiež modul dochádzka?
V minulosti sme s evidenciou času na zákazkách pracovali veľmi komplikovane práve pomocou Excelu. Až eWay-CRM nás motivoval s týmito dátami začať poriadne pracovať. Sme firma, ktorá predáva svoj čas, takže je dobré vedieť, na akých zákazkách zamestnanci pracujú a koľko na nich strávia času.
Jedinou nevýhodou je, že musíte veľmi pozorne kontrolovať, že kolegovia s dochádzkou správne pracujú. Najčastejšou prekážkou pre nich bolo, že na to musia myslieť a prináša to dodatočnú administratívnu záťaž. To sa ale zlomilo, keď videli, že to má reálne výstupy, ktoré im vo finále pomáhajú.
Vďaka týmto dátam sme dnes schopní ďaleko presnejšie vyhodnocovať cenové ponuky, odhadovať kapacity našich zamestnancov, a zistiť tak, či si môžeme danú zákazku dovoliť prijať, či klientovi môžeme sľúbiť nejaký termín dodania, alebo či nepotrebujeme nových kolegov.
