Integrácia so Zapier? Absolútna jednoduchosť, ktorá nevyžaduje znalosti programátora

Vďaka prepojeniu CRM s účtovným softvérom, ERP a ďalšími systémami možno automatizovať rad procesov. Každá ďalšia vychytávka šetrí čas a firma potom ide ako naolejovaný stroj. Integrácie však vždy bývali časovo i finančne náročné na ich vývoj. Veľké zjednodušenia v tomto smere priniesli služby ako je Zapier, vďaka ktorým zvládne integráciu nastaviť i bežný užívateľ.

V eWay-CRM sme možnosť integrácie pomocou Zapier predstavili na konci januára. Preto sme požiadali nášho obchodného riaditeľa Jiřího Tvoríka, aby nám priblížil možnosti tejto služby i integrácií všeobecne.

Aké integrácie klienti najčastejšie požadujú?

Klienti najčastejšie požadujú integráciu so svojim existujúcim podnikovým informačným systémom, ERP. Tieto systémy v základe už obsahujú natívny CRM modul, ale jeho praktická využiteľnosť je podľa mnohých vyjadrení klientov relatívne obmedzená. Či už kvôli zložitosti prostredia, absencii mobilnej aplikácie, nemožnosti off-line prevádzky na zariadeniach mimo kanceláriu alebo kvôli chýbajúcej integrácii s Outlookom.

Obchodníci, ktorí vedú prevažnú časť dennej operatívy cez základné funkcie Outlooku, teda kontakty, emaily, kalendár, či úlohy, tak často musia vybrané informácie do ERP prepisovať ručne. Čo je nepohodlné a neekonomické.

V dôsledku toho potom obchodné príležitosti zostávajú v akejsi systémovej šedej zóne medzi Outlookom, Excel tabuľkou, diárom a pamäťou obchodníka. V ERP sa potom naraz po podpise zmluvy objaví nová zákazka, ale chýba jasná a úplná obchodná genéza daného prípadu. eWay-CRM preto často presadzujeme pred ERP ako systém pre podporu a riadenie obchodného procesu – teda pred vstupom informácie do ERP systému.

Integrácia je kľúčová, aby sa nové kontakty organicky vznikajúce v obchodnom tíme cez kombináciu Outlooku a eWay-CRM nemuseli zadávať do ERP ručne, alebo naopak, aby obchodník v CRM videl pri svojich klientoch faktúry z ERP systému.

Ako často sa s požiadavkami na integráciu pri nových zákazníkoch stretávate?

V Českej republike je to relatívne častá požiadavka. Tu riešime zložitejšie dožiadania na integráciu s účtovníctvom alebo práve ERP. A to aj pri nízkom počte užívateľov. Viac než polovica dožiadaní na integráciu je riešiteľná hneď vďaka nášmu konektoru s POHODOU alebo Money S3. Klientom niekedy s nadsázkou hovorím, že „eWay-CRM je POHODA v Outlooku“. Užívateľovi totiž zrkadlíme dáta z POHODY do známeho prostredia Outlooku.

V zahraničí sú dožiadania na integráciu menej časté, a s ohľadom na široký rozptyl týchto dožiadaní nedáva pre nás ani klienta zmysel stavať ďalší dátový mostík na mieru. Či už z ekonomických dôvodov alebo kvôli časovej náročnosti. Preto sme pripravili základnú jednosmernú synchronizáciu z tisícov existujúcich aplikácií cez Zapier do eWay-CRM, ktorú si môže klient ľahko naklikať.

Novinka Zapier je len jednou z možností. Aké sú ďalšie možnosti integrácie?

V prvom rade naše bezplatné eWay-CRM API vrátane detailnej technickej dokumentácie. Klient si tak môže s využitím vlastných ľudských zdrojov, prípadne cez svojho IT partnera, zaistiť po svojej osi požadovanú integráciu. My sa tak môžeme sústrediť primárne na vývoj eWay-CRM ako takého.

V čom spočíva výhoda Zapier a podobných služieb v porovnaní s integráciou „na vlastnú päsť“

Absolútna jednoduchosť, ktorá nevyžaduje znalosti programátora. Tie sme už do integrácie so Zapier investovali my. Klient si v prehľadnom rozhraní iba nakliká, čo kam patrí.

 Jiří Tvorík - Obchodný riaditeľ eWay-CRM

Využitie služieb zjednodušujúcich integráciu sa vyplatí i vývojárom aplikácií. Máme na to u nás vôbec vývojárske kapacity? Aké percento dopytov po custom vývoji integrácií zvládame uspokojiť?

Namiesto vývoja na zákazku sa snažíme kapacity nášho tímu vývojárov investovať predovšetkým do rozvoja eWay-CRM ako takého, aby s každou ďalšou verziou prinášala najviac požadované funkcie všetkým našim klientom.

Individuálne dožiadania možno úspešne riešiť cez skôr zmienené API a tie jednoduchšie práve cez Zapier. V praxi sa týmto spôsobom v nedávnej dobe podarilo vyriešiť napríklad projekt, v ktorom náš klient požiadal svojho dodávateľa ekonomického softvéru KELOC o integráciu s eWay-CRM, a dodávateľ ju cez eWay-CRM API zvládol perfektne po svojej osi, bez toho aby sa jediný raz obrátil na našu technickú podporu alebo vývojára. Presne tak sme si to predstavovali.

Pri akých typoch integrácií možno využiť Zapier a kedy už je naopak potrebné zapojiť vývojárov?

Existujúca integrácia so Zapier je jednosmerná do eWay-CRM. Pre integráciu s ERP systémom, kde je často požadovaná obojsmerná synchronizácia adresára, už nestačí. Tam je k dispozícii naše starostlivo zdokumentované eWay-CRM API. Avšak podľa spätnej väzby našich klientov môžeme integráciu so Zapier prípadne posunúť o krok ďalej.

Prečo zo všetkých služieb padol výber práve na Zapier?

Je to populárna integračná platforma pre amerických klientov, s podporou mnohých tamojších aplikácií vrátane ekonomických softvérov, a Spojené štáty sú pre nás po Českej republike najdôležitejší trh.

Našli ste napríklad v obchodnom oddelení interné využitie v praxi pre integráciu eWay-CRM s nejakou aplikáciou cez Zapier?

Áno, integráciu sme si hneď nasadili aj do nášho eWay-CRM. Automaticky sa nám tak do modulu Príležitosti zapisujú dáta z českej služby Leady.cz, ktorá nám pomáha aktívne nadväzovať kontakt s návštevníkmi nášho biznisového blogu a produktového webu. Vďaka tomu sme schopní efektívnejšie vyhodnocovať záujem potenciálnych zákazníkov a obchodné príležitosti ďalej systematicky spracovávať. A hlavne sme si overili, že nastavenie integrácie je naozaj ľahké a rýchle.