V záplave e-mailov: 9 tipov, ako na správu Outlooku od tých najskúsenejších
Zverejněno 8. 4. 2024
1. Nastavte si pravidlá
- Tip 1: Využite automatické triedenie e-mailov: Vytvorte pravidlá pre automatické rozraďovanie e-mailov v Outlooku. Určite, do akých zložiek sa majú správy ukladať podľa ich adresy odosielateľa, kľúčových slov alebo dôležitosti. Celá schránka tak bude vyzerať oveľa prehľadnejšie.
- Tip 2: Ignorované domény: Môžete určiť adresy, od ktorých sa vám správy nebudú automaticky ukladať. Možno tak ignorovať napríklad newsletter od určitej firmy, reklamné oznámenia, či vlákna, ktoré sa vás priamo netýkajú.
2. Na kontexte záleží
- Tip 3: Konverzačné vlákna: E-maily, ktoré spolu súvisia dávajte to zložiek. Zložky pomenovávajte jasne a stručne. Berte každý e-mail ako kapitolu románu a robte všetko pre to, aby čitateľ porozumel celému príbehu.
- Tip 4: Integrácia s MS Teams: Spolupracujte. Zdieľajte e-maily so svojimi kolegami a spoločne o nich diskutujte cez Microsoft Teams.
Tip
Vyskúšajte eWay-CRM v Outlooku. Po integrácii s vašou e-mailovou schránkou budú e-maily, vrátane ich príloh, automaticky uložené v novom eWay-CRM 8.1. Budú tiež priradené ku správnym kontaktom a firmám. Udržujte svoju schránku čistú, ako na to:
3. Etiketa e-mailov
- Tip 5: Kópie: Buďte s kópiami opatrní. Do kópie e-mailov dávajte iba relevantných používateľov. Udržíte tak svoju schránku čistú.
- Tip 6: Kúzlo skrytých kópií: Pri používaní skrytých kópií je tiež potrebná určitá obozretnosť. Myslite na súkromie užívateľov a snažte sa vyhnúť zmätočnému rozosielanie.
4. Filtrovanie a odhlasovanie
- Tip 7: Filtre: Nezabudnite na filtre. Pomôžu vám e-maily deliť na tie viac a menej dôležité a ignorovať tie, ktoré nie sú relevantné a akurát vám dráždia nervy.
- Tip 8: Ohlásenie z newsletterov: Využívajte metódy Marie Kondo a odhláste sa zo všetkých newsletterov, ktoré vám už neprinášajú potešenie.
Poznámka: Metóda Marie Kondo je pomenovaná po svojej zakladateľke, Japonke Marie Kondo. Tá verí, že by sme mali priestory vo svojom živote čistiť a nechávať v nich len také veci, ktoré nás tešia. Inšpirujte sa touto metódou aj pri správe vášho Outlooku! Váš život môže byť o veľa krajší.
5. Výkonnejší Outlook s eWay-CRM
Bonusový tip: Vedeli ste, že môžete mať z Outlooku plnohodnotné CRM? Je to tak. S eWay-CRM v ňom uvidíte kompletnú históriu konverzácií rozdelenú podľa kontaktov alebo firiem. Zvláda ale oveľa viac!
Myslite na duševné zdravie ostatných užívateľov Outlooku a zdieľajte s nimi tento článok, vďaka ktorému budú mať svoju schránku opäť pod kontrolou.
