CRM ako Porsche a Excel je auto nižšej triedy. Čo potrebujete vedieť o správe obchodných kontaktov

Správa kontaktov je jednou z hlavných vecí, o ktoré by sa mal majiteľ firmy zaujímať. A tak je to od samého začiatku. Od začiatku nadväzuje kontakty. A zbiera ich pre seba, do vrecka. Nechá si ich poslať v SMS, na LinkedIn alebo si ich uloží do svojho zoznamu kontaktov.

Keď sa však jeho tím rozšíri, musí s kontaktmi pracovať oveľa premyslenejšie. Aby sa v nich každý vo firme mohol dobre orientovať. Najmä obchodní zástupcovia. Ako to spraviť? Otázka mnohých. Existuje niekoľko riešení.

Obsah:
Prečo by ste mali mať správu kontaktov ako prioritu
Úskalia, s ktorými sa pravdepodobne stretnete
Ako sa starať o obchodné kontakty
Čo vám jednotlivé riešenia môžu ponúknuť
Ako urobiť naozaj dobrý zoznam obchodných kontaktov
Prehľad ovládateľných nástrojov
Vlastniť kľúče od luxusného kúska alebo sa uspokojiť so základným vybavením?

Prečo by ste mali mať správu kontaktov ako prioritu

Prečo by ste mali mať systém správy kontaktov? Pretože ovplyvňuje vašu:

- Efektivitu – Zdĺhavé vyhľadávanie informácií o dodávateľoch a zákazníkoch má negatívny vplyv na vašu celkovú produktivitu.

• Vzájomné vzťahy– Tým, že budete mať informácie o svojich klientoch po ruke a budú dobre organizované, budete môcť ponúknuť personalizované riešenia. Budete tiež vedieť, ako komunikovať so zákazníkom, aby vás skutočne počul. Celkovo sa vaše vzťahy zlepšia.
• Príležitosti – nadviažte nové kontakty s ľuďmi, ktorých už poznáte. A dostávajte nové projekty od klientov, ktorí sú s vami dlhodobo spokojní.

Premyslený systém vždy sľubuje stabilitu. A to platí aj pre správu obchodných kontaktov.

Úskalia, s ktorými sa pravdepodobne stretnete

Predtým, ako odhalím riešenie, poďme sa pozrieť na nástrahy, s ktorými sa v tejto oblasti pravdepodobne stretnete. Alebo ste sa s nimi už stretli?

• Chaos – Udržiavanie databázy kontaktov na viacerých platformách a na viacerých miestach nie je dobrý nápad. Výsledkom nebude nič iné ako čistý chaos. Všetky kontakty, ktoré nazbierate z e-mailov, zdieľaných dokumentov, prijatých vizitiek a aplikácií, preto preneste na jedno miesto.

• Zastarané informácie – upravte kontakt na jednom mieste, ale zabudnite naň na inom. Stáva sa to v prípade, že nemáte jednotný systém na správu obchodných kontaktov. K čomu to vedie? Menším problémom je neefektívna komunikácia, väčším problémom sú nedostatky v riadení projektov.

• Znížená efektivita – Manuálna správa kontaktov je časovo náročná.

• Bezpečnosť – Bez softvéru na správu obchodných kontaktov riskujete bezpečnosť údajov, ktoré zhromažďujete o svojich dodávateľoch a klientoch.

• Stres – Ak svojim ľuďom neposkytnete funkčné riešenie, vystavíte ich zbytočnému stresu. Nebudú si istí, či informácie, s ktorými pracujú, sú aktuálne a správne. Môžu sa v nich tiež stratiť. A aj keď urobia, čo môžu, nebudú môcť byť v správnom čase na správnom mieste – kontaktovať klientov v správnom čase.

To všetko vás vzdiali od nových kontaktov a príležitostí.

Ako sa starať o obchodné kontakty

1. Vyberte si riešenie, ktoré vám najviac vyhovuje

Porsche systémov riadenia obchodných kontaktov je CRM. Toto je najlepšia voľba. Ponúka automatizáciu a skutočne inteligentné možnosti správy databázy kontaktov. Vďaka CRM vám nič neunikne. Vaše kontakty budú vždy aktuálne a budete s nimi môcť rýchlo pracovať.

Ale buďme realisti, nie každý ide touto cestou. Niektoré použitie:

-Zdieľané dokumenty – Absolútny základ, ale u mnohých stále obľúbený.

-Mobilné aplikácie – patria sem napríklad Kontakty Google, Kontakty+ a FullContact. Ide o aplikácie, v ktorých môžete viesť zoznamy e-mailových adries a telefónnych čísel.

2. Vytvorte si zoznam povinných polí

Vytvorte si zoznam polí, ktoré budete potrebovať pre svoje kontakty. Napríklad:

- Meno zákazníka alebo spoločnosti

- E-mail a telefónne číslo

- Pozícia a odvetvie

- Poznámky alebo história komunikácie

So zoznamom povinných polí budete mať kompletný prehľad o najdôležitejších informáciách o vašich zákazníkoch.

3. Aktualizujte

Je tiež dôležité pravidelne aktualizovať zoznam kontaktov. Pridajte nové a skontrolujte existujúce.

4. Zoradenie kontaktov

Nezabudnite roztriediť kontakty do prehľadných skupín:

• Klienti
• Leady
• Partneri
• Dodávatelia

5. Dôverujte automatizácii

Automatizácia vám neuveriteľne uľahčí prácu a uvoľní vám ruky. Môžete ho však používať iba s inteligentnými nástrojmi – CRM. Jedným z najlepších na trhu je eWay-CRM. Systém, ktorý v roku 2024 získal ocenenie od spoločnosti Gartner Digital Markets.

Ak používate Outlook, bude pre vás tiež číslo jeden. Automatizácia dát a automatická synchronizácia sú tu samozrejmosťou. Okrem toho je možné eWay-CRM integrovať s mnohými ďalšími aplikáciami. Z profesionálneho hľadiska to určite stojí za zváženie.

Čo vám jednotlivé riešenia môžu ponúknuť

Zdieľané dokumenty

Plusy: Nemusíte do nich investovať. Môžete ich naformátovať úplne podľa svojich predstáv a potrieb.

Nevýhody: Manuálna správa je často náročná. Keď je databáza veľká, je ťažké sa v nej orientovať. Dokumenty nie sú zabezpečené, pokiaľ ich nemáte napríklad v cloude. A môžete ich ľahko stratiť, ak nevykonáte manuálne zálohovanie alebo nevytvoríte ich kópie.

Mobilné aplikácie

Plusy: Máte ich vždy so sebou – vo vrecku. Sú intuitívne a ľahko sa s nimi pracuje. Často majú pekný dizajn, takže budú lahodiť aj vášmu oku.

Nevýhody: Obmedzené na veľkosť databázy. Ak teda vaše podnikanie rastie, nemusí to stačiť a budete si musieť zvoliť iné riešenie. Nemusia byť kompatibilné s inými aplikáciami, ktoré používate na podnikanie.

CRM

Plusy: Komplexné riešenie, ktoré sa prispôsobí veľkosti vašej spoločnosti. Ponúka oveľa viac než len zoznam kontaktov – môžete vidieť aj históriu interakcií s klientom a ďalšie užitočné informácie o klientovi. A ak ste výrobca, oceníte aj možnosť sledovať dodávateľov.

Nevýhody: Počiatočná investícia. Potreba naučiť sa pracovať so systémom.

Ako urobiť naozaj dobrý zoznam obchodných kontaktov

- Štandardizácia údajov: Vložte údaje tak, aby boli všetky v rovnakom formáte.

- Vyhnite sa duplicite

• Zálohovanie: Pravidelné zálohovanie zaisťuje, že vaše údaje sú v poriadku a nestratíte ich. A tu prichádza na rad technológia. Použite najnovšie, aby boli vaše údaje v bezpečí.
• Udeliť prístup iba vybraným ľuďom: Povoliť prístup k vašim údajom a ich upravovať iba vybraným ľuďom. Tým sa zabezpečí, že databáza bude prehľadná a jednotná.

Prehľad ovládateľných nástrojov

1. eWay-CRM – Ideálne pre firmy pracujúce s Outlookom. Budete si v ňom môcť vytvoriť vlastné pole, ktoré vám umožní prispôsobiť CRM vašim jedinečným potrebám. Okrem toho má aj mobilný prístup a môžete využiť aj silu AI.

2. Kontakty Google - Skvelá voľba pre nenáročných používateľov, výhodou je synchronizácia s Gmailom.

3. Excel – Dobré pre malé podniky.

4. Numbers- Podobne ako jednoduché tabuľky pre používateľov Apple.

Vlastniť kľúče od luxusného kúska alebo sa uspokojiť so základným vybavením?

Ak si vyberiete lepšiu možnosť, CRM, môžete si byť istí, že vás nesklame. Nebudete obmedzení veľkosťou vašej spoločnosti ani schopnosťou pracovať s databázou.

Ak ste však malá rodinná firma, ktorá potrebuje len základy, Excel vám pravdepodobne úplne postačuje.

Konzistentnosť a centralizácia údajov sú však dôležité vo všetkých prípadoch. Nová zaujímavá príležitosť môže čakať na každom rohu. A to pri každom kontakte.