Brány ďalšej éry e-mailového manažmentu otvorené: Kompletný sprievodca novým Outlookom
Existujú nástroje, ktoré vám s celým chodom firmy pomôžu a vďaka ním si svoju produktivitu môžete dokonca zvýšiť.
Jeden z tých najlepších máte možno už vo vašom telefóne, alebo laptope - Microsoft Outlook. Jeho najnovšia verzia je revolúciou vo svete e-mailových schránok.
Ak teda hľadáte spôsob, ako byť produktívnejší, čítajte ďalej. V tejto príručke sa dozviete všetko o tom, ako Outlook používať na zefektívnenie svojich každodenných pracovných povinností.
Obsah:
To najdôležitejšie, čo by ste mali o novom Outlooku vedieť
Ako používať Outlook na zvýšenie efektivity firmy
1. Spravujte schránku ako profík
2. Majte v malíčku správu kalendára
3. Automatizujte svoje úlohy a odpovede počas neprítomnosti
4. Nástroje pre lepšie vedenie a spoluprácu tímu
5. Integrácia s ďalšími nástrojmi od Microsoftu
Na záver
To najdôležitejšie, čo by ste mali o novom Outlooku vedieť
Pokiaľ ešte nemáte v novom Outlooku účet, oveľa prichádzate. Obsahuje totiž niekoľko zaujímavých funkcií, ktoré vám pomôžu zhodiť z pliec otravné rutinné úlohy.
Medzi tie najlepšie patria:
- správa e-mailov,
- optimalizácia kalendára,
- automatizácia úloh,
- integrácia s ďalšími nástrojmi od Microsoftu.
Ako presne vám Outlook môže pomôcť?
- zjednodušuje komunikáciu v rámci firmy,
- pomáha s plánovaním,
- automatizuje rutinné úlohy,
- umožňuje členom tímu spolupracovať naprieč aplikáciami.
Nová verzia Outlooku vie zázraky. Poďme sa na ňu pozrieť detailnejšie. Preskúmať jednotlivé funkcie a ukázať si, ako ich využiť v praxi.
Ako používať Outlook na zvýšenie efektivity firmy
1. Spravujte schránku ako profík
Je pre vás každodenná smršť e-mailov náročná nielen psychicky, ale aj časovo? Odvádza vašu pozornosť od dôležitejších povinností? Naučte sa o svoju e-mailovú schránku správne starať. Budete tak schopný sa v komunikácii lepšie orientovať a celá jej správa pre vás bude jednoduchšia a menej časovo náročná.
Nový Outlook svojim užívateľom umožňuje:
- Využívať zložku Prioritná pošta: Vďaka nej budete môcť svoju poštu rozdeľovať podľa jej dôležitosti - na prioritné a ďalšie. Bude tak pre vás ľahšie orientovať sa v schránke a venovať väčšiu pozornosť tým podstatným oznámeniam.
- Označovať správy pomocou kategórií a vlajočiek: Štítky aj vlajočky vám pomôžu sa v e-mailovej komunikácii lepšie orientovať. Celá schránka bude vďaka nim prehľadnejšia.
- Automatizovať: Namiesto manuálneho triedenia e-mailov využívajte automatizácie. Nastavte si, ako a kam chcete, aby sa správy ukladali, kedy sa má e-mail preposlať ktorému vášmu kolegovi a kedy ho má aplikácia označiť ako prečítaný.
- Plánovať e-maily: Plánujte. Systém sa postará o to, aby sa správy vždy odoslali včas. Takže aj keď budete mať plné ruky práce s inými záležitosťami, e-mail vašich kolegov alebo klienta už nikdy nezostane bez odpovede.
- Múdre vyhľadávanie: Nový Outlook ponúka vylepšené možnosti vyhľadávania. Už sa nebudete musieť predierať celou schránkou, aby ste našli to, čo hľadáte.
2. Majte v malíčku správu kalendára
Prehľadný plánovač a kalendár sú pre každého úspešného podnikateľa úplne zásadné. Na každom ďalšom kroku totiž záleží. Preto pokiaľ máte správu kalendára v malíčku, nakladáte so svojím časom, ako najlepšie to ide a dokážete z mítingov vyťažiť maximum.
Vaše starostlivé a prehľadné plánovanie uľahčí správu rozvrhov aj vašim kolegom. Budú môcť plánovať s predstihom a nebude tak problém sa rýchlo dohodnúť na vhodnom dátume schôdzky.
Plánovanie je skrátka základ a pokiaľ pre vás bude prioritou, pozitívne sa to odrazí na výsledkoch tímu.
Tu sú tipy, ako nový Outlook používať pri plánovaní:
- Nebojte sa farieb: Každý podnikateľ má svoj kalendár plný schôdzok. Aby ste v nich mali prehľad, označte si každú schôdzku inou farbou. Farby je možné pomenovať. Dôležité stretnutia môžu byť červené, zatiaľ čo tie menej dôležité napríklad modré. Čudovali by ste sa, ale farebné zvýraznenie naozaj pomáha.
- Nastavte si upozornenia: Vytvárajte upozornenia na každodennej báze. Nič vám tak neunikne. Čo je najdôležitejšie, na nič vďaka nim nezabudnete.
- Používajte opakovanie udalostí: Táto funkcia je perfektná pre pravidelné mítingy. Schôdzku je možné totiž vytvoriť na pár kliknutí. Ušetríte tak veľa času.
- Integrujte schránku s kalendárom: Nový Outlook umožňuje pripájať jednotlivé správy k udalostiam v kalendári. Pri schôdzkach tak vždy budete mať všetky potrebné informácie. Rokovania vďaka tomu budete zvládať ľavou zadnou.
- Využívajte funkcie časových pásiem: Boj o klienta, ale aj spolupráca s tímom, ktorý je na druhej strane zemegule je kvôli časovým posunom veľmi náročná. Vďaka funkcií Časové pásma budete plánovanie zvládať bez problémov. Menej problémov = vyššia efektivita.
3. Automatizujte svoje úlohy a odpovede počas neprítomnosti
Automatizácia je pre každého lídra pomoc. Dovoľuje mu využívať svoj čas múdro a na maximum, čo vedie k zvýšeniu ziskovosti firmy, jej produktivity aj k spokojnosti zákazníka.
Koľko hodín denne ste sa zasekli v rutinných úlohách?
A teraz si predstavte, že by ste tento čas venovali dôležitým projektom. Z ich oneskorenia ste často nespokojní. Čo je pochopiteľné, pretože tým prichádzate o príležitosti a často aj o financie.
Pamätajte, čas je tá najcennejšia komodita každého z nás. Je potrebné s ním nakladať opatrne. Preto nie je automatizácia pre podnikateľov voľbou, ale absolútnou nutnosťou.
Ako využívať automatizáciu v Outlooku:
- Pravidlá pre prichádzajúcu poštu: Prečo nechať všetku poštu padať do priečinka Doručená pošta, keď je možnosť si nastaviť automatické triedenie?
Nový Outlook je schopný na e-maily automaticky odpovedať, ukladať ich do zložiek a dávať im štítky. To všetko na základe vami zvolených kritérií, napríklad podľa mena odosielateľa alebo kľúčových slov.
- Sila rýchlych krokov: Vďaka rýchlym krokom môžete zabíjať dve muchy jednou ranou. Alebo aj viac múch, pokiaľ to bude potrebné. Ako to funguje? Na jeden klik zvládnete urobiť niekoľko akcií zároveň. Opäť tak dochádza k veľkej úspore času.
- Automatické odpovede: Vytvárajte personalizované správy, ktoré sa budú odosielať vo vašej neprítomnosti. Vaši kolegovia aj klienti tak budú informovaní o tom, že ste mimo kancelárie a ozvú sa vám keď budete späť.
- Automatizácia úloh: Sekciu úlohy v Outlooku môžete využívať na nastavenie notifikácií či uzávierok projektov. Nič vám tak neunikne.
4. Nástroje pre lepšie vedenie a spoluprácu tímu
Čím vyššie postavenie vo firme máte, tým viac ľudí máte na starosť. Efektívne riadenie a spolupráca však nie je vždy jednoduchá. A už vôbec nie, keď má každé oddelenie vlastný plánovač.
Takto vám Outlook pomôže zabrániť chaosu:
- Zdieľané kalendáre: Často sa stáva, že zamestnanci nevedia, čo presne sa na ostatných oddeleniach odohráva. Na čom a ako jeho kolegovia pracujú. Zdieľané kalendáre umožnia nahliadať do plánovačov ostatných tímov a plánovať udalosti v rámci celej firmy.
- Skupiny kontaktov: Priali by ste si zjednodušiť komunikáciu v rámci celej vašej firmy? Oslovovať členov tímov aj celé oddelenia jedným e-mailom? S novým Outlookom sa vaše prianie stáva realitou. Už nie je dôvod kontaktovať iba manažérov. Všetci môžu mať informácie priamo od vás - z prvej ruky.
- Pozvánky a RSVP sledovanie: Chcete si byť istí, že dostali pozvánku na míting naozaj všetci? V novom Outlooku to možno sledovať vďaka RSVP protokolu. Adresáti vďaka nemu môžu tiež odpovedať, či sa stretnutia zúčastnia alebo či im viac vyhovuje iný termín.
- Prideľovanie úloh: Odteraz je možné úlohy prideľovať priamo jednotlivcom. Prečo je to výhodné? Pretože tým vy aj manažéri ušetríte čas. Zároveň budete môcť sledovať produktivitu každého zamestnanca zvlášť a môžete sa s ním kedykoľvek spojiť.
5. Integrácia s ďalšími nástrojmi od Microsoftu
Predstavte si, že vám e-mailom príde výročná správa. Aby ste sa na ňu mohli pozrieť, musíte na svojom zariadení najskôr otvoriť Microsoft Word.
Po úprave dokumentu ho odošlete späť jej autorovi. Aby mohol dokument finalizovať, musí ho opäť otvoriť v programe Word.
Celý proces sa však dá s novým Outlookom uľahčiť. Ako? Integráciou.
Tu je pár príkladov:
- Integrácia s MS Teams: Dostali ste návrh kampane od svojho marketingového špecialistu, ale prajete si v nej urobiť zmeny? Vďaka integrácií Outlooku a Microsoft Teams si s ním môžete rýchlo a ľahko dohodnúť stretnutie.
Vaše návrhy na zmeny špecialistovi počas hovoru popíšete lepšie ako v správe a budete sa môcť rýchlejšie dohodnúť na tom, ako bude finálna verzia kampane vyzerať.
- Prepojenie so službou OneDrive: Vytvorte si centralizovaný systém pre správu dokumentov spojením služby OneDrive s Outlookom. Vy a váš marketér tak budete mať k dokumentom kedykoľvek prístup a budete ich môcť upravovať spoločne. Spolupráca na obsahovom marketingu tak bude ešte efektívnejšia.
- Microsoft 365 Suite: Nakoniec je možné zjednotiť všetky aplikácie platformy Microsoft 365 Suite. Vrátane Excelu, Wordu alebo PowerPointu. Vďaka tejto novinke je možné dokumenty zdieľať cez Outlook, čím ušetríte čas a zjednodušíte si ich správu.
Na záver
Mnoho ľudí vníma manažérske a vyššie pozície ako úplný vrchol kariéry.
Ale len tí, ktorí na takých pozíciách sú vedia, akou náročnou úlohou je firmu viesť.
Nástroje ako nový Microsoft Outlook za vás vašu prácu neurobia, ale pomôžu vám s plánovaním a zefektívnením mnohých procesov.
