Vďaka väčšiemu počtu funkcií, než dokáže používať väčšina používateľov, sa Outlook pre nováčikov často ľahko stratí. Ale keď sa naučíte využívať plný potenciál programu Outlook, budete príjemne prekvapení, keď zistíte, že môžete ušetriť veľa času.
Tu je 10 tipov a trikov, ktoré vám pomôžu vyťažiť maximum z Outlooku:
1. Usporiadajte svoje e-maily do priečinkov
Ak chcete e-mail používať efektívnejšie, začnite usporiadaním priečinka doručenej pošty do priečinkov. Vďaka tomu nájdete akýkoľvek starý e-mail medzi tisíckami ďalších oveľa rýchlejšie. Bude vás to tiež motivovať, aby ste sa každou novou správou zaoberali hneď, ako príde, a neodkladali ju na neskôr.
2. Používanie klávesových skratiek
Klávesové skratky vám ušetria veľa času pri práci s akýmkoľvek softvérom a Outlook nie je výnimkou. Naopak, existuje veľa skratiek. Tu sú najbežnejšie klávesové skratky pre Outlook:
- Ctrl + Shift + M - vytvorenie nového e-mailu
- Alt + S - odoslať e-mail
- Ctrl + R - odpoveď na e-mail
- Ctrl + F - preposlanie e-mailu
- Ctrl + Shift + I – prepnúť do priečinka doručenej pošty
Úplný zoznam klávesových skratiek pre program Outlook nájdete na webovej lokalite spoločnosti Microsoft.
3. Nastavenie podpisu e-mailu
Už vás nebavia prázdne e-maily, ktoré namiesto podpisu hovoria iba "Odoslané z iPhone"? Vytváranie podpisov v Outlooku, ktoré sa automaticky pridávajú do odchádzajúcich správ, je jednoduché. Môžete ich tiež obohatiť pridaním grafiky alebo firemného loga. Postupujte takto:
- Otvorte nový e-mail, vyberte položku Podpis v hornej lište a kliknite na položku Nový v novom okne.
- Pomenujte svoj podpis (napr. Podpis 1) a potvrďte kliknutím na OK.
- Prilepte a upravte svoj podpis do príslušného okna.
- Ak potrebujete konkrétne podpisy na rôzne príležitosti, použite tlačidlo Nový na vytvorenie ďalších.
- Priraďte podpisy novým správam, ako aj svojim odpovediam a preposlaným správam.
4. Nastavenie automatickej odpovede Mimo pracoviska
Odchádzate na vytúženú exotickú dovolenku a dohodli ste sa s kolegom, že nakoniec za vás vyrieši tie najnaliehavejšie záležitosti? Ale ostatní by to mali vedieť tiež. Nastavte si teda automatickú odpoveď vo vašej neprítomnosti. Môže to byť užitočné aj v prípade služobnej cesty alebo choroby. Je to jednoduché:
- Kliknite na položku File > Info (alebo Nástroje v programe Outlook 2003 / 2007) a kliknite na položku Automatické odpovede.
- V novom okne napíšte správu a zadajte obdobie, v ktorom sa má správa odoslať automaticky.
Môžete sa tiež rozhodnúť odosielať ďalšie e-maily kolegom a iným osobám mimo vašej kancelárie. Kliknite na položku Pravidlá vľavo dole a nastavte ďalšie parametre automatických odpovedí. To vám ušetrí veľa zmätku, ktorý by mohol nastať po návrate do kancelárie.
5. Zdieľajte svoj kalendár
Potrebujete si naplánovať stretnutie s kolegom, ale neviete, kedy má čas? Skôr než nájdete výraz, ktorý vyhovuje obom, môžete si v službe Teams vymieňať nekonečné správy. Našťastie existuje oveľa jednoduchšie riešenie.
V Outlooku môžete kalendár zdieľať s kolegami. Vďaka tomu bude plánovanie schôdze oveľa jednoduchšie. Namiesto toho, aby ste hľadali dátum, ktorý vám obom vyhovuje, jednoducho povedzte kolegovi, aby si z vášho kalendára vybral voľný dátum. Najprv však nastavte zdieľanie kalendára:
- Vyberte kalendár a kliknite na položku Zdieľať kalendár v hornej lište.
- Vyberte kalendár, ktorý chcete zdieľať.
- Kliknite na Pridať..., vyberte, s kým chcete kalendár zdieľať, a potom kliknite na Pridať.
- Výberom tlačidla OK zobrazíte ľudí, ktorých ste pridali s predvolenou úrovňou povolení.
- Vyberte meno kolegu, vyberte úroveň povolení, ktorú mu chcete udeliť, a vyberte tlačidlo OK.
6. Používajte e-mailové vzory a rýchle časti
Máte predpripravený text na oslovenie potenciálnych klientov? Alebo návod, ako sa k vám dostať pre ľudí, ktorí k vám prichádzajú na pracovný pohovor. V programe Outlook môžete použiť šablóny alebo takzvané šablóny. Rýchle časti na prípravu e-mailov behom okamihu.
Ak pri viacerých príležitostiach použijete niekoľko rovnakých znení, možno by stálo za to uložiť koncept ako štandardnú odpoveď (súbor > uložiť ako > šablóna programu Outlook). Okrem toho rýchle časti v ponuke Vložiť vám umožňujú uložiť časti textu na neskoršie použitie v tele e-mailu. Ušetríte tak nielen čas a energiu, ale predídete aj možným chybám, ktoré skôr či neskôr ohrozia rutinné opakovanie tej istej činnosti.
Vedeli ste, že...?
7. Upozornenia používajte iba pre dôležité správy
Niektoré tipy na prácu s programom Outlook sú viac o tom, čo nerobiť, než o tom, čo robiť. Čo napríklad rozhodne nechcete, je prehliadnuť e-mail od svojho šéfa. Môžete sa tomu ľahko vyhnúť nastavením upozornení iba na dôležité e-maily.
Ak však nechcete zmeškať dôležité správy, môžete vypnúť upozornenia pomocou nastavení Súbor > pravidiel a upozornení a potom vytvoriť pravidlo, ktoré bude zobrazovať iba poštu od vybraných kontaktov.
8. Naplánujte si odoslanie e-mailov
Ak plánujete udalosť, odoslanie pripomenutia pozvánky môže zvýšiť vaše šance na zabudnutie ľudí, ktorí sa zúčastnia. Stačí poslať pripomienky v správnom čase. Alebo si môžete vopred pripraviť narodeninovú pohľadnicu a nezabudnúť na svojich kolegov k narodeninám.
V oboch prípadoch pomôže funkcia odloženej distribúcie e-mailov. Postupujte takto:
- Pri vytváraní novej správy vyberte pomocou klávesu so šípkou Ďalšie skupinu Značky na páse s nástrojmi a vyberte ďalšie možnosti nastavenia oneskorenia doručenia.
- V časti Možnosti doručenia začiarknite políčko Nedoručovať pred a potom kliknite na požadovaný dátum a čas doručenia.
- Po dokončení písania e-mailu kliknite na tlačidlo odoslať.
- Keď kliknete na tlačidlo Odoslať, správa zostane v priečinku Pošta na odoslanie, kým ju nebudete chcieť doručiť.
- Dôležité: Outlook nezatvárajte, inak sa správa odošle až po opätovnom otvorení.
9. Použite rýchle kroky
Opakujúce sa úlohy, ako napríklad preposielanie e-mailov tímu alebo triedenie e-mailov do priečinkov, môžu v Outlooku spôsobiť neporiadok. V týchto prípadoch vám môžu pomôcť šablóny alebo pravidlá, ale ak ich nechcete použiť na všetky e-maily, lepšou voľbou bude funkcia s názvom Rýchle kroky.
Rýchle riešenia sú skratky, ktoré umožňujú nastaviť reťazec akcií v Outlooku, ktoré sa majú vykonať jedným kliknutím. Môžete dokonca vytvoriť svoje vlastné akcie. Majte však na pamäti, že rýchle kroky, ako napríklad trvalé odstránenie, nie je možné zrušiť.
10. Používajte doplnky programu Outlook
Okrem Outlooku existuje mnoho ďalších nástrojov, ktoré vám pomôžu dokončiť prácu. Vedeli ste však, že mnohé z nich môžete nainštalovať ako doplnok pre program Outlook? Môžete napríklad použiť prekladač alebo obľúbené nástroje na správu bez toho, aby ste museli prepínať z jedného softvéru na druhý.
Vedeli ste, že...?
