V CRM systémoch sa všetko točí okolo zákazníkov. Majú ale minimálne jedno ďalšie využitie, o ktorom sa toľko nehovorí. A to v HR. V akých oblastiach HR může CRM zastať funkciu úzko špecializovaného softvér?
Podľa štatistík používa HR softvér iba 36 % firiem s menej než 100 zamestnancami. Dôvod je celkom prostý. Investícia do personálneho informačného systému v malej firme naozaj nie je nutná. Ale bez kvalitnej organizácie môžu HR zodpovednosti ľahko prerásť cez hlavu aj v dvadsaťčlennom tíme.
Skvelým pomocníkom pri plánovaní ľudských zdrojov môže byť CRM systém. Napriek tomu, že jeho primárny účel je riadenie vzťahov so zákazníkmi, pre HR manažment menších a stredne veľkých firiem je to ideálne riešenie. Ako konkrétne teda môže CRM pomôcť v HR?
1. Údaje o zamestnancoch
Každá firma potrebuje evidovať údaje o svojich zamestnancoch. Od tých bežných, ako sú kontaktné údaje alebo dátum narodenia, až po tie menej obvyklé, ako sú napríklad koníčky. Nič čo by sa nevošlo do vášho kalendára alebo diára, že? Potom ale musíte počítať s tým, že sa na vás budú všetci obracať s dotazmi typu „Kedy má Dávid narodeniny? Aký je telefón na Lenku?“. Určite vám niekedy v týchto situáciách preblesklo hlavou, že máte akurát lepšie veci na práci.
V CRM sa informácie dohľadávajú ľahšie než listovaním v kalendári alebo odvolávaním kolegov. Nedaj bože v dobe jeho voľna. Všetko zistíte na karte zamestnanca. Zamestnanci si naviac kontaktné údaje môžu dohľadať alebo aktualizovať sami.
2. Firemné benefity
Prečo evidovať firemné benefity v CRM, keď aj tak pri odovzdávaní firemného mobilu, notebooku alebo kľúčov od kancelárie podpisujete protokol? S benefitmi a kľúčmi je to podobné ako s údajmi.
Možno ste niekedy zažili situáciu, kedy nejaký zamestnanec neočakávane odchádza a office manažérka má akurát dovolenku. Nájsť odovzdávacie protokoly môže byť v tej chvíli oriešok. V CRM našťastie opäť na karte zamestnanca okamžite vidíte, aké benefity alebo kľúče zamestnanec má. Stačí teda vytvoriť odovzdávací protokol a kolegyňa si ho po návrate z dovolenky založí.
3. Školenia
Pokiaľ si nie ste istí, či všetci vo firme absolvovali BOZP, nepýtajte sa kolegov, či školením prešli. Väčšinou vám aj tak odpovedia „asi hej“. Istota je istota. V CRM sa jednoducho pozrite na zoznam zamestnancov a ihneď vidíte, pri kom školenie chýba.
Pri opozdilcoch v CRM jednoducho pridáte nové školenie a podpísaný dokument k nemu nahráte. Pokiaľ vám legislatíva nakáže nové povinné školenie, môžete si takto všetkých postupne odškrtnúť. A nezabudnite nastaviť užívateľské oprávnenia, aby sa k dokumentácii nikto nedostal.
4. Absencie
Posielate vo vašej firme žiadosti o dovolenku na e-mail alebo vypisujete tlačené žiadanky? Potom asi poznáte každoročný decembrový rituál, pri ktorom sa snažíte v e-maili dohľadať, koľko ste si vlastne vybrali dovolenky, a či vám zostáva dosť dní voľna na vianočné sviatky.
V CRM systéme je žiadosť o dovolenku, home office alebo neplatené voľno otázka dvoch klikov a vyplnenie jedného mini formulára. Šéf potom žiadosť schváli a je to. Všetci majú dokonalý prehľad.
5. Dochádzka
Evidencia dochádzky v CRM systéme nie je iba nice-to-have doplnok, ktorý by iba spočítal počet odpracovaných hodín a zvyšok nechal na vás.
Vďaka zadaným absenciám a dochádzke vám CRM pripraví podklady pre mzdovú účtovníčku. A nielen to. Po vyplnení mzdy zamestnanca sa zadaná dochádzka môže automaticky započítavať do projektu ako náklad na zamestnanca.
Alebo môžete pri projektoch plánovať ľudské zdroje. Nemalo by sa potom stávať, že nestihnete termín dokončenia projektu. Pokiaľ ste zabudli, že kolega pracuje ešte na inom projekte, systém vás upozorní, a vy mu nenaplánujete prácu, ktorú nemôže stihnúť.
HR vs. CRM
HR povinnosti vedia byť veľký žrút času, takže ak chcete pár drahocenných hodín týždenne ušetriť, digitálny pomocník sa vám bude hodiť. Pokiaľ nepotrebujete naozaj náročné HR riešenie, napríklad kvôli veľmi častému náboru zamestnancov, investícia do špecializovaného softvéru je zbytočný prepych. Investíciou CRM naopak získate komplexné riešenie, ktoré HR prepája s ďalšími oblasťami riadenia firmy.
