Rozhovor: Zažila som niekoľko krízových situácií. Ich koreňom bola takmer vždy nedostatočná komunikácia

Priblížite mi svoju rolu vo firme?

V súčasnej dobe som na pozícii prevádzkovej a finančnej riaditeľky. Moja rola sa primárne zameriava na interné aspekty našej firmy, čo zahŕňa efektivitu interných procesov a riadenia firmy pomocou rôznych nástrojov, ako je napríklad software eWay-CRM, ktorý nám pomáha uchovávať dáta a spracovávať analýzy.

Významnou časťou mojej práce je tiež zabezpečiť, aby naše procesy boli koordinované naprieč všetkými našimi pobočkami v strednej a východnej Európe.

To musí byť náročné, keď ste roztrúsení po rôznych krajinách.

Áno, je to výzva. Ale vďaka spolupráci a koordinácii medzi pobočkami sa snažíme zaistiť, aby všetko prebiehalo čo najefektívnejšie. Napríklad, keď máme klienta s pobočkami v rôznych krajinách, je kľúčové, aby naši konzultanti vo všetkých lokáciách mali prehľad o tom, čo sa deje a mohli efektívne spolupracovať.

Akú najväčšiu pracovnú krízu ste osobne zažili a ako ste ju riešili?

Osobne som sa stretla s niekoľkými krízovými situáciami, a takmer vždy bola pri ich koreni nedostatočná komunikácia. Problémy často vznikajú alebo sa zhoršujú, keď ľudia nekomunikujú o tom, čo ich trápi alebo keď sa aktívne nesnažia nájsť riešenie. Ja sa snažím otvoriť komunikáciu a pomáhať ľuďom riešiť problémy, skôr ako sa stihnú vyhrotiť.

Máte nejaké inšpirácie, ktoré vás v práci profesijne ovplyvnili alebo posunuli?

Pre mňa to nebola kniha alebo osoba, ale nástroj – vizualizačný nástroj pre dátovú analýzu, ktorý mi otvoril oči v tom, ako pracujeme s dátami. Vďaka nemu sa moja práca stala ešte zaujímavejšou.

Môžete mi o tom nástroji povedať viac?

Ide o nástroj na vizualizáciu dát, ktorý umožňuje prehľadne zobrazovať informácie z našej databázy klientov a projektov. Pomocou tohto nástroja vytvárame grafy a vizualizácie, ktoré nám a našim klientom pomáhajú lepšie pochopiť dáta a odhaliť nové príležitosti.

Ako vám v práci pomáhajú procesy?

Procesy sú pre nás kľúčové. V dnešnej dobe by sme sa bez nich nezaobišli. Občas sa stretávame s určitou nechuťou zo strany zamestnancov, keď ich napríklad nútime vypĺňať dáta do databáz. Napriek tomu je to nevyhnutné. Je dôležité, aby dáta boli vzájomne zdieľané, aby sa mohli efektívne spracovávať a analyzovať. Táto analýza nám pomáha sa rozvíjať, oslovovať nových klientov a upravovať naše stratégie. Špecializujeme sa na analýzu internej databázy klientov, čo nám pomáha identifikovať potenciál pre rozšírenie, či už geograficky alebo v ponuke produktov.

Uvediem príklad: Klient, ktorý od nás už niekoľko rokov odoberá iba diagnostické služby, môže mať záujem aj o ďalšie naše služby. Ale aby sme mohli tieto príležitosti identifikovať a využiť, musíme mať presné informácie o tom, čo a kde predávame a ktoré z našich služieb sú najúspešnejšie.

Všetky tieto aspekty sú kľúčové pre ďalší rozvoj a sú súčasťou mojej práce, aby sme zaistili, že všetko funguje, ako má.

Aké metódy používate na riadenie úspechu vašej firmy? Máte nejaké kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI)?

Silne sa opierame o finančné KPIs, ako sú tržby a zisk. Tieto ukazovatele sú ďalej rozčlenené podľa produktových línií alebo geografických oblastí. Okrem toho sledujeme aj ďalšie špecifické KPI súvisiace s jednotlivými produktmi alebo službami.

Sme firma, ktorá je vedená dátami a práca s dátami je pre nás kľúčová. Veríme v princíp, že bez sledovania nemôžeme efektívne riadiť. Každý zamestnanec, rovnako ako každá pobočka, má potom svoje vlastné KPIs. Dôležité je tiež plánovanie a rozpočtovanie, kde sa stanovujú ciele a porovnáva sa skutočný výkon s týmito cieľmi. Analytické nástroje nám v tomto ohľade veľmi pomáhajú.

Vzhľadom na to, že vaša spoločnosť pôsobí v rôznych krajinách, ako sa vysporiadávate s rozdielmi v legislatíve a účtovných štandardoch?

Každá krajina má svoje špecifiká a povinnosti voči štátnym orgánom, takže je prirodzené, že účtovníctvo vedie každá pobočka lokálne. Pre prehľad o celkovej finančnej situácii skupiny však využívame jednotný interný informačný systém pre manažérske reportovanie. Umožňuje nám sledovať predaje, náklady a výnosy naprieč všetkými pobočkami a reflektovať ich podľa lokálneho účtovníctva. Všetky dáta v tomto systéme prevádzame do eur a máme zjednotené kategórie produktov, služieb a nákladov pre lepšiu porovnateľnosť.

Aj keď zákonne nie sme povinní vytvárať konsolidované účtovné závierky, vykonávame manažérsku konsolidáciu, ktorá nám dáva jasný prehľad o finančnej situácii celej skupiny.

Takže sa zameriavate skôr na manažérsky pohľad na finančné riadenie, ako na striktne účtovné dáta?

Presne tak. Aj keď dôrazne dbáme na to, aby dáta v manažérskom reportingu zodpovedali údajom v lokálnom účtovníctve. Nemôžeme si dovoliť, aby dáta boli vymyslené. Všetko je starostlivo štruktúrované a triedené, ale v konečnom dôsledku sú to stále rovnaké hodnoty. Sú len prezentované spôsobom, ktorý lepšie vyhovuje nášmu vedeniu pre rozhodovacie procesy.

Ako pristupujete k riešeniu situácií, keď komunikácia neprebieha hladko? Spoliehate sa na intuíciu alebo máte stanovené postupy?

Niekedy je to skutočne výzva a musíme sa venovať hľadaniu konkrétnych riešení. V rámci našej spoločnosti sa snažíme o otvorenú a priateľskú spoluprácu. Veríme, že otvorený dialóg vedie k vzájomnému porozumeniu a vyriešeniu problému.

Čo sa týka medzinárodnej spolupráce, napríklad s partnermi v Indii, rozdiely v mentalite a pracovných zvyklostiach môžu hrať väčšiu úlohu a niektoré pokusy o spoluprácu nemusia byť vždy úspešné. Tieto rozdiely môžu byť jedným z dôvodov, prečo niektoré partnerstvá nevyjdú.

Zameriava sa vaša firma skôr na väčšie spoločnosti, pretože im môžete ponúknuť komplexné služby?

Naši klienti sú často veľké spoločnosti, pretože majú zložitejšie a rozmanitejšie požiadavky, ktoré potrebujú riešiť. Ale to neznamená, že sa obmedzujeme iba na veľké firmy. Pracujeme aj s menšími klientmi, pretože veríme, že kvalitné služby by mali byť dostupné pre všetkých, bez ohľadu na veľkosť firmy. Sú navrhnuté tak, aby boli flexibilné a mohli sa prispôsobiť rôznym potrebám, čo nám umožňuje pracovať so širokou škálou klientov.

Ako spoznávate potreby vašich klientov?

Spolupráca s klientmi je založená na osobnom a na mieru šitom prístupe. Ten nám umožňuje efektívne reagovať na ich špecifické potreby. Vďaka tomu, že sme na trhu už vyše 23 rokov, máme s niektorými klientmi vybudované dlhodobé vzťahy. Niektoré presahujú dve desaťročia, čo nám umožňuje hlboko porozumieť podnikaniu klientov a vybudovať medzi nami silný základ dôvery.

Individuálny prístup podporený dlhoročným pôsobením na trhu nám umožňuje ponúkať široké spektrum služieb, od psychodiagnostiky až po strategickú podporu, ktoré sú presne prispôsobené potrebám každého klienta.

Na získavanie nových klientov často využívame odporúčania alebo prechody ľudí medzi firmami, čo rozširuje našu klientelu. Každý klient má svojho osobného manažéra, zaisťujúceho komplexnú starostlivosť a podporu pri napĺňaní jeho cieľov a potrieb.

Aké konkrétne riešenie ponúkate vašim klientom? Majú u vás možnosť nájsť kompletné riešenie svojich problémov?

Naše riešenia sú vždy starostlivo prispôsobené potrebám každého klienta. Nejedná sa o štandardizované produkty, ale o individuálne plány a metódy, ktoré pomáhajú riešiť špecifické problémy v tímoch alebo celej organizácii.

Môžeme napríklad pracovať na zlepšení fungovania tímu alebo pomôcť nájsť a riešiť konkrétne problémy, ktoré zamestnancov ťažia. Dalo by sa povedať, že dokážeme pomôcť k zlepšeniu všetkých HR procesov a problémov vo firmách.

Aké problémy riešia vaši klienti v súvislosti s udržaním zamestnancov? Pomáhate im v tomto ohľade?

Áno, udržanie zamestnancov je pre našich klientov kľúčové. Pomáhame firmám vytvárať rozvojové plány pre ich zamestnancov, identifikovať, čo je pre nich dôležité, a tým zvyšovať ich spokojnosť a motiváciu v danej firme zostať. Poskytujeme aj podporu v rámci výberových konaní i ďalších HR aktivít, aby si udržali svojich kľúčových pracovníkov a zamedzili nepotrebnej fluktuácii.

Aký je celkový počet vašich zamestnancov?

Celkom nás je 60 v strednej a východnej Európe, kde máme šesť pobočiek.

A máte aj externých spolupracovníkov?

Áno, máme množstvo externých spolupracovníkov, ktorých využívame na rôzne projekty. Používame ich hlavne v situáciách, kedy potrebujeme rozšíriť naše kapacity na dodanie projektov klientom. Sú to externí konzultanti na fakturačnej báze, ktoré využijeme napríklad na väčšie školenie alebo sériu assessment centier pre našich klientov.

Aké opatrenia ste prijali na posilnenie firemnej kultúry a integráciu tímov naprieč pobočkami?

Okrem každoročných stretnutí, kde sa zamestnanci z rôznych pobočiek môžu osobne spoznať, kľúčovú úlohu zohráva priebežná komunikácia počas roka. Využívame rôzne komunikačné kanály, ako sú Teams alebo e-maily, a dôraz kladieme na zdieľanie informácií o projektoch a klientoch medzi všetkými zamestnancami.

Máme tiež interný informačný systém, ktorý zaisťuje, že všetci majú prístup k relevantným dátam, a podporujeme aktívnu komunikáciu medzi oddeleniami. Toto všetko pomáha udržovať pocit spolupatričnosti a spoločného smerovania.

Ako podporujete zdieľanie informácií medzi zamestnancami, aby ste prekonali bežný problém s motiváciou na zdieľanie?

Zdôrazňujeme dôležitosť komunikácie vo všetkých smeroch, nielen od manažmentu k zamestnancom, ale aj medzi samotnými zamestnancami. Snažíme sa vytvárať prostredie, kde majú ľudia prirodzenú potrebu zdieľať informácie a zároveň im poskytujeme nástroje a možnosti na efektívne zdieľanie. Je to proces, ktorý si vyžaduje neustálu pozornosť a podporu.

Ako to funguje s medzinárodnou expanziou?

Otvorenie novej pobočky je závažné strategické rozhodnutie. Dôležité je mať v danej krajine niekoho, kto pozná lokálny trh, má podnikateľského ducha a prikláňa sa k našim hodnotám. My ako skupina poskytneme know-how, financie do začiatku a obchodné kontakty. Nedávno sme otvorili pobočku v Rakúsku. V iných, hlavne tých vzdialenejších krajinách pôsobíme prostredníctvom partnerských firiem.

Ako vyzerá váš model spolupráce s partnerskými firmami? Niečo ako franšíza?

Nie, nie je to franšíza. Tieto firmy vystupujú ďalej pod svojim vlastným menom a sú nezávislé. Spravidla sa jedná o HR konzultačné spoločnosti pôsobiace na lokálnom trhu. V zásade máme dva modely spolupráce, ktoré sa vzájomne dopĺňajú a kombinujú podľa aktuálnej potreby.

Prvý model: Partneri nám pomáhajú dodať projekty v danej krajine a lokálnom jazyku. Potrebuje náš klient realizovať školenia v Rumunsku? Nie je problém.

Druhý model: Partneri pôsobia ako distribútori našich produktov, čo v našom odbore znamená, že predávajú naše testy a diagnostické nástroje vlastným klientom a začleňujú ich do svojich projektov. Väčšinu týchto nástrojov je možné plne poskytovať online, čo nám medzinárodnú expanziu veľmi zjednodušuje.

Ako je to s konkurenciou vo vašom odbore? Existuje mnoho konkurentov, či už v Českej republike alebo v celej Európe?

Konkurencia je značná, ale rozdrobená. Najmä kvôli rozmanitosti nášho portfólia produktov a služieb, rovnako ako našej geografickej pôsobnosti. Nemôžem vám vymenovať firmy, ktoré by robili presne to, čo my v celej šírke.

Existuje mnoho spoločností, ktoré sa zameriavajú na určité oblasti, či už len lokálne na špecifických trhoch alebo ako distribútori konkurenčných psychodiagnostických nástrojov. S týmito firmami sa stretávame v konkurencii na rôznych projektoch, výberových konaniach a zákazkách pre assessment centrá alebo tréningy.

Tiež tu sú veľké poradenské spoločnosti, ktoré ponúkajú komplexné služby vrátane HR poradenstva a manažérskeho poradenstva. Konkurencia je teda veľmi rozmanitá a špecifická pre každý trh a produktovú či služobnú líniu.

Aký prístup máte k sledovaniu konkurencie a trendov na trhu? Snažíte sa byť vždy o krok vpred?

Áno, dôkladne sledujeme nielen činnosti našej konkurencie, ale aj všeobecné trendy na trhu. Naším cieľom je byť inovatívnymi a využívať moderné a overené nástroje, ktoré sú pre zákazníkov atraktívne a prinášajú im hodnotu.

Aký podiel vášho rozpočtu je venovaný inováciám?

Na inovácie venujeme približne 3 až 5 % nášho rozpočtu. Nedávno sme sa sústredili na vývoj online portálu pre našich zákazníkov, čo im umožní pohodlne využívať naše služby online a zrýchliť vzájomnú komunikáciu.

Ďalšou významnou oblasťou, kde investujeme, je integrácia umelej inteligencie do našich služieb. Tá zvyšuje efektivitu ako v dodávkach, tak v interných procesoch. Snažíme sa nielen držať krok s novinkami v odbore, ale v niektorých prípadoch aj určovať smer, kam sa odbor uberá a to aj vývojom vlastných produktov a služieb, ktoré na trhu doposiaľ chýbali.

Ako sa vaša firma premenila počas posledných desiatich rokov?

Za posledných desať rokov sme zažili značný rast vo všetkých smeroch – od obratu, počtu zamestnancov až po rozšírenie klientely. Zásadne sa posunula aj firemná kultúra a spolupráca medzi pobočkami. Tento posun má veľký vplyv na rast nášho biznisu, umožňuje nám vytvárať synergie, rozvíjať sa, získavať nových klientov a udržiavať tých súčasných.

Tiež sme sa začali viac orientovať na medzinárodné trhy mimo našich tradičných regionálnych pôsobísk, napríklad prostredníctvom partnerstiev v krajinách ako Kazachstan. Rastieme teda aj v oblastiach, kde nemáme vlastné pobočky.

Ako je štruktúrované vrcholové vedenie vo vašej firme a aké je vaše spojenie s vlastníkom?

Ako česká firma máme priame napojenie na vlastníka a vrcholový manažment tvorí malý tím ľudí. Môžeme tak rýchlo reagovať na potreby trhu a efektívne riadiť celú firmu.

Pomohol vám softvér eWay-CRM zefektívniť interné procesy?

eWay-CRM zohráva kľúčovú úlohu v našom internom manažmente a reportingu. Centralizuje všetky informácie o klientoch, projektoch a predajoch, čo výrazne uľahčuje naše rozhodovacie procesy. Je to nástroj, ktorý vyžaduje pravidelnú aktualizáciu dát, ale zároveň nám poskytuje cenné informácie, ktoré potrebujeme na efektívne riadenie firmy.

Mali ste pred zavedením súčasného systému rôzne systémy v jednotlivých krajinách?

Áno, každá krajina používala svoj vlastný systém. Preto sme sa rozhodli zjednotiť tieto systémy do jedného. Teraz máme všetky dáta centralizovane a zlepšili sme tak spoluprácu aj efektivitu.