Problémy, kterým čelí malé firmy při automatizaci svých obchodních procesů

Problémom je, že pre mnohé menšie podniky môže byť automatizácia obchodných procesov náročnou úlohou, ktorá môže viesť k ešte väčším výzvam.

Tento článok sa bude zaoberať práve týmito problémami a poskytne užitočné rady, ako ich riešiť.

Obsah:

Akým výzvam čelia spoločnosti pri automatizácii obchodných procesov?
1. Nedostatok zdrojov a technických odborných znalostí
2. Strach zo straty zamestnania
3. Dlhá implementácia
Potenciálne automatizačné riešenia pre malé podniky
1. Začnite v malých krokoch
2. Využite nízkonákladové automatizačné nástroje
3. Poraďte sa o automatizácii s odborníkmi
4. Ľudia na prvom mieste
Záver

Akým výzvam čelia spoločnosti pri automatizácii obchodných procesov?

1. Nedostatok zdrojov a technických odborných znalostí

Nastavenie nástrojov a procesov na automatizáciu podnikových procesov a ich integrácia do existujúcich podnikových systémov je často úlohou, ktorá presahuje rámec menších spoločností. To môže byť zložité z hľadiska technických odborných znalostí a nákladné outsourcovať prácu.

Náklady na automatizačné nástroje a služby môžu byť pre mnohé podniky prekážkou. Okrem údržby musia vlastníci posúdiť, ako rýchlo dosiahnu návratnosť investícií.

V prípadových štúdií spoločnosti IBM  americkej reštaurácie Primanti Brothers, bola návratnosť investícií z automatizácie podnikových procesov dosiahnutá po troch mesiacoch – rýchla návratnosť pre veľké podniky, ale často príliš dlhý čas pre menšie podniky.

2. Strach zo straty zamestnania

Vzhľadom k tomu, že celosvetové príjmy z robotických automatizácií procesov (RPA) sa do roku 2030 odhadujú na 13 miliárd dolárov, niet divu, že mnohé malé a stredné podniky sa obávajú, že automatizácia im vezme prácu. Tento strach môže stáť v ceste automatizácii obchodných procesov.

3. Dlhá implementácia

Implementácia automatizácie, napríklad ako súčasť implementácie CRM systému, ,môže to byť dlhý a zložitý proces. Spoločnosti musia definovať svoje požiadavky, nakonfigurovať systém, navrhnúť opakovateľné a konzistentné procesy, integrovať ich do existujúcich systémov a dôkladne ich otestovať pred spustením – to všetko si vyžaduje čas.

Potenciálne automatizačné riešenia pre malé podniky

1. Začnite v malých krokoch

Automatizácia obchodných procesov nemusí byť prístupom "všetko alebo nič". Firmy môžu začať v malom, najskôr automatizovať jeden alebo dva procesy a postupne zvyšovať počet automatizovaných úloh.

Ktoré procesy sú pre naše podnikanie najdôležitejšie a ktoré procesy je možné automatizovať s najmenším úsilím a nákladmi? Kladenie týchto otázok vám môže pomôcť stanoviť si priority.

Malé a stredné podniky sa môžu zamerať na nasledujúce oblasti automatizácie podnikových procesov:

• Faktúry a výplaty
• Evidencia  dochádzky zamestnancov
• E-mail marketing
• Spracovanie objednávky

Takéto jednoduché procesy sa dajú automatizovať rýchlo a lacno, čo vedie k zvýšeniu produktivity a k ušetreniu nákladov takmer okamžite.

2. Využite nízko nákladové automatizačné nástroje

Existuje veľa cenovo dostupných automatizačných nástrojov, ktoré nevyžadujú príliš veľa technických znalostí alebo zapojenie vysoko kvalitných implementačných špecialistov.

Často môžete nájsť ten správny softvér za zlomok nákladov tradičných podnikových riešení. Väčšina týchto nástrojov ponúka skúšobnú verziu zadarmo (alebo dokonca bezplatnú verziu), vďaka ktorému môžete zistiť, či vyhovuje vašim potrebám.

Napríklad tvorba obsahu, zákaznícky servis a ďalšie rutinné úlohy môžu byť automatizované pomocou chatbotov. Intuitívne rozhranie týchto softvérov zaisťuje, že sa každý ľahko naučí, ako ich používať, čím sa skracuje čas potrebný na ich implementáciu.

3. Poraďte sa o automatizácii s odborníkmi

Môže byť ťažké určiť, ktoré procesy sú najlepšie pre automatizáciu. Konzultačné firmy a ďalší odborníci môžu pomôcť malým podnikom určiť správny prístup k automatizácii podnikových procesov a potom poskytnúť poradenstvo pri konfigurácii a implementácii automatizovaných riešení.

4. Ľudia sú na prvom mieste

Je dôležité si uvedomiť, že automatizácia by nikdy nemala nahradiť ľudí.  Mala by byť vnímaná ako nástroj, ktorý ich podporuje v  práci a uľahčuje im život.

Ešte dôležitejšie je, aby spoločnosť pripravila svojich zamestnancov na zmeny, ktoré automatizácia prináša. Dobrá organizácia pri implementácii zmien je kľúčom k úspešnému projektu automatizácie a mala by byť prioritou. Harvard Business School  napríklad navrhuje zamerať sa na malé vylepšenia existujúcich procesov namiesto snahy o prestavbu celého systému.

Týmto spôsobom sa zamestnanci pohodlnejšie prispôsobujú novým postupom, znižujú únava z meniacich sa podmienok únavu z meniacich sa podmienok a vytvárajú prostredie pre úspešný prechod. To umožňuje spoločnostiam rozšíriť svoje pôsobenie bez obáv z dopadu na svojich zamestnancov.

Záver

Hoci 30 % až 50 % projektov robotickej automatizácie zlyhá, existujú riešenia, ktoré môžu pomôcť prekonať tieto prekážky a uľahčiť automatizáciu pre menšie podniky s obmedzenými zdrojmi a rozpočtami.

Automatizácia podnikových procesov ponúka menším podnikom skvelú príležitosť na zefektívnenie operácií, zníženie nákladov a zlepšenie výkonnosti. Je dôležité začať v malom, využívať dostupné lacné nástroje, prípadne vyhľadať odbornú pomoc a zamerať sa na potreby a podporu zamestnancov.