Každý, kto niekedy povinne zapisoval alebo spracovával dochádzku v Exceli teraz určite spozornel. Evidencia odpracovanej doby je povinná a daná zákonníkom práce. Je to však povinnosť, ktorá niekomu nevadí a druhému je na obťaž. Predovšetkým ľudia, ktorí sa zameriavajú na výkon, alebo je ich práca veľmi rôznorodá, nemajú administratívu okolo zaznamenávania práce príliš v láske.
Dochádzku neevidujú iba zamestnanci, ale týka sa i špecialistov na projektoch, externistov alebo podnikateľov, ktorí chcú evidovať koľko času odpracovali pre jednotlivých klientov.
Formát
Mohlo by sa zdať, že Excel kreativite nepraje, ale opak je pravdou. Akonáhle dáte ľuďom voľnú ruku, po čase zistíte, že 10 evidencií dochádzky z 10 je originálnych a každá zdanlivo jednoduchá tabuľka je upravená na mieru konkrétnemu človeku. Pokiaľ budete tým človekom, ktorý tabuľky musí otvoriť a spracovať pre výplaty, zábere vám to oveľa viac času, než by ste si priali.
Automatizované systémy pre evidenciu práce majú tu výhodu, že formulár je pre všetkých rovnaký, prípadne sa upraví iba podľa potrieb konkrétneho projektu. Ponuka na trhu je rôznorodá a počíta sa aj s aplikáciami pre mobilné telefóny. Jednou z automatizovaných možností je vedenie dochádzky v CRM systému.
Evidencia údajov
Potreby firiem sú rôzne. Niekto chce iba splniť zákonnú povinnosť a dochádzka je tak skôr iba prehľadom odpracovaných dní, dovoleniek a pod. Inde chcú podrobne viesť evidenciu o jednotlivých činnostiach na projekte. Agentúry a konzultačné firmy potrebujú evidovať prácu pre jednotlivých klientov a tú ešte deliť podľa projektov. A najzložitejšie je to pri obchodnom oddelení kde sa sledujú dokonca desiatky parametrov. Čím zložitejšia je evidencia dát, tým viac sa oplatí vymeniť excelovské tabuľky za sofistikovanejší systém.
Automatizácia evidencie práce
eWay-CRM je jedným z nástrojov, ktorý vie viesť i evidenciu pracovnej doby. A nemusí zostať iba u toho. Napojenie na projekty umožňuje potrebnú evidenciu času na čiastkových projektoch. Previazanie s príležitosťami zaistí evidenciu zložitej administratívy aktivít v obchodných oddeleniach.
Automatizáciu evidencie dochádzky je možné odporučiť podnikateľom, tímom, ktoré majú 3 a viac členov a samozrejme všetkým malým firmám. Stredne veľké a väčšie firmy k tomu väčšinou dospeli už skôr a zapracovali evidenciu dochádzky v profesionálnom systéme do svojich štandardizovaných procesov.
Vedenie dochádzky v eWay-CRM
CRM systémy toho často dokáže viac, než tušíme, a nevyužívame tak naplno jeho potenciál. Možno ste nevedeli, že CRM systém eviduje:
- údaje o zamestnancoch,
- firemné benefity a ich čerpánie,
- povinné a nepovinné školenia,
- absencie (lekár, dovolenka, starostlivosť o dieťa, neplatené voľno, darovanie krvi a iné.),
- a samozrejme i odpracovanú dobu.
eWay-CRM umožňuje hneď dva spôsoby vedenia dochádzky. Každú udalosť je možné zapísať do kalendára a cez pravé tlačidlo ju jednoducho zaevidovať ako odpracovanú dobu alebo aktivitu spojenú s projektom či zákazkou.
Odpracovanú dobu je ale možné zaznamenať i ručne, stačí vytvoriť novú položku v evidencii dochádzky. Rovnako je možné evidovať i iné aktivity, napr. dovolenku, návštevu lekára, školenie, dobrovoľnícku činnosť a pod.
Obe cesty sú možné a navzájom sa doplňujú. Najlepšie na tom je, že sa oba spôsoby nachádzajú priamo v Outlooku. Skoro by sa dalo povedať, že jednoduchšie a efektívnejšie by to už byť nemohlo.
Dochádzkový formulár je štandardizovaný a tým pádom je evidencia automatizovaná. Nejedná sa však o fixné riešenie a každá firma alebo správca CRM systému ho môžu upraviť na mieru potrebám personálneho, projektového, obchodného a tiež mnoho ďalších typov špecializovaných oddelení.
Viac informácii o vedení dochádzky a spracovaní miezd v eWay-CRM sa dočítate v článku Ako evidovať dochádzku pomocou CRM.
