Desatoro efektívneho brainstormingu

Plánuje vaša spoločnosť predstaviť nový koncept služieb, uviesť na trh novinkový rad výrobkov alebo zorganizovať vonkajšiu akciu pre zákazníkov? Proste hľadáte dobrý nápad a najskôr vám nebude stačiť len jeden? Potom je najvyšší čas zvolať brainstorming…

S potrebným riešením problému, kvôli ktorému bol brainstorming zvolaný, môže predsa prísť ktorýkoľvek z členov vášho tímu. Zloženie jeho účastníkov by preto malo byť čo najviac pestré. Tým okrem nezaujatých názorov docielite aj potrebný nadhľad. Aj keď je jednou z hlavných charakteristík brainstormingu jeho spontánnosť, sám o sebe ešte v žiadnom prípade nie je automatickou zárukou úspechu.

Podobných nápadov ako postupovať pri tímovom riešení problémov, je v manažérskych príručkách, samozrejme, popísaných viacero. Môže sa jednať napríklad o metódu ambasádorov zastupujúcich návrhy dvoch samostatne pracujúcich tímov. Alebo skúste zainteresovaným stranám rozdať potrebné písomné podklady spolu s prosbou, aby sa nad nimi cez noc zamysleli. V duchu príslovia, "ráno múdrejšie večera," sa potom zhromaždené postupy vyhodnotia počas nasledujúceho dňa.

Kreativita nepozná hranice

Výsledkom brainstormingu by ale nemalo byť určenie toho jediného správneho riešenia zadanej úlohy. Jeho zúčastnení by sa mali naopak, pokúsiť zostaviť maximálne možné množstvo dostupných nápadov a spôsobov ako určitý problém splniť. Aj keď sa kreativite účastníkov nijako nebráni, mali by sa pred začiatkom brainstormingu schôdzky určiť aspoň niektoré základné pravidlá.

Stanovenie mantinelov, v ktorých by mal brainstorming prebiehať, pochopiteľne neznamená, že by míting nemal byť zábavný. Ich primárnym účelom je nastaviť vzájomné vzťahy a definovať priebeh a formu interakcií medzi jednotlivými zúčastnenými členmi vášho tímu. Aj tak sa ale môže stať, že sa dobré nápady zrodia vtedy, keď účastníci niektorú z daných zásad poruší, či už úmyselne alebo neúmyselne. Ale ako hovorí jedna všeobecná pravda, aby sa mohli pravidlá porušovať, je potrebné ich poznať.

Najlepšie pravidlá sú pochopiteľne také, na ktorých sa dohovoria samí účastníci. Nasledujúci súhrn preto berte skôr ako súhrn obvyklých odporúčaní vhodných pre dosiahnutie požadovaného výsledku. Samotný míting môžete zahájiť bleskovým brainstormingom, počas ktorého si účastníci dohodnú na zásadách chystanej diskusie. Rovno si tiež vyskúšate, ako brainstorming funguje v praxi, pretože tím zvyčajne dokáže nájsť a stanoviť si prijateľné aj neprijateľné vzorce správania.

Direktívny zásah pre prípad krízy

Akonáhle sú pravidlá odsúhlasené všetkými účastníkmi, ktorí sa zaviažu ich dodržiavať, pokúste sa ich čo najpresnejšie sformulovať a spísať. Následne ich umiestnite na viditeľné miesto v zasadacej miestnosti alebo kdekoľvek, kde bude brainstorming prebiehať. Iba ak tím nezvládne určiť ani základné pravidlá debaty, vstúpite do hry vy ako jej nesporný iniciátor a moderátor. A až keby sa následná diskusia príliš vyhrotila alebo zvrhla nežiaducim smerom, môžete zasiahnuť direktívne a využiť tak autoritu plynúcu z vašej pozície nadriadeného.

Ako by mal vyzerať úspešný brainstorming?

1. Dobre si premyslite, čo od brainstormigu očakávate. Zhromaždite všetky potrebné podklady a analýzy a pokúste sa zohnať vzorové riešenia vášho problému, prípadne zistite, ako sa s ním vyrovnala vaša konkurencia. Všetky informácie odovzdajte účastníkom brainstormingu, ideálne s dostatočným časovým predstihom.

2. Určte, kto bude brainstorming viesť. Jeho činnosť pochopiteľne nezačína začatím mítingu, s dostatočným predstihom by mal jeho účastníkom odovzdať potrebné podklady a vysvetliť im účel stretnutia. Počas diskusie zodpovedá za jej hladký priebeh, usmerňuje diskutujúcich, ktorí napríklad skáču do reči ostatným a stráži, aby sa vždy preberal len jeden nápad. Jednotlivé podnety sa tak nebudú chaoticky hromadiť jeden cez druhý a žiadny z nich zbytočne nezapadne. Mal by tiež dohliadnuť, aby sa každý zúčastnený dostal k slovu. Prípadne môže využiť formálny zasadací poriadok (ideálne vo forme okrúhleho stola) a vyvolávať po sérii jednotlivých účastníkov. Každý by mal dostať príležitosť prezentovať minimálne jeden vlastný nápad.

3. Premyslite, kto z vašich zamestnancov by sa mal brainstormingu zúčastniť a prečo. Uistite sa, že sa všetci účastníci navzájom poznajú a vedia aká je ich úloha vo firme. Ešte pred samotným začatím mítingu vysvetlite jednotlivým diskutujúcim dôvody ich účasti a čo si od ich zapojenia do debaty sľubujete.

4. Vyberte dostatočne rýchleho zapisovateľa, ktorý dokáže zapísať všetky nápady bez zdržiavania jeho prirodzeného posunu.

5. Vymyslite ideálne miesto pre brainstorming. Nemusíte sa predsa vždy stretávať len vo firemnej zasadačke, zvlášť ak vám praje počasie. Vďaka dnešným mobilným technológiám už de facto neexistujú technické obmedzenia pre vami vybranú lokalitu.

6. Pripravte a zaistite všetky potrebné pomôcky, aby účastníkom na mieste nič zásadné nechýbalo. Môže sa jednať o tabuľu, bloky, papiere, ceruzky, plátno, projektor, tablet alebo notebook, ale tiež napríklad ľahké občerstvenie a dostatok horúcej kávy.

7. Neexistujú hlúpe nápady. Nikdy! Ide o brainstorming nie o strategickú poradu, ktorá požaduje seriózne riešenie. Brainstorming by mal byť zábavnou pomôckou a celý tím by ho tak mal brať.

8. Nekritizujte nápady ostatných. Nejedná sa o diskusiu, debatu alebo prezentáciu jednej osoby, ktorá si potrebuje dokazovať svoju prevahu nad ostatnými. Ak začnete vyrieknutý nápad ihneď hodnotiť alebo kritizovať, zmení sa smerovanie aj charakter prebiehajúcej diskusie. Navyše môže autor pôvodného nápadu stratiť chuť sa angažovať v ďalšej debate.

9. Rozvíjajte nápady ostatných. Často niečí nápad dokáže niekto iný rozviesť do netušiacich rozmerov. Práve rozvíjanie nápadov je jedným zo základných princípov úspešného brainstormingu.

10. Zabudnite na pravidlo, "radšej kvalitu než kvantitu". Od brainstormingu požadujete práve množstvo nápadov, čím kreatívnejších, tým lepšie. Ako moderátor môžete aj navrhnúť súťaž o čo najväčšie množstvo podnetov a porovnávať ich počty s minulým brainstormingom.

Ako vybrať ten najlepší nápad?

Samotný brainstorming je ale vlastne len začiatkom, pretože k realizácii vybraných nápadov vedie ešte dlhá cesta. Aby ste sa mohli rozhodnúť, čo si ďalej počať s pracne zhromaždenými nápadmi, môžete skúsiť použiť jednu zo štyroch nasledujúcich metód:

• Hlasovanie

Aj keď je známe, že každý kolektív, ktorý dopustí hlasovanie, zároveň priznáva, že nemá vo svojom strede ani jedného dostatočne inteligentného jedinca, môže sa tento spôsob rozhodovania hodiť. Zvyčajne sa jedná o jeden z dvoch nasledujúcich prípadov:

• Rozhodnutie je závislé na subjektívnych faktoroch, typicky pokiaľ ide o záležitosti vkusu.
• Za výsledok bude zodpovedná valná časť účastníkov brainstormingu, ktorí sa ale nedokážu zhodnúť na konkrétnom výstupe.

Počas hlasovania sa môžu zohľadniť alebo zvýhodniť niektoré konkrétne nápady, ktorých výhody aj nevýhody účastníci podrobne prebrali. Hlasovania sa tiež môže zúčastniť len niekoľko kľúčových zamestnancov, vrátane členov vedenia alebo zástupcov klienta, ktorí sa samotného brainstormingu nezúčastnili.

Pred hlasovaním starostlivo preberte zoznam navrhovaných riešení. Malo by ich byť čo najmenej a s čo najväčšou relevanciou.

• Afinitný diagram

Schémy podobných riešení sú ideálnym pomocníkom pre sprehľadnenie zoznamu jednotlivých variantov. Zoskupte tematicky príbuzné nápady a uľahčite si tak ich následnú analýzu aj konečné rozhodnutie.

Afinitný diagram vám navyše pomôže získať prehľad o jednotlivých kategóriách, ktorým by sa váš tím mal ďalej venovať a podrobnejšie rozpracovať.

• Rozhodovacia matica

Rozoberte každý nápad z hľadiska jeho výhod aj nevýhod, možných dopadov alebo prípadného zisku. Pripíšte ku každému z návrhov takto získané skóre a podľa jeho poradia potom vyberte tie najlepšie varianty. Skúste jednotlivé položky zoskupiť a získať tak čo najvyšší počet bodov pre logické kombinácie rôznych faktorov vyplývajúcich z brainstormingu.

• Širšia perspektíva

Vyhodnoťte získané podľa toho, akým spôsobom odpovedajú na pôvodné zadanie brainstormingu. Rozmyslite si, čo je potrebné pre realizáciu jednotlivých nápadov a aké informácie budete potrebovať. Zistite si výhody aj nevýhody plynúce z jednotlivých variantov.

Nebojte sa spísať, aké pocity vo vás prezentované nápady vzbudzujú. Prejdite si s tímom aj akékoľvek ďalšie faktory, ktoré vám v súvislosti s výsledkami brainstormingu napadnú. Ak sa na navrhované riešenie pozriete z viacerých uhlov, získate nielen širšiu perspektívu, ale výrazne si tak uľahčíte finálne rozhodovanie.

Ďalšie možné metódy hodnotenia

Navrhované štyri postupy nie sú zďaleka jediné, ktoré vám pomôžu dôjsť k cieľu, teda vybrať si z jednotlivých návrhov vzniknutých počas brainstormingu to najlepšie možné riešenie. Ponúka sa pochopiteľne manažérmi obľúbená SWOT analýza, klasická štvorica otázok "prečo" alebo napríklad jednoduchá schéma spájajúca navzájom rôzne príčiny a ich následky.

Jednotlivým technikám vyhodnocovania ale aj ďalším postupom pre tímové riešenie vybraných problémov sa budeme venovať v niektorom z ďalších článkov na eWay-Blogu.