Desať tipov ako zo svojho Outlooku dostať maximum

Využívate vo firme ako poštového klienta Outlook od Microsoftu? Prečítajte si, ako jeho využívanie maximálne zefektívniť a zároveň zjednodušiť.

Prinášame vám desať overených tipov, ako si uľahčiť prácu s Outlookom a tiež malý prehľad, čo všetko tento poštový klient a rôzne jeho rozšírenie vlastne dokážu.

1. Využívajte klávesové skratky

   Rovnako ako Word, Excel a ďalšie Office aplikácie od Microsoftu, fungujú Aj v Outlooku klávesové skratky, ktoré vám ušetria čas. Pripravili sme zoznam tých najpoužívanejších:
   • Ctrl + R: odpovedať na e-mail
   • Alt + R: odpovedať na všetky e-maily
   • Alt + W: preposlať e-mail
   • Shift + F9: odoslať a prijať všetky e-maily
   • Alt + S: odoslať e-mail
   • Ctrl + G: otvoriť ľubovoľný dátum v kalendári

   Prehľad ďalších klávesových skratiek ponúka tento obrázok.

2. Nastavte si v prípade nedostupnosti tzv. out of office správu

   Odchádzate na vytúženú exotickú dovolenku a dohovorili ste si s kolegom, že najnaliehavejšie záležitosti za vás prípadne vyrieši? Mali by to však vedieť aj ostatní. Rozkliknite Súbor> Informácie (či Nástroje v Outlooku 2003/2007) a kliknite na Automatické odpovede. Do nového okna napíšte odkaz a špecifikujte obdobie, v ktorom má byť odkaz automaticky zasielaný. Môžete si tiež nastaviť rozosielanie iných e-mailov kolegom a iných mimo vašej kancelárie. Kliknutím na Pravidlá vľavo dole, môžete nastaviť dodatočné parametre pre vaše automatické odpovede. Ušetríte si tak plno nejasností, ktoré by mohli nastať po vašom návrate do kancelárie.

3. Využívajte notifikácie iba pre dôležité správy

   Každú chvíľu vyskakujúce upozornenia sú skôr vyrušujúce než praktické. Pokiaľ ale nechcete prepásť dôležité maily, môžete si notifikácie vypnúť pomocou nastavenia Súbor> Pravidlá a upozornenia, následne vytvorte pravidlo, ktoré bude zobrazovať iba poštu od vybraných kontaktov.

4. Nastavte si v e-maily zodpovedajúcí podpis

   Otvorte nový e-mail a vyberte Podpis v hornej lište a v novom okne kliknite na položku Nový. Pomenujte svoj podpis (napr. Podpis 1) a potvrďte tlačidlom OK. Vložte a upravte svoj podpis v zodpovedajúcom okne. Ak potrebujete špecifické podpisy pre rôzne príležitosti, vytvorte ďalšie pomocou tlačítka Nový. Priraďte podpisy k novým správam aj k vašim odpovediam a preposielaným správam. Napadlo vám, že môžete túto funkciu využiť aj pre štandardizované správy? Pripravte si e-mailové šablóny a využite ich k obvyklej komunikácii alebo ako odpovede na najčastejšie otázky. Uložte svoje správy ako "podpisy" a v prípade potreby ich jednoducho vyberte pomocou tlačidla Podpis.

5. Využívajte e-mailové vzory a funkciu Quick Parts

   Ak používate viacero rovnakých formulácií pri viacerých príležitostiach, stálo by za úvahu uložiť si ich návrh vo forme štandardnej odpovedi (Súbor> Uložiť ako> Šablóna Outlook). Navyše položka Rýchle časti v menu Vloženie, umožňuje uložiť si časti textu pre neskoršie použitie v tele e-mailu. Ušetríte tým nielen čas a energiu, ale predídete aj možným chybám, ktoré pri rutinnom opakovaní rovnakej činnosti skôr či neskôr hrozí.

6. Ako vytvoriť novú položku pomocou formulácie uloženej v schránke

   Skopírujte do schránky akýkoľvek text a potom v Outlooku stlačte Ctrl + V. Outlook vytvorí novú správu (poznámku alebo akúkoľvek inú položku podľa typu adresára, v ktorom sa nachádzate) nazvanou rovnako ako kopírovaný text. Takže namiesto vytvorenia novej položky v Outlooku a následného kopírovanie textu zvládnete oboje urobiť pomocou jedného kroku.

7. Naplánujte si odosielanie svojich e-mailov

   Ako oddialiť doručenie jednotlivých e-mailových správ? Pri vytváraní novej správy vyberte si šípkou Ďalšie možnosti v skupine značky na páse kariet a vyberte ďalšie možnosti nastavenia oneskorenia doručenia. V časti Možnosti doručovania začiarknite políčko Nedoručovať pred a kliknite dátum a čas doručenia, ktorý chcete použiť. Po dokončení písania e-mailu, kliknite na odosielať. Po kliknutí na tlačidlo Odoslať zostane správa v priečinku Pošta na odoslanie až do doby, kedy má byť doručená.

8. Používajte Rýchle kroky

   Túto funkciu uviedol Microsoft ako súčasť edície Outlook 2010. Ide o systém skratiek, ktoré sa dajú využiť pre viackrokové akcie, ako je potrebné presunutie emailov do vybranej zložky alebo ich preposlanie členom vášho tímu. Môžete si dokonca vytvoriť aj vlastné Rýchle kroky, ale nezabudnite, že nemôžu byť vrátené pomocou poznáme funkcie Ctrl + Z. Podľa oficiálného vyjadrenia Microsoftu pretože Rýchle kroky môžu obsahovať kroky ako Zmazať trvalo, ktoré nemôžu byť vrátené späť.

9. Označte si viac mailov v jednom kroku

   Ako rýchlejšie označiť vybrané maily? Potom, čo vyberiete jeden alebo viac mailov, stlačte klávesu Insert a označte vybrané maily ako na spracovanie alebo ako prečítané.

10. Archivujte obľúbené výsledky vyhľadávania

    V Outlooku si môžete vytvoriť špeciálnu adresáre pre výsledky vyhľadávania medzi často navštevovanými e-maily, či už vám píše treba váš šéf alebo obľúbený klient. Ktorúkoľvek položku si tak môžete schovať pre rýchlejší prístup. Kliknite na Nový priečinok výsledku hľadania v ľavom navigačnom menu a prispôsobte si jej obsah.

A nezabudnite, že eWay-CRM je to najlepšie CRM v Outlooku!