CRM ako nástroj projektového riadenia? Pozrite sa, ako to môže pomôcť vášmu podnikaniu
Riešenie spočíva v softvéri na riadenie projektov, ktorým môže byť aj CRM systém s modulom projektového riadenia. Nie je to len užitočný nástroj – je to zásadná inovácia. Či už ide o riadenie prebiehajúcich interných procesov alebo jednorazovú úlohu s definovaným cieľom, softvér na riadenie projektov výrazne zjednodušuje prácu a minimalizuje riziko chýb.
V minulosti boli nástroje na riadenie projektov považované za zbytočný luxus, ktorý ovplyvnil iba väčšie spoločnosti. To sa však v posledných rokoch dramaticky zmenilo. Dnes hodnotu týchto nástrojov uznávajú podniky všetkých veľkostí. Sú považovaní za kľúčového pomocníka, ktorý nielen zefektívňuje riadenie projektov, ale tiež zlepšuje spoluprácu a zvyšuje spokojnosť zákazníkov.
Obsah:
- Dôležitosť softvéru na riadenie projektov
- Čo prinášajú nástroje na riadenie projektov
- Integrácia nástroja na riadenie projektov s Outlookom
- Ideálne projektové riadenie v praxi
- Nástroj na riadenie projektov pomôže aj vašej spoločnosti
Dôležitosť softvéru na riadenie projektov
Existujú tri kľúčové aspekty, ktoré zdôrazňujú dôležitosť nástrojov na riadenie projektov:
- Môžu zohrávať dôležitú úlohu pri riadení podniku
- Meniace sa očakávania zákazníkov
- Rastúci dopyt po bezproblémovej komunikácii a spolupráci
Projektové nástroje v kombinácii s CRM zlepšujú obchodné operácie automatizáciou úloh, organizovaním interakcií so zákazníkmi a sledovaním projektov. To zjednodušuje pracovné zaťaženie a umožňuje tímom byť produktívnejšími. Výsledkom je úspora času a nákladov pre spoločnosť, pretože procesy sa vykonávajú efektívnejšie a rýchlejšie.
Očakávania zákazníkov sa tiež menia a s vysokou konkurenciou vo väčšine odvetví majú zákazníci viac možností. V dôsledku toho rastie dopyt po rýchlych, personalizovaných reakciách a kvalitnom zákazníckom servise.
Na splnenie vyšších očakávaní musia podniky zamerať svoje úsilie na organizovanie všetkých interakcií so zákazníkmi a byť proaktívni. Softvér na riadenie projektov a CRM zjednodušujú riadenie vzťahov so zákazníkmi centralizáciou všetkých relevantných informácií. To zlepšuje spoluprácu a komunikáciu v tíme, čo výrazne prispieva k lepšej zákazníckej skúsenosti.
Okrem toho vám tieto nástroje umožňujú flexibilne pracovať naprieč zariadeniami a miestami. Čo je teraz nevyhnutnosťou pre mnohé spoločnosti, ktoré si zvykli na vzdialené pracovné prostredie.
Vedeli ste, že...?
Čo prinášajú nástroje na riadenie projektov
Projekty v CRM sú moduly vytvorené so špecifickým účelom: zefektívniť riadenie projektov okrem riadenia vzťahov so zákazníkmi. Táto potreba rastie s rastom podniku: potreba riadiť rastúci počet interakcií s klientmi pri riadení viacerých projektov naraz sa stáva zložitejšou.
Nástroje na riadenie projektov CRM spĺňajú túto potrebu tým, že ponúkajú platformu, ktorá dokáže automatizovať úlohy a organizovať interakcie s klientmi. Samozrejme, sú tiež rozhodujúce pre monitorovanie pokroku projektu.
Jednou z častých výhod týchto nástrojov na riadenie projektov v CRM je tiež ich schopnosť integrácie so známymi rozhraniami e-mailových klientov, ako je napríklad Microsoft Outlook. Táto integrácia ich robí užívateľsky prívetivými a skracuje čas potrebný na zaškolenie nových používateľov.
Aké funkcie by mal projektový manažment v CRM obsahovať?
- Automatizácia úloh: Nástroje na riadenie projektov dokážu automatizovať opakujúce sa úlohy. Táto automatizácia nielen šetrí drahocenný čas, ale tiež znižuje potenciál ľudskej chyby, čím zvyšuje celkovú presnosť a efektívnosť obchodných operácií.
- Prehľad interakcie so zákazníkmi: Projektový manažment v CRM vám umožňuje systematicky riadiť interakcie s klientmi. Organizácia môže byť založená na rôznych kritériách, ako je projekt, dátum alebo typ interakcie, čo uľahčuje sledovanie a zdieľanie týchto interakcií v rámci tímu podľa potreby.
- Sledovanie projektu: Od začiatku do konca projektu môžete monitorovať každú fázu projektu. Môžete sledovať každý detail a zabezpečiť, aby sa nič neprehliadlo a aby sa projekty dodávali podľa plánu a rozpočtu.
- Tímová spolupráca: Softvér na riadenie projektov vám umožňuje rozdeliť projekty medzi členov tímu. Projekty potom možno rozdeliť na úlohy. V rámci tímu môžete tiež zdieľať dôležité prvky, ako sú poznámky, e-mailová komunikácia alebo dokumenty.
Integrácia nástroja na riadenie projektov s Outlookom
Mnohé podniky na celom svete sa spoliehajú na Outlook pri spravovaní e-mailov, plánovaní úloh a organizovaní kalendárov. Hoci sú tieto funkcie užitočné, čoraz zložitejšie vzťahy s klientmi vyžadujú zložitejší nástroj. Ideálnym riešením je CRM s funkciou riadenia projektov, ktorá sa integruje s Outlookom.
Výhodou tejto integrácie je, že zlepšuje existujúce možnosti programu Outlook. Prináša známe funkcie Outlooku a zároveň pridáva nové možnosti riadenia projektov.
Jedným z pozoruhodných aspektov systému CRM integrovaného s programom Outlook je jeho schopnosť prevádzať e-maily priamo na projekty. Vďaka tejto funkcii môže každé e-mailové vlákno slúžiť ako základ pre nový projekt, čo uľahčuje hladký prechod z komunikácie na skutočnú prácu na projekte.
Nástroj na riadenie projektov integrovaný s programom Outlook tiež zaisťuje bezproblémovú synchronizáciu úloh a kalendárov. Táto synchronizácia poskytuje komplexné zobrazenie plánu projektu a úloh, ktoré sú pred vami. A je prístupný všetkým členom tímu, čo výrazne zlepšuje spoluprácu.
Integrácia CRM s programom Outlook je logickým krokom pre podniky, ktoré chcú byť efektívnejšie. Môžu naďalej používať funkcie Outlooku, na ktoré sú zvyknutí, a získať pokročilejšie funkcie.
Prehľad hlavných výhod:
- Integrácia s CRM mení Outlook na všestranný nástroj na riadenie projektov.
- Integrované CRM systémy dokážu prevádzať e-maily na projekty, čo zjednodušuje obchodné pracovné postupy.
- Integrácia CRM synchronizuje úlohy a kalendáre a ponúka jasný prehľad o úlohách a plánoch projektov.
- Integrované CRM systémy vytvárajú moderné a flexibilné pracovné prostredie – pracovať môžete kedykoľvek a kdekoľvek naprieč zariadeniami.
Ideálne projektové riadenie v praxi
Aby ste mali predstavu o tom, ako vám nástroje projektového riadenia v integrácii s CRM systémom môžu pomôcť v praxi, pozrime sa na príklad GRANTEXu, ktorý pomáha iným spoločnostiam získať dotácie.
GRANTEX sa zaoberá množstvom projektov, ktorých dokončenie v niektorých prípadoch trvá až 5 rokov. Ich príbeh nám poskytne cenné poznatky o praktických výhodách používania nástrojov na riadenie projektov.
Poďme sa na to pozrieť.
- Počiatočné výzvy: S rastúcim dopytom po ich službách rastie aj zložitosť riadenia viacerých dlhodobých grantových projektov. Predtým používali excelové tabuľky na správu kontaktov a udeľovanie žiadostí, ale ako časom zistili, tento nástroj obmedzil ich schopnosť zdieľať informácie a efektívne komunikovať s klientmi.
- Rozhodnutie implementovať CRM: Keď si uvedomili tieto výzvy, rozhodli sa prejsť na CRM systém. Ich kľúčovými požiadavkami na CRM boli schopnosť automatizácie a jednoduchý prechod z Excelu. Okrem toho potrebovali aj možnosť vzdialeného prístupu k práci z rôznych zariadení.
Preto bolo pre nich kľúčové, aby sa CRM systém dokonale integroval s balíkom Microsoft 365, ktorý už vo svojej spoločnosti používali. A aké riešenie si vybrali? eWay-CRM, ktorý toto všetko ponúkol.
Projekty nám pomáhajú sledovať termíny a spravovať úlohy. A vďaka workflow mechanizmom, ktoré sme upravili podľa potreby, máme skvelý prehľad o stave projektu.
Ondřej Horčička, partner spoločnosti a vedúci divízie dotácií GRANTEX
- Implementácia eWay-CRM a jej výhody: Integrácia eWay-CRM s výhľadom efektívne vyriešila výzvy, ktorým GRANTEX čelil. Okrem toho im CRM systém poskytol cenné poznatky o priebehu každého grantového projektu a schopnosť systému prevádzať e-maily na projekty zefektívnila ich pracovný tok a zjednodušila riadenie projektov.
- Ďalšie vlastnosti a výsledky: Okrem zjednodušenia projektového riadenia ponúka eWay-CRM aj ďalšie výhody. Môže automaticky vytvárať obchodné príležitosti, keď klienti vyplnia dotazník na svojich webových stránkach.
Mohli by tiež sledovať čas strávený na každom projekte a obchode, čo im poskytuje dôležité údaje, ktoré im pomáhajú vytvárať presnejšie cenové ponuky a vyhodnocovať kapacitu zamestnancov. Umožňuje im tiež prijímať informované rozhodnutia o prijímaní nových zmlúv alebo zamestnávaní ďalších zamestnancov.
Nástroj na riadenie projektov pomôže aj vašej spoločnosti
Integrácia nástrojov na riadenie projektov s CRM systémom a Outlookom prináša množstvo nových užitočných funkcií, no zároveň je prechod na toto riešenie veľmi plynulý. Všetky funkcie, na ktoré sú všetci vo firme zvyknutí, zostanú zachované, ale pribudnú neoceniteľné funkcie ako automatizácia úloh, systematická organizácia externej a internej komunikácie či analýza dát.
Ako ukazuje prípad GRANTEX, použitie nástroja na riadenie projektov v kombinácii s CRM môže zmeniť spôsob fungovania spoločnosti.
Prijatie týchto nástrojov je viac než len inovácia – je to strategický krok smerom k vyššej efektivite. Ak sa váš podnik pri riadení projektov stále spolieha na Outlook a Excel, zvážte prechod. Výhody, ktoré získate, môžu výrazne prispieť k úspechu vašej spoločnosti.
