Chcete mať čistý inbox vo vašom Outlooku? Nový eWay-CRM 8.1 vám k tomu pomôže

Používatelia a tímy, ktoré fungujú v rámci ekosystému Microsoft 365, sa v eWay-CRM 8.1 môžu tešiť na vylepšené zdieľanie e-mailovej komunikácie. Mohol by si popísať, ako im automatické ukladanie e-mailov alebo import staršej komunikácie v praxi pomôže?

V eWay-CRM sme vždy kládli na prvé miesto integráciu s Outlookom. Možnosť ukladať a zdieľať e-maily v rámci firmy je pre nás kľúčová funkcia. A pretože stále viac ľudí používa popri klasickom desktopovom Outlooku aj webovú či mobilnú verziu, zaradili sme do minulej verzie eWay-CRM možnosť ukladať si e-maily ručne aj pre eWay-CRM Online, ktorá je kompatibilná so všetkými Outlookmi.

Užívatelia na tejto funkcii oceňujú, že majú pod kontrolou, ktoré e-maily si do eWay-CRM ukladajú a ktoré nie. Veľa firiem ale hľadá cesty, ako ukladať e-maily do CRM automaticky.

Môžu to byť napríklad osobné schránky predajcov, ktorí sú často v teréne, no počas dňa im môže podpora predaja pomôcť s vybavovaním dopytov. Alebo môže ísť o schránky typu [email protected], kam tiež chodia dopyty, ktoré treba čo najrýchlejšie spracovávať.

Práve v tomto je eWay-CRM Online super, pretože sa vie napojiť na viacero účtov Microsoft 365 a e-maily ukladať automaticky, či už má ten daný človek pustený počítač alebo nie.

Veľmi zaujímavou novinkou v oblasti správy e-mailov je aj možnosť ukladať všetky e-maily, nielen tie od kontaktov, ktoré sú v CRM uložené. Ako došlo k rozhodnutiu túto funkciu rozšíriť?

Pri vývoji eWay-CRM sa snažíme čo najviac vychádzať z prianí užívateľov. Jedným z početných nápadov bola možnosť ukladať do eWay všetky prichádzajúce e-maily bez ohľadu na to, kto ich poslal.

V akých situáciách túto možnosť firmy využívajú?

Niektoré firmy dostávajú denne desiatky aj stovky dopytov, ale úspešne končia len percento alebo dve. V takej situácii si samozrejme zo všetkých dopytov nerobia kontakty, aby sa im e-maily párovali. To ale zákonite znamená, že takýmto firmám unikala väčšina komunikácie.

Druhý scenár sa objavuje u niektorých našich klientov, ktorí nepoužívajú eWay ako CRM, ale ako taký jednoduchý helpdesk alebo tiketovací systém. To znamená, že potrebujú monitorovať spoločnú schránku a všetky e-maily, ktoré tam prídu, si potom ľudí rozoberajú.

V praxi sa teda nastaví automatické sledovanie schránky typu [email protected] a všetky e-maily, ktoré sa objavia v doručenej pošte, sa potom automaticky nahrajú do eWay-CRM. Samozrejme v spojení s nejakým antispamom.

Ľudí, ktorí takú schránku spracovávajú, potom v eWayi prejdú do modulu E-maily a správy môžu rovno riešiť, naplánovať si naň úlohu alebo ho delegovať, previesť ho na príležitosť, a podobne.

S automatickým ukladaním e-mailov sa spája aj nové nastavenie „ignorovanej domény“. Môžeš stručne popísať, ako to funguje?

Funkcia "Ignorované domény" zaisťuje, aby sa e-maily z vybraných domény do eWay-CRM neukladali.

Firmy si tam môžu pridať vlastnú firemnú doménu alebo doménu účtovnej firmy, aby mali istotu, že do CRM nikto nebude ukladať potenciálne citlivú internú komunikáciu.

Predstavme si teraz, že ti prišiel urgentný e-mail od klienta, uložil si ho do systému, ale potrebuješ ho ihneď preposlať kolegovi. Vďaka integrácii eWay-CRM a Microsoft Teams môžeš poslať odkaz na e-mail v chate počas chvíľky. Povedz mi, v čom je toto riešenie lepšie, ako keď e-mail prepošlem v Outlooku?

Všetci to poznáme. Otvorím si Outlook a tam mám hromadu e-mailov, ktorými sa musím prebrodiť. Keď ich preberám, tak zisťujem, že väčšina z nich sú preposlané e-maily od kolegov, alebo ma dávajú do kópie. Relevantných e-mailov, v ktorých sa odo mňa niečo očakáva, je málo a mňa to naozaj zdržuje takú poštu prechádzať, pretože si každý e-mail musím otvoriť, prečítať a pochopiť, či sa odo mňa niečo očakáva.

S eWay-CRM toto všetko odpadá, pretože e-maily sa ukladajú z Outlooku do eWayu a tam sa triedia podľa e-mailu, podľa kontaktov, po príležitostiach a projektoch. Vo chvíli, keď niekoho potrebujem na e-mail upozorniť, tak už mu ho nemusím preposielať a zahlcovať mu doručenú poštu. Priamo v preview paneli vedľa otvoreného e-mailu kliknem na „Zdieľať cez Teams“ a eWay mi automaticky vygeneruje do Teamsu odkaz na otvorenie položky, ktorý kolegovi pošlem.

Príde mi to oveľa jednoduchšie a efektívnejšie ako ľuďom okolo seba spamovať mailboxy. Naši klienti nám to aj potvrdzujú. Sú radi, pretože s eWay-CRM si vyčistia inboxy.

Povedzme, že v Outlooku už nemáme žiadne neprečítané e-maily a presuňme sa priamo do eWay-CRM Online. Tam množstvo drobných vylepšení pribudlo, napríklad pohľad kanban, ktorý možno veľa používateľov stále nevyskúšalo. Dokážeš opäť na nejakom príklade vysvetliť, kedy môže byť kanban pre užívateľov praktickejší ako klasické zobrazenie dát v gridoch?

Kanban je iný náhľad na dáta, v ktorom sa zobrazujú dáta, miesto v riadkoch, zoskupené do stĺpcov podľa nejakého parametra. Napríklad si vyberiem príležitosti zoskupené podľa stavov takže v každom stĺpci vidím príležitosti, ktoré sa v danom stave nachádzajú.

Je to veľmi podobné tomu, keď si v zozname zoskupím dáta. Veľkou výhodou je, že dáta sú v tomto zobrazení pekne a prehľadne triedené. Užívateľ vidí jednotlivé položky pod sebou a môže ich svojvoľne presúvať. Či už hore alebo dole, a tým vyskladať hore potrebné príležitosti, ktoré chce mať na očiach, alebo rýchlo meniť ich stav presúvaním do iných stĺpcov.

Kanbany konieckoncov používa aj celý rad iných nástrojov, ako je napríklad Trello alebo Microsoft Planner. My sme kanbany predstavili v minulej verzii a stále ich vylepšujeme.

Jedna z noviniek, ktorú sme teraz dorobili, je možnosť pridávať si do štítkov ľubovoľné políčka. Sám si tak určím, či chcem vidieť v štítku príležitosti Poznámku alebo svoje vlastné užívateľské polia.

Noviniek v eWay-CRM Online je oveľa viac. Mňa ako laika zaujali najviac asi zdanlivo jednoduché a páčlivé funkcie, ako je integrácia s ARES alebo zobrazenie spoločnosti na Google Maps. Aké ďalšie drobné alebo aj väčšie vychytávky sú vo verzii 8.1?

Na zobrazenie adresy klienta na mape sa nás pýtalo celkom dosť ľudí. Veľa sa dopytovali aj po nejakom grafickom zvýraznení dôležitých dát, takže teraz napríklad užívatelia uvidia plánovaný koniec na červeno, keď je po termíne a zelene pred termínom. Pridali sme ikonky k telefónnym číslam a k e-mailom, aby bolo zreteľne vidieť, že sa jedná o akčný prvok, na ktorý môžu používatelia kliknúť a hovor priamo zo zoznamu realizovať.

Veľkú pozornosť sme venovali aj revízii a zjednoteniu položiek v kontextovom menu, aby užívateľ po kliknutí pravým tlačidlom videl rovnaké možnosti v zozname príležitostí, v kanbane, alebo na homepage eWay-CRM Online. Toto vylepšenie možno nie je tak nápadné, ale verím, že systém bude teraz ešte intuitívnejší a užívateľsky prívetivejší.

A potom si myslím, že veľkú radosť používateľom urobí integrácia s ARES, ktorú sme do eWay-CRM Online pridali, alebo možnosť ukladať si užívateľské pohľady tak, ako sú zvyknutí z desktopovej verzie eWay-CRM.

Pretože ty sám si známy tým, že sa zaujímaš o osobný rozvoj a zvyšovanie produktivity, tak by som sa ťa rád na záver spýtal, aká nová funkcia ti v doterajšom používaní verzie 8.1 najviac uľahčuje život?

Najviac ma potešila funkcia kliknúť pravým tlačidlom na úlohu a odsunúť ju na zajtra. Alebo keď máš pre dnešok hotovo, tak si presunúť zajtrajšiu úlohu na dnešok. Ale to sa tak často nedeje. (smiech)