Pravidlám úspešného brainstormingu a zásadám jeho vyhodnotenia sme sa na eWay-Blogu už podrobne venovali. Ale nie vždy je brainstorming tým najvhodnejším postupom pre nájdenie požadovaného riešenia.
Nemáte čas moderovať zapálené diskusie vašich kolegov a počúvať nekonečné množstvo nápadov počas brainstormingového sedenia? Skúste brainwriting! Ten je možné využiť de facto zakaždým, keď by k riešeniu problému mohlo pomôcť zvolanie kolegov na brainstorming. Všeobecne sa obe tieto metódy používajú pri hľadaní odpovedí na otázky spojené s kreatívnymi aktivitami. Často sa tak s nimi môžete stretnúť pri práci v odboroch, ako je marketing, dizajn, umelecká tvorba a ostatné tvorivé disciplíny.
Počas živého brainstormingu ale môže ľahko nastať situácia, kedy sa slova chopia len niektorí členovia tímu a vďaka svojmu temperamentu a nasadeniu ľahko prehliadnete možno dobré nápady ostatných. Rovnako ľahko sa stane, že účastníci na svoje nápady počas vystúpenia dynamickejších kolegov jednoducho zabudnú. Niektorí sa môžu báť prehovoriť nahlas alebo sa desiť prípadného odmietnutia. Aj keď je tak spochybnené jedno zo základných pravidiel brainstormingu, podľa ktorého neexistujú zlé nápady, prípadná ostýchavosť trebárs zo strany nových zamestnancov vás môže nechtiac pripraviť o zaujímavé nápady.
Ako ovplyvnia výsledky brainstormingu jeho účastníci?
Je evidentné, že skupinová dynamika môže mať vplyv nielen na priebeh brainstormingu, ale aj na jeho výsledky. Pohodlnejší účastníci môžu javiť tendenciu podporovať tie najľahšie priechodné riešenia. Brainstorming vám síce môže ponúknuť nevšedné riešenie aktuálnych problémov, ale jeho podoba so sebou nesie aj isté riziká. A práve tie sa snaží eliminovať metóda brainwriting.
Rovnako ako brainstorming slúži brainwriting na generovanie nápadov a hľadanie odpovedí na zadané otázky. Na rozdiel od brainstormingu ale brainwriting dokáže efektívne zapojiť všetkých jeho účastníkov a vo výsledku tak často ponúkne viac možností. Prvýkrát metódu brainwritingu opísal nemecký profesor Bernd Rohrbach v roku 1969.
V jeho podaní sa brainwritingová porada skladala zo šiestich účastníkov vedených moderátorom, ktorí dostali päť minút na spísanie troch nápadov. Preto je tiež táto metóda niekedy nazývaná 6-3-5. Po šiestich kolách, počas ktorých účastníci odovzdávajú list s odpoveďami svojim susedom po pravej ruke, tak vznikne 108 odpovedí, ktorých vypracovanie trvá tridsať minút.
Tri minúty na tri otázky
V súčasnosti sú však pravidlá pre priebeh brainwritingu menej rigidné. Všeobecne dostanú účastníci stretnutia list papiera, na ktorý napíšu kľúčovú otázku, ktorú je potrebné vyriešiť, ale nepodpisujú sa na neho. Ďalej je potrebné určiť moderátora a časový limit pre každé kolo. Môže sa jednať napríklad o tri minúty, počas ktorých všetci zúčastnení spíšu trojicu svojich nápadov. Nemali by ich už nijako ďalej upravovať, ani vylepšovať. Napísať ich môžu akoukoľvek formou, aj odľahčenou. Naopak by ale počas ich spisovania nemala byť prípustná akákoľvek diskusia. Je tiež možné stanoviť, že prvé kolo potrvá tri minúty, ale pre nasledujúce kolá už postačia kratšie limity, trebárs dve minúty.
Po určenej dobe posunú účastníci spísané nápady svojmu susedovi, ktorý dostane za úlohu zostaviť ďalšie tri odpovede alebo rozpracovať predchádzajúce návrhy od kolegov. Metódu odovzdávanie vymyslených odpovedí je potreba jasne definovať na začiatku stretnutia, aby v jej priebehu nedochádzalo k zbytočným zmätkom. Moderátor tiež stanovuje potrebný počet kôl a čas ich trvania.
Po vypršaní dohovorenej doby moderátor vyberie papiere so všetkými návrhmi a jednotlivé odpovede prepíše na tabuľu alebo flipchart. Z následnej diskusie by mali vzísť najlepšie nápady, reagujúce na pôvodné zadanie. Spôsoby vyhodnotenia jednotlivých podnetov sa nelíšia od metód navrhnutých pre voľbu najlepších návrhov, ktoré vzišli z brainstormingového sedenia.
Výhody brainwritingu a kedy sa dajú použíť
Oproti brainstormingu má brainwriting niekoľko neopomenuteľných výhod. Vzhľadom k tomu, že jednotlivé kolá, počas ktorých účastníci spisujú svoje nápady, nesprevádza žiadna diskusia, je možné získať veľké množstvo podnetov počas relatívne krátkej doby. A pretože sa do procesu ich vzniku zapájajú rovno mierou všetci zúčastnení, dostane sa patričnej pozornosti aj inak skôr tichým alebo hanblivým členom vášho tímu. Brainwriting sa tiež hodí pre vyhodnotenie činnosti jednotlivých oddelení vašej firmy, kedy rôznorodosť odpovede na rovnakú otázku pomôže pochopiť náladu na danom úseku.
Svoje nápady navyše ich tvorcovia nepodpisujú a celý proces je tak do značnej miery anonymný, čo by malo mať pozitívny vplyv na kreatívne myslenie účastníkov. Môžu sa tak objaviť návrhy, ktoré by autori za iných podmienok považovali za príliš odvážne alebo by mali obavy z ich prijatia vedúcimi pracovníkmi. Kolovanie papierov s vypísanými nápadmi taktiež umožňuje ďalej rozvíjať nápady kolegov spôsoby, ktoré by ich pôvodného navrhovateľa možno ani nenapadli.
Webový portál Smashing Magazine zostavil prehľad situácií, kedy je vhodné zvoliť brainwriting:
- Ak je počet účastníkov príliš vysoký. Brainwriting je možné využiť aj počas konferencie s niekoľkými stovkami klientov. Rozdáte prázdne papiere, poprosíte účastníkov o napísanie odpovede na položenú otázku a po uplynutí jednej minúty odovzdajú svoj papier susedovi na určenú stranu. Celý postup môžete napríklad trikrát zopakovať. Počet odpovedí a ich kvalita záleží pochopiteľne na zloženie publika a jeho nálade, aj tak je ale dosť pravdepodobné, že počas niekoľkých málo minút získate slušnú dávku inšpirácie.
- Ak sú vaši kolegovia tiché typy, ktorých klasický brainstorming skôr vydesí.
- Ak vaša firemná kultúra príliš nepraje divokým nápadom a vedenie vašej firmy nerado počúva názory, ktoré sa rozchádzajú s ich koncepciou.
- Ak vás tlačí čas. Počas desiatich minút môžete získať niekoľko desiatok odpovedí na vašu otázku.
- Ak nemáte s brainstormingom skúsenosti. Vedenie brainstormingového sedenia vyžaduje istú prax, pretože sa môže ľahko vymknúť kontrole. Naopak pre organizáciu brainwriting potrebujete len naformulovať požadovanú otázku, sledovať hodiny a na záver pozbierať papiere s odpoveďami.
- Ak sa v tíme stretávate so silnými individualitami, ktoré by počas tradičného brainstormingu mohli svojím správaním ovplyvniť ostatných.
Preferencie jednej alebo druhej metódy sa môžu odvíjať od vašich časových možností. Brainwriting by mal zabrať kratšiu dobu a brainstorming zase poskytnúť účastníkom viac priestoru na rozvedení jednotlivých myšlienok.
Dôležitý je aj požadovaný stupeň interakcie medzi jednotlivými účastníkmi. Brainwriting zaistí všetkým zúčastneným rovnaký priestor. Naopak úspešný brainstorming sa nezaobíde bez patričného iskrenia medzi jednotlivými rečníkmi. Nie je teda od veci príležitostne využívať obe metódy a o ich nasadení sa pokojne rozhodnúť až na základe potvrdených mien účastníkov a podľa časovej náročnosti preberanej úlohy. Ku konkrétnym variantom pre priebeh samotného brainwritingu sa vrátime v jednom z budúcich článkov.
