Napísať automatickú odpoveď počas neprítomnosti je pred odjazdom na dovolenku prakticky nutnosť. Ak preferujete kľudný priebeh i návrat z dovolenky, mali by ste sa na vytvorenie automatickej odpovede zamerať. Ako by teda mala vyzerať správa, ktorá pomôže vám i tomu, kto vás zháňa?
Čo automatická odpoveď musí obsahovať
Každý OOO e-mail by mal obsahovať také informácie, vďaka ktorým si odosielateľ pri riešení problému poradí aj v dobe vašej neprítomnosti. Na čo by ste teda rozhodne nemali zabudnúť?
- Dátum neprítomnosti/návratu — Dátum v odpovedi naozaj nemôže chýbať. Jedine tak odosielateľ spozná, že je správa aktuálna, a kedy sa na vás môže znovu obrátiť.
- Kontakt na zastúpenie — Ak odosielateľ rieši problém, ktorý do vášho návratu z dovolenky nepočká, kontakt na vášho kolegu situáciu väčšinou zachráni. Nezabudnite teda uviesť meno, mail a pokiaľ možno aj telefón kolegu, ktorý vás zastupuje.
Základná automatická odpoveď by potom v praxi mohla vyzerať napríklad takto:
Ďakujem za Vašu správu!
V dňoch od 27.4. do 30.4. som mimo kancelárie. Na Váš e-mail preto odpoviem, čo najskôr ako to bude možné. V urgentných prípadoch prosím kontaktujte môjho kolegu (meno) na (mail). Ďakujem za pochopenie.
Čo ďalšie môže automatická odpoveď obsahovať
Okrem nevyhnutnej informácie o dobe vašej neprítomnosti a kontaktu na zastupujúceho kolegu môže automatická odpoveď obsahovať aj množstvo ďalších oznámení. Je už len na vašom zvážení, čo je pre vaše oznámenie skutočne dôležité a žiadúce.
- Telefón pre urgentné prípady — Ak je možné vás v urgentných prípadoch kontaktovať telefonicky, môžete vaše telefónne číslo pre tieto prípady do automatickej odpovede uviesť. Je ale možné, že volajúci posúdi urgentnosť danej situácie úplne inak než vy.
- Heslo pre urgentné prípady – Podobne, ako možno uviesť telefónne číslo pre urgentné prípady, môžete odosielateľa inštruovať, aby do predmetu mailu napísali [URGENT]. Môžete tak pri dovolenke príležitostne skontrolovať neodkladné záležitosti a reagovať na ne podľa potreby.
- Obchodné/propagačné oznámenie – OOO mail by nemal byť príliš dlhý. Nie je to práve typický priestor pre reklamu. Pokiaľ sa ale chystáte napríklad na veľtrh, na ktorom by ste sa s dodávateľmi a zákazníkmi mohli stretnúť, je priamo žiadúce to vo vašej „ospravedlnenke“ zmieniť. Rovnako tak môže byť prínosné odkázať zákazníkov na konkrétnu stránku vášho webu, ak viete, že v dobe vašej neprítomnosti budú hľadať informácie o konkrétnom produkte či službe a podobne.
- Vtip – Vtipkovanie v automatických odpovediach skutočne neodporúčame. Existuje totiž veľké riziko, že odosielateľ pre váš vtip v danú chvíľu nenájde pochopenie. Ak ste si ale naozaj istí, že vaša firemná kultúra je dostatočne uvoľnená a váš mail určite nikoho neurazí ani v urgentných prípadoch, môžete sa o to aj napriek nášmu varovaniu pokúsiť.
Zo všetkých humorných OOO mailov, ktoré sme na internete našli, nám nakoniec tento graf sledujúci mieru stresu počas dovolenky prišiel najvtipnejší a zároveň najvhodnejší.
Ako automatickú odpoveď nastaviť
Máte vašu automatickú odpoveď v neprítomnosti napísanú? Výborne! Zostáva ju už iba nastaviť. Ak neviete, ako na to, využite náš podrobný návod ako v Outlooku nastaviť automatickú odpoveď počas neprítomnosti.
