Snažíte sa nájsť váš work-life balance, ale misky váh sa stále prevažujú do pracovného života? Nechajte sa inšpirovať metódou Getting Things Done a staňte sa pánmi svojho času. Stačí si osvojiť niekoľko základných princípov a budete si môcť odškrtávať úlohy jeden za druhým.
Zatiaľ čo pri manuálnej práci niekomu stačí k väčšej produktivite dať si kávu, projektových, marketingových či obchodných manažérov páli stres. Až často vyhoria úplne. Umenie efektivity práce skrátka patrí v mnohých oboroch medzi rovnako cenné zručnosti ako akékoľvek odborné znalosti.
Preto v roku 2001 prišiel americký kouč David Allen s metódou Getting Things Done, ktorú popísal vo svojom bestselleri Mať všetko hotové: Umenie produktivity bez stresu. A ako už názov napovedá, vďaka schopnostiam zorganizovať si pracovné úlohy podľa GTD možno nielen zvládnuť viac úloh, ale tiež zbaviť sa stresu.
Majte vždy čistý stôl
Jedno zo základných pravidiel velí, aby sme si pravidelne „čistili stôl“. Tým samozrejme nemyslíme to, že každú hodinu budeme drhnúť pracovné miesto saponátom. Ide o to nedopustiť, aby sa nám niekde kopili nespracované objednávky, vizitky alebo rozpísané maily. Nikto nechce mať na stole stohy papiera a chodiť domov s vedomím, že nám to v práci prerastá cez hlavu.
Pozor na to, že pomyselných „stolov“ máme viac – okrem toho fyzického stolu, na ktorom pristávajú požiadavky od kolegov, je to aj Doručená pošta v Outlooku alebo neprijaté hovory v mobile. Zkrátka všechna místa, kam nám chodí požadavky od ostatních lidí.
GTD hovorí, aby ste sa na všetky tieto „stoly“ (niekedy sa tomu hovorí Inboxy) párkrát denne pozreli a všetko, čo sa na nich nakopilo, vybavili niektorým z týchto štyroch spôsobov:
- Zmazať, pretože sa jedná o hlúposti.
- Delegovať, pretože sa o to môže (alebo musí) postarať niekto iný.
- Okamžite spracovať, pokiaľ riešenie nepresiahne 2 minúty.
- Naplánovať na neskôr, pretože to nejaký čas zaberie.
Na stoly nepozeráme stále, rovnako ako si nečítame všetky maily hneď, ako nám prídu. Než si vytvoríte návyk, kľudne si nastavte budík na každé 2 hodiny. Čas medzi „čistením stolov“ potom môžete venovať sústredenej práci.
Odkiaľ úlohy prichádzajú
Pri pomyselnom upratovaní stolu je potrebné myslieť na to, že nové úlohy sa môžu hrnúť odkiaľkoľvek - mailom, v SMS, poštou, alebo napríklad v chate na Teamse. Zatiaľ čo zmienených stolov máme mnoho, miesto, kde plánujeme úlohy, musí byť len jedno.
Môžu to byť napríklad farebné lístočky na monitore, zápisky v mobilnom kalendári, tlačený diár, Microsoft OneNote, alebo môžete využiť pre správu úloh eWay-CRM. Každé riešenie má svoje čaro.
Princíp je jednoduchý: Ak pri čistení stolu zistím, že požiadavku je treba si naplánovať (spôsob č. 4), naplánujem si ho do svojho TODO listu.
Nie je možné udržiavať pod kontrolou viac zoznamov. Duševnému zdraviu dobre prospieva, keď viete, že akonáhle vyriešite túto frontu, máte hotovo.
Ktorú úlohu si vybrať
GTD hovorí, že pri plánovaní úloh okrem termínu splnenia nastavujeme tiež kontext – teda akési prostredie, v ktorom sa môžeme nachádzať. Ako príklad sú často uvádzané kontexty V kancelárii, Telefón, Email alebo napríklad V kľude prečítať.
Tento spôsob triedenia vytvára racionálnejšie rozdelenie podľa toho, či máme práve k dispozícii stôl, stoličku a počítač alebo sme na chodníku a máme len mobil. Vo chvíli, keď čakáte na vlak predsa môžeme siahnuť po úlohách typu Telefón a vybaviť pár hovorov. Iné požiadavky naopak vyžadujú chvíľku sústredenia a poriadny hrnček kávy.
Na kontextoch je čarovné aj to, že pokiaľ sa práve necítite na to volať svojim klientom, môžete mať napriek tomu priestor odpovedať na maily.
Jednoducho máte pod kontrolou to, do čoho sa práve chcete pustiť.
Neodhryznúť si príliš veľké sústo
Pri plánovaní úloh si možno veľmi ľahko odhryznúť príliš veľké sústo tým, že si naplánujeme veľmi rozsiahle úlohy, ktoré mávame tendenciu odkladať. Bohužiaľ, sa potom plánovaný termín dokončenia ľahko stane nereálnym.
Tomu ale možno ľahko predísť tým, že namiesto komplexnej úlohy vytvoríte projekt a naň naviažete jasne definované podúlohy, z ktorých už bude zrejmé, ako časovo náročné vlastne sú. Úloha Vytvoriť návrh zmluvy predsa len vytvára priaznivejší dojem, že ju možno stihnúť behom popoludnia, než úloha pomenovaná ako jeden celý projekt, ktorého dokončenie zaberie niekoľko dní.
Pravidelná revízia
Práve preto, že nie všetky úlohy možno spracovať ihneď, je okrem priebežnej kontroly prichádzajúcich úloh potrebná tiež pravidelná revízia naplánovaných úloh. Ideálne je si každé ráno urobiť kávu a behom 5 minúť skontrolovať včerajšie úlohy a rozvrhnúť sily do nového dňa. Niekomu naopak vyhovuje každodennú revíziu robiť na konci dňa, keď už nemá energiu na nič iné.
Na úlohy je ale podľa GTD potrebné nahliadať aj z týždennej perspektívy. Vďaka tomu si môžeme lepšie rozvrhnúť prácu na nadchádzajúci týždeň, alebo zrevidovať celé projekty či prehodnotiť ciele z dlhodobejšieho hľadiska (raz za mesiac a raz za rok).
Kedy začať? Napríklad hneď
Uviesť Getting Things Done do praxe nie je žiadna nadľudská úloha. Len je potrebné si postupne osvojiť potrebné návyky, ktoré z GTD vychádzajú. Môžete začať napríklad hneď:
- Zvoľte si vhodný nástroj – ceruzka, papier / OneNote / eWay-CRM
- Vytvorte si kontexty – v eWay-CRM sú to kategórie
- Vyčistite Inbox
- Naplánujte si úlohy na jednotlivé dni
- Začnite spracovávať úlohy
Zistili ste po pár dňoch, že sa vám úlohy stále kopia? Nič sa nedeje. K vytvoreniu návyku je vraj treba činnosť opakovať 21 dní za sebou. Nevzdávajte to a nebojte sa začať znova. Prípadne sa pred novým pokusom obohaťte o znalosti z eWay-Booku Ako mať všetko hotové, alebo vyskúšajte nasledujúce školenie Úlohy a riadenie času podľa Getting Things Done.
