Dobre napísaný obchodný list vám môže pomôcť zjednodušiť a zrýchliť komunikáciu s klientmi, partnermi, či dodávateľmi. Písanie obchodnej korešpondencie ale nie je také jednoduché, ako by sa mohlo zdať, a nie je to tak dávno, kedy bolo bežnou súčasťou stredoškolských osnov.
V tomto článku sa naučíte, ako formátovať obchodné listy bez toho, aby ste absolvovali celý školský rok.
1. Základy formátovania obchodných listov
Aby vaše obchodné listy pôsobili profesionálne, používajte správne formátovanie. To zahŕňa niekoľko kľúčových prvkov:
- Používajte štandardné font, ako je Arial alebo Times New Roman, a uistite sa, že veľkosť písma je ľahko čitateľná.
- Zahrňte záhlavie, ktoré obsahuje názov vašej spoločnosti, adresu, telefónne číslo a e-mailovú adresu.
- Nezabudnite na dátum listu a adresu príjemcu. Používajte formálne oslovenie ako "Vážený pán Novák" alebo "Vážená pani Procházková" av celom liste používajte zdvorilý tón.
- Zakončenie vášho listu (vrátane podpisu) by malo podčiarknuť profesionálny tón celého listu.
2. Správne oslovenie
Správne oslovovanie príjemcu je dôležitým prvkom písania obchodnej korešpondencie.
Ako už bolo spomenuté, je dôležité použiť formálne oslovenie ako "Vážený pán Novák" alebo "Vážená pani Procházková". Ak nepoznáte pohlavie alebo meno príjemcu, použite neutrálne oslovenie ako "Vážený pane / Vážená pani" alebo "Dobrý deň”.
Ak má príjemca titul, ako je "Ing." alebo "Mgr.”, môžete ho osloviť titulom namiesto priezviska.
Nakoniec sa hlavne uistite, že meno príjemcu je správne napísané a vyskloňované. Správnym oslovovaním príjemcu ukazujete rešpekt a profesionalitu vo vašej komunikácii.
3. Buďte struční a zrozumiteľní
Text píšte stručne a zrozumiteľne, aby vaša správa bola pre príjemcu pochopiteľná.
Pozrite sa, ako to dosiahnuť:
- Používajte krátke a jednoduché vety namiesto dlhých a zložitých.
- Rozdeľte svoj text na krátke odseky, a používajte nadpisy a zarážky, aby bol text prehľadný.
- Držte sa jednej témy na odsek a uistite sa, že každý odsek logicky prejde do ďalšej.
- Vyhýbajte sa zbytočným slovám alebo frázam a zahrňte iba informácie, ktoré sú relevantné pre oznámenia, ktoré sa snažíte odovzdať.
4.Udržujte si profesionálny tón
Pri písaní používajte profesionálny tón, aby váš obchodný list pôsobil dôveryhodne.
Pozrite sa, ako si vhodný tón udržať:
- Vyhýbajte sa slangu alebo hovorovému jazyku. Držte sa spisovnej slovenčiny a vyhýbajte sa neodbornému alebo príliš neformálnemu jazyku.
- Používajte pozitívny tón. Aj keď píšete ohľadom nejakého problému, snažte sa zamerať na pozitívne riešenie situácie namiesto toho, aby ste sa sústredili na negatívne aspekty.
- Buďte zdvorilí a vyhýbajte sa konfrontačnému štýlu komunikácie.
- Vyhnite sa príliš kvetnatému jazyku alebo zložitým vetám. Mohlo by to odviesť pozornosť od hlavného oznámenia vašej správy.
- Píšte sebavedome. Uistite sa, že váš list vzbudí dojem autoritatívnosti a dôveryhodnosti. Váš príjemca bude mať dôveru vo vaše schopnosti a odbornosť.
Pokiaľ váš štýl písania pôsobí profesionálne, vzbudíte v príjemcovi pozitívny dojem a dôveru vo vás i vašu spoločnosť.
5. List si skontrolujte
Akonáhle list dopíšete, skontrolujte si ho po sebe. Každá chyba, ktorú v texte necháte, by pôsobila neprofesionálne.
Tu je niekoľko tipov, ako si kontrolu textu zjednodušiť:
- Medzi písaním a kontrolou textu si dajte pauzu, aby ste si oddýchli ak listu ste sa vrátili s čerstvým pohľadom.
- Prečítajte si list nahlas. Pomôže vám to odhaliť chyby, ktoré by ste si inak pri tichom čítaní nemuseli všimnúť, a uvedomiť si, že niektoré formulácie môžu pôsobiť neohrabane.
- Skontrolujte si gramatiku a interpunkciu. Uistite sa, že sú vaše vety gramaticky správne a že ste použili správnu interpunkciu.
- Použite nástroje na kontrolu pravopisu. Môžete použiť kontrolu pravopisu zabudovanú v Microsoft Worde, nainštalovať si Grammarly, alebo použiť Hemingway. Pomôže vám to odhaliť preklepy, ktoré ste mohli prehliadnuť.
- Pri obzvlášť dôležitej komunikácii požiadajte kolegu alebo kamaráta, aby list skontroloval. Môže odhaliť chyby alebo nájsť priestor na zlepšenie, ktoré ste si sami nevšimli.
Tým, že venujete určitý čas kontrole vášho obchodného listu, zaistíte, že bude bezchybný a bude pôsobiť profesionálne.
Záver
Dobre napísaný obchodný list vám pomôže zjednodušiť komunikáciu so zákazníkmi a ďalšími ľuďmi, ktorí sú spojení s vašim podnikaním. Stačí nasledovať našich 5 tipov, a budete písať listy, ktoré zanechajú profesionálny dojem a pomôžu vám byť efektívnejšie.
Záverom len pripomeňme: nezabudnite byť pri písaní listu struční a zrozumiteľní, udržiavať si profesionálny tón a pred odoslaním si list pozorne prečítať.
