Home office prináša zamestnancom množstvo výhod, ale zároveň môže byť náročné nájsť rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom. Ak chcete byť pri práci z domu rovnako produktívni ako v kancelárii, stačí si osvojiť 5 návykov, ktoré vám pomôžu efektívne riadiť čas a lepšie sa koncentrovať v domácom prostredí.
Predstavte si, že máte za niekoľko týždňov odovzdať projekt, ktorý rozhodne o vašom povýšení. Vy ste ale v kancelárii iba každý pondelok a štvrtok, zatiaľ čo ostatní vo vašom tíme pracujú v tieto dni z domova. Nebudete sa obávať, či na diaľku zvládnete spolupracovať?
Nebojte, aj z pohodlia domova je možné byť produktívne. A začať môžete napríklad hneď zajtra:
1. Vytvorte si ranné rituály
Pri práci z domu je zložité oddeliť pracovný život od osobného. Môžu vás rozptyľovať osobné záležitosti, často sa potom márne snažíte koncentrovať, strácate pojem o čase, váš pracovný deň utečie ako voda, a úlohy, ktoré ste mali na daný deň naplánované, s nepríjemným pocitom odkladáte.
Ak ste sa v predchádzajúcej vete našli, skúste si vytvoriť ranné rituály – drobné úlohy, ktoré vášmu mozgu dodajú dávku dopamínu. Môže to znieť úsmevne, ale naplánujte si aj také drobnosti ako ustlanie postele, vyčistenie zubov, oholenie, učesanie alebo nalíčenie. Spoločným aspektom všetkých týchto úloh je, že majú jasný začiatok a koniec. Pre vašu pohodu nie je nič lepšie ako si každé ráno odškrtávať úlohy s vedomím, že ste hneď na začiatku dňa niečo dokázali. Hoci sa jedná o úplné maličkosti.
Vďaka tomuto jednoduchému triku sa budete cítiť produktívni a motivovaní, než sa vrhnete na prácu. Navyše, keď tieto drobnosti stihnete vybaviť skoro ráno, nehrozí, že by ste k nim odbiehali v priebehu dňa.
2. Naplánujte si svoj čas
Schopnosť sa intenzívne sústrediť je pomerne vzácna a každý, kto sa touto schopnosťou narodil, si môže gratulovať. V skutočnosti ale má väčšina ľudí home office spojený s multitaskingom. Bohužiaľ.
Poradiť si s tým môžete tak, že si naplánujete deň tak, aby ste sa vždy sústredili na jedinú úlohu. Naplánujte si čas, kedy nebudete robiť nič iné ako sa sústrediť na prácu. Urobte si rozvrh na každý deň a stanovte si pravidelný čas, počas ktorého sa dokážete po dlhú dobu hlboko a neprerušovane sústrediť.
Nie každá úloha je ale zaujímavá a pri dlhom sústredení môžu myšlienky utekať rôznymi smermi. Dôležité je v takej chvíli nič nelámať cez koleno, prijať, že sa práve nemôžete sústrediť, a radšej si chvíľku oddýchnuť než prokrastinovať na sociálnych sieťach.
3. Veci, ktoré odvádzajú vašu pozornosť, si zapisujte bokom
Rušivých vplyvov, kvôli ktorým naše myšlienky odbiehajú od práce, je celý rad. Počas sústredenia si môžete spomenúť na niečo dôležité, ako je napríklad zaplatenie účtu alebo ozvať sa späť priateľovi, ktorému som nezdvihol telefón. Tieto záležitosti sú síce tiež dôležité, ale môžete sa nimi zaoberať neskôr.
Aby ste nemuseli myslieť na to, čo vás čaká, až dokončíte prácu, vezmite si napríklad zápisník alebo si vytvorte dokument vo Worde, na Googli, a zapisujte si všetko, čomu by ste neskôr mohli venovať čas. Akonáhle sa zápisom skončíte, môžete zase presunúť pozornosť späť k práci.
4. Oddeľte prácu od osobného života
Ľudia, ktorí majú radi prácu na home office, si väčšinou pochvaľujú, absenciu rutiny, ktorú pociťovali pri dochádzaní do kancelárie. Aspoň základný denný režim by ste si ale mali vytvoriť aj tak.
Jednou z najdôležitejších vecí je vyčleniť si priestor pre prácu mimo svojej izby, aby ste po skončení pracovného času mohli opustiť pracovnú miestnosť a ísť si oddýchnuť do spálne alebo do obývačky. Pomôže vám to myšlienkovo odlíšiť pracovný čas od vášho voľného času.
Ďalšou častou otázkou je nastavenie hranice medzi flexibilitou, ktorá vyhovuje zamestnancovi, a predstavou zamestnávateľa o pracovnom čase. Časová flexibilita je jedným z hlavných dôvodov, prečo je home office tak obľúbený. Každý zamestnanec má určité záväzky a niektoré firmy, ktoré home office umožňujú, si často neuvedomujú, že od svojich zamestnancov požadujú príliš veľa.
Ideálne je stanoviť si vzájomné hranice hneď na začiatku. Pokiaľ však dôjde k nezhode aj tak, nemusíte sa hneď zamestnávateľovi vyhrážať výpoveďou. Namiesto toho môžete napríklad sľúbiť zamestnávateľovi, že naliehavým požiadavkám venujete čas hneď ráno, aby nemal pocit, že sa snažíte vyhnúť práci a zvyšok práce dokončíte neskôr.
5.Používajte softvér, ktorý vám pomôže s organizáciou
Produktivita a organizovanosť sú jednoznačne spojené nádoby. A pri práci z domu obzvlášť. Vezmite si, ako dlho občas trvá, kým vôbec dostanete nejakú informáciu od kolegu, ktorý by inak sedel vedľa vás. Zdieľanie informácií, dokumentov a ďalšie prekážky pri spolupráci na diaľku je skrátka potrebné riešiť.
Vo svete moderných aplikácií našťastie nájdete množstvo organizačných nástrojov, ktoré vám pomôžu udržať si dokonalý prehľad o práci aj v dňoch, kedy pracujete z domova.
Akými aplikáciami by ste sa teda mali vybaviť?
Microsoft 365 (Outlook a Teams)
Pri spolupráci na diaľku je nesmierne dôležité udržiavať jednoduchú a centralizovanú komunikáciu. Microsoft 365 obsahuje všetky nástroje, ktoré vám pomôžu komunikovať a spolupracovať s kolegami a zamestnávateľom bez ohľadu na vzdialenosť.
Môžete si preposielať e-maily, dohovárať si schôdzky cez Teams, aby ste nahradili osobný kontakt, a mali istotu, že váš šéf je na rovnakej vlne ako vy, a podobne.
Online dokumenty (Word, Excel, SharePoint)
Aplikácie pre prácu s dokumentmi online sú dnes štandard. Keď potrebujete, aby vám váš kolega odovzdal dôležitý dokument, môže to urobiť online. Softvér ako Word alebo Excel sú na pracoviskách stálicami už niekoľko rokov, ale ich využitie je čoraz viac tímové a online. Spoločne so SharePointom nám umožňujú transparentnú spoluprácu, zvyšujú produktivitu tímu a pomáhajú rozvíjať pracovné prostredie.
eWay-CRM
Aplikácie sú skvelým pomocníkom. Určite ale poznáte, aké to je, keď máte vedľa seba otvorených niekoľko aplikácií súčasne. Neustále prepínanie medzi oknami a prepisovanie informácií z jednej do druhej je frustrujúce a používateľ sa tak ľahko stratí. Čo keby ste namiesto toho pri práci z domu využívali jeden softvér, ktorý zvláda všetko?
Či už chcete organizovať e-maily, delegovať úlohy, pridávať termíny do kalendára alebo synchronizovať kontakty, eWay-CRM ponúka skvelý spôsob, ako udržať všetkých spolupracovníkov a manažérov v obraze, pretože funguje ako prirodzená súčasť Microsoft 365 a Outlooku. Všetko teda zvládnete v rámci ekosystému Microsoftu, v ktorom sme všetci zvyknutí pracovať už po dekády.
Záverom
Niekedy môžete mať pocit, že najproduktívnejší ľudia vo vašom tíme, ktorí pracujú z domu, sú kúzelníci. Sú to však iba obyčajní ľudia ako vy. Naučte sa tiež prekonávať prokrastináciu a efektívne spolupracovať na diaľku.
Určite sa tiež porozprávajte s ľuďmi vo vašom tíme a nastavte si spoločné riešenie – spoločné pravidlá a spoločné nástroje. Uvidíte, že produktivita vášho tímu potom bude rovnaká, aj keby ste malipobočky rozmiestnené po celom svete.
