Pri porovnávaní CRM systémov platí zlaté pravidlo – testovať, testovať a zase testovať. A tým mám na mysli testovať na ostrých dátach, tj. konkrétnych klientoch a obchodných príležitostiach. Náhodné klikanie poskytne dojem z vizuálnej podoby systému, ale o jeho funkciách a limitoch sa pri ňom veľa nedozviete. Príde vám to ako strata času? Tiež som si to myslela, než som nechala napáliť naleštenou zjednodušenou firemnou prezentaciou a potom som bola prekvapená.  

Príprava má hodnotu zlata

Vo firme (eWay System) sme pred časom začali hovoriť o prestavbe jedného z našich produktov, bezplatnej verzie eWay-CRM. Myslíme si, že podpora malých podnikateľov alebo firemných špecialistov, ktorí chcú efektívne pracovať, je dôležitá. Pri tej príležitosti sme sa pozreli na ďalšie bezplatné CRM systémy. Vybrali sme iba tie, ktoré sú skutočne zdarma rovnako ako je eWay-CRM, teda nejde o trial verziu plného systému ani o vyprázdnené obvodové steny robustných CRM systémov. Tým najlepším možným pre naše porovnanie je platforma HubSpot CRM.  

Môj prvý dojem z HubSpotu bol jednoducho „wow“. Tak som si vytvorila účet, nainštalovala plugin k Gmailu na Google Workspace a začala testovať. Rozdiel je poznať hneď z úvodu. HubSpot je klasické cloudové CRM otvárateľné v prehliadači. Pre eWay-CRM potrebujete Outlook. Prekvapivo sa potom dá používať aj vo webovej verzii rovnako ako HubSpot, ale na začiatku je klasický desktopový Outlook. Som z generácie Z a na inštaláciu do notebooku som sa pôvodne pozerala cez prsty. Vďaka tomu však eWay-CRM funguje i offline. To sa hodí, keď pracujem doma a v špičke začne padať internetové pripojenie. V práci som to zatiaľ nevyužila, ale pri práci na home office to zrazu začalo dávať zmysel.  

Zákaznícka podpora 

Prvý dojem zo zákazníckej podpory bol skvelý na oboch stranách. Z HubSpotu ma obratom e-mailom kontaktovala obchodná zástupkyňa. Prekvapivo neprišlo žiadne bombardovanie predajnými výzvami. Hoci komunikácia bola v angličtine, do 24 hodín mi vecne odpovedala na môj dotaz k integrácii českého lokálneho systému. 

U eWay-CRM je to podobné. Klientov kontaktuje obchodný zástupca, ktorý sa zameriava na zistenie potrieb klienta s cieľom naviesť ho k správnym funkciám alebo ho inspirovať tým, ako podobnú vec vyriešili ďalší klienti z rovnakého alebo podobného odboru.  

HubSpot nemá českú klientskú podporu ani nie je možné prostredie CRM systému prepnúť do češtiny. Mne to nevadí, ale viem, že v českých firmách ľudia nenesú dobre keď CRM alebo ERP program nie je dostupný v češtine. eWay-CRM by teda jednoduchšie oslovilo českých používateľov. To bol iba začiatok a plná zvedavosti som šla testovať ďalej.  

eWay-CRM 

Toho ako v eWay-CRM nastaviť tmavý režim som sa nedopátrala. Na blogu bol síce článok so zmienkou, že je k dispozícii už od verzie 6.0, ale to mi veľmi nepomohlo. O rok skôr bol už dokonca k dispozícií na mobilech. Nedalo mi to a šla som za tými najpoverenejšími do vývojového oddelenia. Kolega Štěpán mi prezradil, že pretože je eWay-CRM súčasťou Outlooku, tak stačí prepnúť Outlook do tmavého režimu. Vygooglila som teda nepríliš konkrétne stránku s návodom na webových stránkach Microsoftu a pri zapojení trochy fantázie sa mi podarilo Office prepnúť do tmavého režimu. Neprehliadnite, že sa prepne nielen Outlook, ale všetky aplikácie Microsoft Office. Naviac ma to trochu vyľakalo. Po zmene nastavení sa Outlook a všetky ďalšie aplikácie z Office 365 bez varovania reštartovali. Neplánovane tak testujem tmavý režim i vo Worde alebo v Exceli. Úplne z toho nejasám, ale je to dobrodružstvo.  

Hubspot 

Obdobná detektívka ma čakala aj u HubSpotu. Prvé, čo som našla, bol plugin pre prehliadač Google Chrome. To som nechcela, tak som hľadala ďalej. Druhý článok upozorňoval na to, že je potrebné marketingové emaily pripravovať s ohľadom na to, že príjemca zdieľania môže mať jeden alebo druhý režim zobrazenia a tým pádom by niektoré farby alebo obrázky nemuseli predať ten správny chcený dojem. Pre moju profesiu je to užitočné upozornenie, ale ako bežnému používateľovi mi to nič neprinieslo. A tretí článok bol pre programátorov. Až po štvrté som sa na komunitnej stránke HubSpote v diskusii z júla 2021 dočítala, že HubSpot tmavý režim neponúka.  

Druhý záver z nastavovania tmavého režimu je, že forma, ktorú som si na začiatku predstavovala, teda iba prostredie CRM systému v tmavom režime, nie je možná ani v jednom prípade. U oboch je to čiastočne realizovateľné za určitých (rozdielnych) podmienok.  

Založenie obchodného prípadu 

Zajímalo ma, koľko času zaberie založení úplne nového kontaktu, resp. celkom nového obchodného prípadu. Každá firma to síce bude mať trochu inak, ale ukážem vám, ako to je u nás na marketingovom oddelení v eWay System. Pre porovnanie som si vzala fundraisingovú aktivitu z neziskovej organizácie.  

eWay-CRM 

V eWay-CRM založenie zákazky podnieti to, že mi niekto napíše e-mail. Cez ponuku pod stisnutím pravého tlačidla dám e-mail previesť na Príležitosť. V tu chvíľu sa mi zobrazí karta obchodnej príležitosti vo verzii pre obchodníkov.  

Pretože potrebujem marketingovú verziu, musím následne prepnúť v poli Typ na jinou variantu, napr. Blog. Prepíše sa mi pritom automaticky e-mail z Outlooku a predvyplní základné informácie ako je názov firmy alebo kontakt. Do textového poľa Poznámka si napíšem rámcové informácie a podľa potreby dám v hornej lište pridať nový Úkol naväzujúci na konkrétnu príležitosť. Potom už iba zmením stav v lište v Workflow a dávam Uložiť a zavrieť.  

Už skôr som si nastavila, aby sa mi všetky e-maily párovali s obchodnými príležitosťami. Nefunguje to na 100 % presne, ale väčšinu e-mailov určite nájdem pod správnym firemným profilom a nadväzujúcim obchodným prípadom. Tento spôsob zakladania obchodných príležitostí má svoje drobné nedostatky v podobe vzniku duplicít, ale eWay mi vie označiť e-maily od kontaktov, ktoré už sú v adresári uložené, a tým tomu čo najviac predchádzať.  

Druhá cesta vedie z ponuky eWay-CRM v Outlooku v hornej lište cez založenie novej firmy (Nová – Spoločnosť). V takom prípade je jednoduchšie spracovanie českých firiem, u ktorých sa údaje predvyplnia po zadaní firemného IČO alebo mena. Následne doplním do profilu firmy e-mail, ktorý ručne pretiahnem medzi oknami v notebooku. Mohla by som ho priradiť aj k firme alebo obchodnému prípadu, ale manuálny variant mi príde rýchlejšia. Ostatné je už rovnaké ako v predchádzajúcom prípade.  

U každého obchodného prípadu je možné si priamo v karte obchodnej príležitosti, firmy alebo kontaktu založiť Úlohu alebo automatickú Úlohu, ktorá potom vznikne vždy keď sa objaví nová obchodná príležitosť. Vďaka tomu nezostane žiadny klient bez odpovede a žiadna zákazka sa nestratí.  

HubSpot 

Po prihlásení do HubSpotu si môžem nastaviť kategóriu či sekciu, ktorú by som chcela vidieť na prvej úvodnej stránke. Môžu to byť vizualizované prehľady výkonu (Dashboards) alebo ktorákoľvek z hlavných kategórií. Tento spôsob úpravy vítam i keď som neskôr zistila, že mi vlastne žiadny z variantov nevyhovuje. Možno by som si neskôr vybrala dashboardy.  

Pre vytvorenie obchodného prípadu musím prejsť hneď niekoľkými kliknutiami. Idem do kategórie Contacts kde si vyberiem sekciu Companies. Cez tlačidlo Create Company sa mi zobrazí formulár pre vloženie webovej adresy alebo mena spoločnosti. Páči sa mi načítanie informácií o firme pri zadaní webovej adresy. Údaje potom môžem editovať a podľa potreby doplňovať.  

Následne sa mi otvorí profil firmy, ku ktorému môžem pridávať záznamy pre ďalšie kategórie (Contacts, Deals, Ticket, Attachments a Related Companies). Príjemná je možnosť si rýchlo pridať kontakt cez +Add v pravom stĺpci u jednotlivých sekcií. Bohužiaľ mi nové okno ponúkne najskôr možnosť “Associate existing”, tak musím prekliknúť na “Associate new”. Každý kontaktmôže byť prepojený iba s jednou firmou. Niektorých používateľov to však môže limitovať (eWay-CRM umožňuje širšie propojenie kontaktov naprieč firmami).  

Po vyplnení a uložení sa otorí karta kontaktu, ktorá už ponúka rozširujúci zápis aktivít (Activity, Notes, Email, Calls, Tasks, Meetings).  

Príjemná je možnosť poslať e-mail priamo z prostredia HubSpotu, čo je podobné odosielaniu e-mailov s možnosťou sledovania priamo z Outlooku v eWay-CRM. Bezplatná verzia HubSpotu má však jednu nevýhodu spočívajúcu v automatickom vložení loga a textu HubSpotu v závere emailu. (eWay-CRM nič takéto do Outlooku našťastie nepridáva.) 

 Edited with HubSpot. 

Aj v HubSpote môžem pokračovať vytvorením úlohy pre ďalšie kroky vedúce k spracovaniu obchodného prípadu. Ale o tom napríklad až inokedy.  

Nastavenie tmavého režimu 

Chvíľu to trvá, než sa človek porozhliada. HubSpot používam príležitostne niekoľko týždňov a stále niečo objavujem. eWay-CRM používam denne už niekoľko mesiacov a čas od času ešte tiež niečo nové objavím. Naposledy som skúmala tzv. tmavý režim. V posledných rokoch jeho popularita rastie a moje oči ho majú jednoducho radšej.  

Prvý záver, ktorý som si z toho odniesla, bol, že na výber CRM systému je potrebné si vyhradiť niekoľko týždňov až mesiacov. Testovanie behom jedného dňa nie je vhodné. Tých informácií je veľa a skôr to unaví, než človek zistí niečo zásadné. Odporúčam si na testovanie vyhradiť napríklad hodinu denne.   

Zajímalo by vás vedieť viac? Ďalšie porovnanie funkcií nájdete na rešpektovanom nezávislom portále Capterra (v angličtine).  

Pár slov o autorke 

Lidka Weinzettl je marketingovou riaditeľkou v spoločnosti eWay System, ktorá je tvorcom a distribútorom platformy eWay-CRM pro Microsoft Outlook. V posledných 16 rokoch mala možnosť poznať z pohľadu používateľa niekoľko rôznych CRM systémov. Zastáva názor, že žiadny CRM systém nie je rovnaký a každá firma by si mala nájsť „ten svoj“, tj. software, ktorý bude najbližší interným procesom alebo bude dostatočne tvárny na to, aby sa im čo najviac priblížil.