V minulom článku sme čitateľa zoznámili s generovaním potrebných nápadov pomocou metódy brainwriting. Dnes si ukážeme, ako prakticky zariadiť priebeh takejto schôdzky.
Je niekoľko spôsobov, ako brainwriting pojať. Môže sa jednať o interaktívny brainwriting, metódu 6-3-5, postup za pomoci kartičiek s nápadmi alebo pomocou online formulárov. Postupne si popíšeme všetky tieto techniky.
Desať zásad interaktívneho brainwritingu
- Zoznámte účastníkov s naplánovaným postupom.
- Rozdajte papiere, na ktorých bude každý z účastníkov vypisovať svoje nápady.
- Vysvetlite jasnú definíciu východzieho problému a z neho vyplývajúce otázky, na ktorú majú účastníci nájsť vhodné odpovede a daný problém tak vyriešiť (vstupný dotaz môže byť uvedený aj v hlavičke rozdaných papierov alebo napísaný na tabuľu).
- Určite časový rozvrh pre jednotlivé kolá brainwritingu (napríklad tri minúty pre prvé kolo a dve minúty pre nasledujúce štyri) a jasný postup pre odovzdávanie formulárov s odpoveďami (napríklad po smere hodinových ručičiek). Nejasne definovaný systém striedania môže narušiť dôveryhodnosť celého sedenia a narušiť jeho priebeh.
- Uistite sa, či nemá niekto zo zúčastnených nejaké doplňujúce otázky, či už k formulácii úvodnej otázky alebo ohľadom naplánovaného postupu.
- Upozornite účastníkov, nech si nezabudnú prečítať nápady svojich predchodcov a neváhať ich kedykoľvek ďalej rozšíriť, pozmeniť alebo akokoľvek nakombinovať.
- Zaistite pre všetkých dostatok náhradných papierov.
- Zahájte prvé kolo.
- Zreteľne oznámte koniec prvého kola, rovnako ako začiatok i koniec všetkých nasledujúcich. Na konci každého kola požiadajte účastníkov o odovzdaní vyplnených papierov dohodnutým smerom.
- Na konci sedenia vyberte od účastníkov všetky formuláre a pripravte ich pre ďalšie komentáre, nápady a podnety.
6-3-5
V rámci brainwritingovej metódy označovanej ako 6-3-5 požiadate šesť účastníkov alebo účastníčok, aby počas piatich minút vymysleli tri nápady, ako vyriešiť zadanú otázku. Pokúste sa ich motivovať k návrhom nových riešení a kombináciu vlastných nápadov s návrhmi ostatných.
Účastníci spisujú svoje odpovede v tichosti, aby sa nemohli ovplyvňovať inak, ako prostredníctvom napísaných riešenie. Po prvých piatich minútach odovzdajú účastníci svoje nápady svojmu susedovi, ktorý sa nad nimi zamyslí a pridá svoje vlastné.
Celý proces sa opakuje šesťkrát, čo znamená 6 × 3 × 6 a vo výsledku potom celkom 104 nápadov. V praxi navyše zvyčajne zistíte, že účastníci často prídu s viac než len s tromi požadovanými nápadmi.
Kartičky s nápadmi
V rámci tejto metódy poproste účastníkov, aby spisovali svoje nápady kontinuálne na jednotlivé kartičky a po dopísaní ich odložili na stranu. Ak niektorý z účastníkov potrebuje inšpiráciu, môže si požičať pár kartičiek od niektorého zo svojich kolegov a nadviazať na ne. Na každej karte by mal byť uvedený vždy len jeden nápad.
Postup sa dá pozmeniť aj formou "jeden nápad a rýchla prihrávka", keď každý účastník napíše na papier jeden nápad a potom ho odovzdá svojmu susedovi, ktorý nadviaže vlastným návrhom. Proces sa opakuje, kým organizátor nezavelí dosť.
Online formuláre
Ak chcete uskutočniť brainwriting na diaľku, môžete využiť online formuláre Excel Spreadsheet. Zostavíte zoznam účastníkov a každého požiadate aby zmestili svoj nápad do jedného riadku formulára.
Ak každý napíše svoje nápady do jednej bunky, môžu ich ostatní využiť pre vlastnú inšpiráciu. Tým pomôžete vyvolať ducha súťaživosti, ktorý môže v reálnom čase dodať celému procesu potrebnú šťavu.
Brainwriting alebo brainstoming?
Ako sme písali v úvodnom článku o brainwritingu, oproti známejšom brainstormingu má táto metóda niekoľko výhod. Vzhľadom na to, že účastníci spisujú svoje nápady potichu a nevedú žiadnu diskusiu, získate veľké množstvo podnetov počas relatívne krátkej doby. Na ich vzniku sa podieľajú všetci zúčastnení a dostane sa tak potrebnej pozornosti aj inak skôr tichším alebo hanblivým účastníkom.
Svoje odpovede navyše ich autori nepodpisujú a brainwriting je tak do značnej miery anonymný. Môžu tak prísť aj návrhy, ktoré by autori inak považovali za príliš odvážne alebo by mali obavy z ich prijatia vedúcimi pracovníkmi. Kolovanie papierov s vypísanými nápadmi taktiež umožňuje ďalej rozvíjať nápady kolegov spôsobmi, ktoré by ich pôvodného navrhovateľa možno ani nenapadli.
