10 jednoduchých tipů, jak udržovat CRM databázi čistou a aktuální

Pozrime sa na niektoré zaujímavé štatistiky, ktoré poukazujú na dôsledky zanedbania kvality databázy CRM.

Podľa spoločnosti Experian má 94% spoločností podozrenie, že ich údaje o zákazníkoch a potenciálnych zákazníkoch obsahujú nezrovnalosti. To, samozrejme, vyvoláva obavy o spoľahlivosť rozhodovania založeného na údajoch.

Ďalšia štúdia spoločnosti Gartner zistila, že zlá kvalita údajov stojí spoločnosti v priemere 15 miliónov dolárov ročne. To tiež zvyšuje dôležitosť toho, prečo by podniky mali riešiť otázky kvality údajov vrátane databáz CRM.

V nasledujúcom článku vám ukážeme 10 prekvapivo jednoduchých tipov, ako udržať svoju databázu CRM čistú a aktuálnu.

Obsah:

1. Nastavenie pravidiel na štandardizáciu údajov
2. Pravidelné čistenie dát v CRM
3. Zabezpečte overenie údajov počas zadávania
4. Školenie
5. Odmeňte zamestnancov za správnu správu databáz
6. Pravidelná kontrola zdrojov údajov
7. Pravidelné zálohovanie databázy
8. Nastaviť pravidelné monitorovanie ukazovateľov kvality údajov
9. Vykonávanie pravidelných kontrol správy údajov
10. Používate Outlook? Integrácia CRM vám pomôže spravovať vaše údaje
Záver

1. Nastavte pravidlá na štandardizáciu údajov

Štandardizácia dát je kľúčom k dosiahnutiu dlhodobo čistej a presnej CRM databázy. Stanovením jasných pravidiel zadávania údajov zabezpečíte konzistentnosť a vyhnete sa chybám spôsobeným nekonzistentným formátovaním.

Štandardizácia údajov zahŕňa nastavenie pravidiel pre formátovanie mena, adresy, telefónneho čísla a ďalších relevantných informácií v systéme CRM.

Napríklad adresy vyžadujú konzistentné formátovanie. Rozhodnite sa, ako formátovať poštové smerovacie čísla alebo štátne skratky, či chcete použiť skratky alebo hláskovať celé mená.

Podobne názvy vyžadujú štandardizáciu. Napríklad by sa malo určiť, či je krstné meno napísané ako prvé a potom priezvisko alebo naopak. Zadajte, či sa majú do názvov zahrnúť názvy.

2. Pravidelné čistenie dát v CRM

Aby boli údaje v CRM presné a aktuálne, je nevyhnutné vykonávať pravidelné čistenie. To zahŕňa systematické prehľadávanie a odstraňovanie duplicitných, neúplných alebo zastaraných záznamov z databázy. Vytvorením plánu a priradením zodpovednosti členom tímu vytvoríte rutinný proces udržiavania čistej databázy v CRM.

Pri používaní systému CRM, ktorý sa integruje s programom Outlook, využite funkcie, ktoré uľahčujú čistenie údajov. Použite možnosti vyhľadávania a filtrovania na identifikáciu duplicitných záznamov alebo zastaraných informácií.

Dôkladne skontrolujte každý záznam vo vašom systéme CRM. Overte presnosť a relevantnosť kontaktných informácií vrátane mien, adries, telefónnych čísel a e-mailových adries. Aktualizujte všetky zastarané alebo nesprávne informácie, aby boli informácie o zákazníkoch aktuálne.

Počas čistenia údajov by ste tiež mali zistiť a odstrániť duplikáty v CRM. Využite nástroje vo vašom CRM, ktoré vám pomôžu identifikovať duplicitné záznamy a poskytnúť jednotný a presný pohľad na každého zákazníka.

3. Zabezpečte overenie údajov pri zadávaní

Overenie údajov ako vstup slúži ako brána na zabezpečenie toho, aby sa pridávali iba platné a spoľahlivé informácie. Proces validácie pomáha udržiavať kvalitu údajov v CRM, aby ste sa na ne mohli spoľahnúť pri cielených marketingových kampaniach, personalizovanej komunikácii alebo reportingu.

Implementáciou preddefinovaných pravidiel a overovacích kontrol môžete zabezpečiť jednotné formátovanie a presnosť informácií zadávaných do vášho CRM systému. Tento proces slúži ako ochrana pred nesprávnymi alebo zavádzajúcimi údajmi.

Príkladom je vytvorenie nastavení pre používateľské polia. Pri vytváraní alebo úprave položky CRM informuje používateľa, ktoré pole je povinné a ktoré voliteľné, alebo že pole nie je vyplnené v správnom formáte.

4. Školenie

• Investujte do komplexného školenia: Je dôležité, aby vaši zamestnanci vedeli, prečo je dobrá databáza CRM dôležitá. Takéto školenia nielen rozšíria ich vedomosti, ale prispejú aj k ich aktívnemu príspevku k neustálemu zlepšovaniu presnosti údajov.
• Zdôraznite dôležitosť kvality údajov: Je dôležité vysvetliť dôležitosť čistej databázy. Váš tím by mal pochopiť, ako môžu presné údaje uľahčiť efektívne marketingové kampane, zefektívniť predajné procesy a zlepšiť komunikáciu.
• Praktické školenie o správe údajov CRM: Ďalšou dôležitou súčasťou školenia by malo byť poskytovanie praktických vedomostí o tom, ako správne zadávať a aktualizovať údaje v CRM. To zahŕňa výučbu správnych techník zadávania údajov. To zahŕňa dodržiavanie pokynov pre štandardizáciu údajov, vykonávanie overovacích kontrol a prijímanie opatrení na odstránenie duplicitných položiek.
• Pravidelné školenie: Nakoniec zvážte organizovanie pravidelného školenia pripomienok. Môžu pomôcť upevniť osvedčené postupy správy údajov. Môžete ich tiež použiť ako príležitosť pre svoj tím, aby sa dozvedel, čo je nové v práci s CRM, keď vyjde nová verzia alebo vykonáte zmeny v nastaveniach systému CRM.

5. Odmeňte zamestnancov za správnu správu databázy

Správna údržba firemnej databázy môže byť niekedy časovo náročná a nie každý zamestnanec jej automaticky dá prioritu. Zavedenie systému odmeňovania za čistú správu databáz môže byť účinným stimulom.

Ponúkanie odmien tým, ktorí odvádzajú vynikajúcu prácu, pomáha podporovať záväzok k lepšej organizácii a presnosti údajov. Toto uznanie tiež vytvára kultúru zodpovednosti v spoločnosti.

Je to proaktívny spôsob, ako zdôrazniť dôležitú úlohu, ktorú čisté údaje zohrávajú v podniku, a zároveň zvýšiť celkovú kvalitu a spoľahlivosť údajov.

6. Pravidelné preskúmanie zdrojov údajov

Pravidelná kontrola zdrojov údajov je ďalším tipom na udržanie čistých údajov CRM. Pravidelnou kontrolou a hodnotením spoľahlivosti a dôveryhodnosti zdrojov údajov môžete identifikovať a vyriešiť potenciálne problémy, ktoré by mohli ohroziť presnosť vašich údajov.

Začnite preskúmaním údajov, ktoré dostanete od poskytovateľov tretích strán. Uistite sa, že zdroje sú overené a poskytujú presné a kvalitné údaje z dlhodobého hľadiska. Hľadajte akékoľvek známky nezrovnalostí, ktoré môžu pochádzať z týchto zdrojov.

Okrem toho môže byť užitočné poskytovať priebežnú spätnú väzbu partnerom, ktorí vám poskytujú údaje. Pokúste sa vytvoriť nastavenie, ktoré vás vždy informuje o všetkých aktualizáciách, zmenách alebo potenciálnych problémoch s údajmi, ktoré sa môžu vyskytnúť a ktoré ovplyvňujú kvalitu databázy.

7. Pravidelne zálohujte databázu

Ak chcete, aby bola vaša databáza CRM čistá a aktuálna, nastavte pravidelné procesy zálohovania údajov. Vytvárajte kópie svojich údajov v stanovených intervaloch. Spoľahlivé zálohovanie je nevyhnutné v prípade straty alebo poškodenia údajov.

K strate údajov môže dôjsť v dôsledku zlyhania hardvéru, softvérových chýb alebo ľudských chýb. Bez záloh je obnovenie ťažké.

V prípade straty alebo poškodenia dát vám zálohy umožnia vrátiť sa do predchádzajúceho stavu. Tým sa minimalizuje vážne narušenie vášho podnikania a interakcií so zákazníkmi.

Uistite sa, že procesy zálohovania sú správne nakonfigurované a zabezpečené. Chráňte svoje údaje pomocou šifrovania. Proces obnovy pravidelne testujte, aby ste zaistili jeho účinnosť.

Stojí za zváženie CRM, ktoré vám ušetrí prácu manuálneho zálohovania. Napríklad v eWay-CRM automaticky beží zálohovanie dát do cloudu každý deň.

8. Nastavte pravidelné monitorovanie ukazovateľov kvality údajov

Aby bola vaša databáza CRM čistá a aktuálna, je dôležité stanoviť kľúčové ukazovatele kvality údajov a pravidelne ich monitorovať. Ide o jednoduché metriky, ako je úplnosť, presnosť a konzistentnosť údajov, ktoré vám ukážu oblasti na zlepšenie.

Pri monitorovaní ukazovateľov kvality údajov stanovte prahové hodnoty na určenie prijateľných úrovní – napríklad neúplné údaje. Definujte, čo sa myslí pod prijateľnou úplnosťou, presnosťou a konzistentnosťou vašich údajov. Ak niektorý z ukazovateľov klesne pod prahové hodnoty, znamená to, že na ich rýchle riešenie sú potrebné nápravné opatrenia.

9. Vykonávajte pravidelné kontroly správy údajov

Pravidelné preskúmania správy údajov zahŕňajú hodnotenie účinnosti procesov a politík správy údajov s cieľom zabezpečiť, aby boli v súlade so stanovenými pravidlami a cieľmi.

Vyhodnoťte, do akej miery váš tím dodržiava stanovené štandardy a pokyny pre kvalitu údajov. Skontrolujte postupy zadávania údajov, procesy overovania a postupy údržby údajov. Identifikujte všetky medzery alebo slabé stránky, ktoré môžu ovplyvniť kvalitu a spoľahlivosť údajov.

Ak nájdete oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť, vykonajte potrebné úpravy postupov správy údajov. To môže zahŕňať spresnenie usmernení na zadávanie údajov, aktualizáciu pravidiel overovania alebo zlepšenie programov odbornej prípravy v oblasti kvality údajov.

10. Používate Outlook? Integrácia CRM vám pomôže spravovať vaše údaje

Integrácia vášho CRM systému s programom Microsoft Outlook prináša množstvo výhod, ktoré prispievajú k čistejšej a spoľahlivejšej správe údajov. Táto integrácia funguje ako most medzi týmito dvoma nástrojmi a rôznymi spôsobmi zlepšuje kvalitu údajov.

Synchronizáciou informácií, ako sú kontakty, e-maily, schôdzky a úlohy, priamo medzi programom Outlook a systémom CRM, sa výrazne znižuje možnosť ľudskej chyby pri zadávaní údajov. Tým sa minimalizuje potreba manuálneho zadávania a prepisovania údajov medzi platformami, čím sa zvyšuje presnosť a konzistencia údajov.

Pri komunikácii so zákazníkmi sa zmeny v zákazníckych dátach automaticky premietajú do CRM. Vďaka tomu je oveľa spoľahlivejšie zabrániť zastaraným informáciám.

V neposlednom rade táto harmonizácia medzi programami Outlook a CRM podporuje lepšie prijatie používateľmi. Keď tímy uvidia jednoduchosť a výhody integrovaného systému v známom rozhraní programu Outlook, je pravdepodobnejšie, že naplno využijú výhody CRM. Výsledkom sú lepšie udržiavané a čistejšie údaje v CRM.

Záver

Na záver, udržiavanie čistej a aktuálnej databázy CRM nie je len dobrým postupom, ale aj kľúčovým aspektom, ak chcete zo svojho CRM systému vyťažiť maximum. Ak ste doteraz nevedeli, ako ideálne udržiavať databázu CRM, teraz máte praktické pokyny, na ktorých môžete stavať.

Implementáciou 10 tipov v tomto článku môžete zabezpečiť, aby vaše údaje zostali cenným aktívom, ktoré posilní možnosti vašej firmy.