Organizácia kontaktov je nočná mora každého z nás. Telefón, Outlook alebo vizitkovník sú jednoduché a praktické riešenia. Ale vo chvíli, keď potrebujeme kontakty triediť, alebo dohľadať starý mail, profesionálny nástroj môže ušetriť veľa času.
Ako vieme, čas sú peniaze. Keď nemôžete nájsť kontakt na dodávateľa, a desiatky minút hľadáte stratenú vizitku, starý mail alebo nemôžete nájsť kontakt v telefóne kvôli preklepu, môžete rovno počítať zbytočné náklady. Áno, zdá sa to ako malichernosť, ale každá minúta, ktorú môžete využiť efektívnejšie, sa počíta.
Obzvlášť, ak existuje riešenie, ktoré vás nemusí stáť ani korunu - CRM systémy, vďaka ktorým nájdete aj roky starý kontakt behom chvíľky.
CRM v Outlooku
Ideálne riešenie sa samozrejme nespozná iba podľa toho, že je zadarmo. Ak používate Microsoft Outlook, najskôr v ňom pri vybavovaní mailov a podobne trávite značnú časť pracovného dňa. Mať CRM systém zabudovaný priamo v Outlooku tak dáva perfektný zmysel. Nemusíte neustále prepínať z jednej aplikácie do druhej. Integrované riešenie, ako je eWay-CRM, je pre používateľa pohodlnejšie a intuitívnu prácu so systémom v dobre známom prostredí Outlooku si tak užijete od samého začiatku.
Namiesto chaotického listovania vizitkovníkom si v eWay-CRM stačí kontakty vyfiltrovať alebo kategorizovať a to, čo hľadáte, nájsť doslova rádovo v sekundách. Akonáhle kontakt nájdete, prichádza na radu to najlepšie. Nájdete v ňom doslova všetko, čo potrebujete. Poznámky z rokovaní, dokumenty alebo maily, ktoré sa môžu ku kontaktu nahrávať automaticky, kedykoľvek vám príde mail od daného kontaktu. Navyše je všetko naozaj jednoduché a intuitívne.
Prvé kontakty
Používatelia eWay-CRM ukladajú firemnú databázu do prirodzene prepojených modulov kontakty a spoločnosti. Ako už názvy napovedajú, kontaktom je každá fyzická osoba a tie sa jednoducho ukladajú do spoločnosti, v ktorej pracujú.
Ak ste práve nezačali podnikať, určite už máte vlastnú databázu kontaktov. V takom prípade bude najpohodlnejšie si vaše kontakty do eWay-CRM naimportovať hromadne. Z Outlooku alebo z Excelu.
Import kontaktov z Microsoft Outlook
Vzhľadom k tomu, že svet Microsoftu a eWay-CRM je skutočne previazaný, nie je žiadnym prekvapením, že hromadný import kontaktov z Outlooku je až neuveriteľne jednoduchý. Stačí v Outlooku kontakty označiť, kliknúť na ne pravým tlačidlom a vybrať Uložiť do eWay-CRM.
TIP: Okrem jednorazového importu môžete tiež aktivovať možnosť automatickej synchronizácie kontaktov medzi Outlookom a eWay-CRM.
Import kontaktov z Microsoft Excel
Ak nemáte vaše kontakty v Outlooku, vo vašich ostatných prípadoch si môžete pripraviť dáta v Exceli a jednoducho ich nahrať do eWay-CRM. Vďaka sprievodcovi importom dát z Excelu si svoje údaje prenesiete naozaj jednoducho. Ale nie je hanbou využiť výukové video, ktoré import popisuje podrobne.
Potom, čo si do eWay-CRM naimportujete vaše firemné kontakty, iste nebude dlho trvať, a budete si potrebovať uložiť aj váš prvý nový kontakt. To môžete urobiť dvomi spôsobmi. A obidva sú veľmi jednoduché.
Vytvorenie kontaktu z mailu
Prišiel vám mail od nového potenciálneho dodávateľa? Nie je nič jednoduchšie ako kliknúť pravým tlačidlom na mail v schránke Outlooku a vybrať možnosť Previesť na kontakt. Otvorí sa karta nového kontaktu s predvyplneným menom, stačí teda len doplniť existujúcu spoločnosť alebo rovnakým spôsobom vytvoriť novú, doplniť prípadne ďalšie známe údaje a uložiť.
Ručné vytvorenie kontaktu
Základný spôsob vytvorenia nového kontaktu vedie cez tlačidlo Nový na záložke eWay-CRM na hlavnom páse kariet v Outlooku. Ručné vytvorenie kontaktu je ideálnou voľbou počas telefonického rozhovoru alebo počas schôdzky s klientom.
Koniec hľadania ihly v kope sena
Teraz, keď máte svoje kontakty v eWay-CRM, je na čase si ukázať prvé výhody tohto riešenia. S pribúdajúcimi kontaktmi je napríklad čím ďalej zložitejšie dohľadať, čo hľadáte. Ako sa teda hľadania ihly v kope sena raz a navždy zbaviť?
Radenie a filtrovanie
Ak máte stovky alebo dokonca tisíce kontaktov, pravdepodobne si ich nebudete všetky pamätať menom. Aby ste našli koho hľadáte, pomôže vám si zoradiť, vyfiltrovať alebo zoskupiť kontakty na základe rôznych parametrov. V eWay-CRM si tak môžete nájsť napríklad iba zamestnancov konkrétnej firmy, alebo všetkých nákupcov z Plzne, kontakty, ktoré ste dlho neoslovili a podobne.
Na vytvorenie podobných tabuliek veľmi šikovní užívatelia Excelu obvykle vynakladajú obrovské úsilie. S eWay-CRM Free je to bez práce a rovnako ako v Exceli, aj tu si môžete vytvoriť vlastné pole a pri kontaktoch evidovať dáta podľa vlastných špecifických parametrov.
Kategórie
Druhou a jednoduchšou možnosťou, ako kontaktom priradiť špecifické parametre, sú kategórie. Vďaka nim môžete klientov, dodávateľov a aj ďalšie kontakty deliť napríklad podľa odvetví, teritórií a podobne.
Všetko potrebné na jednom mieste
A to najlepšie na koniec. Keď máte kontakty zorganizované a vždy nájdete ľahko a rýchlo koho hľadáte, je na čase kontakt otvoriť.
Pod kontaktmi a spoločnosťami máte všetko potrebné na jednom mieste. Zatiaľ čo pri spoločnostiach evidujete napríklad celý obchod či rozpracované projekty, pri konkrétnych kontaktoch vás bude zaujímať hlavne história komunikácie.
E-maily
Prehľadávanie mailovej schránky patrí medzi jedných z najväčších žrútov času. V Outlooku síce možno maily všemožne filtrovať, ale nie je nič jednoduchšie, než si otvoriť kontakt a prejsť si iba relevantnú komunikáciu.
Maily môžete ku kontaktom ukladať manuálne alebo si ukladanie nastaviť automaticky. Pozrite sa sami, aké je to jednoduché.
Denníky
Denníky v eWay-CRM slúžia k zápisom zo schôdzok, telefónnych hovorov a podobne. Rozhodne sa tak už nebude stávať, že by ste si pri jednaní zapísali poznámky na papier, ktorý potom nebudete môcť nájsť alebo ho proste stratíte. Všetky záznamy máte pekne poruke zoradené podľa dátumu alebo dôležitosti.
Dokumenty
Zmluvy, kalkulácie, fotodokumentácie zrealizovaných prác, skrátka akékoľvek potrebné dokumenty potrebujete, môžete ukladať priamo ku kontaktom. Rovnako ako staršie maily ich tak nemusíte hľadať v histórii, ale vždy ich nájdete pri príslušnhom kontakte.
Odrazový mostík
Organizácia firemných kontaktov je dobrý začiatok na ceste k efektívnemu riadeniu firmy s pomocou CRM systému. Vďaka eWay-CRM v Outlooku môžete prvý krok urobiť celkom zadarmo. Postupne si môžete všimnúť, že pri kontaktoch a spoločnostiach môžete tiež evidovať celé obchodné príležitosti, v nich potom zase úlohy a tak ďalej.
Zároveň s tým, ako rastú vaše skúsenosti s eWay-CRM, rastie i systém s vašou firmou. V prípade, že po čase používania eWay-CRM Free zistíte, že by ste napríklad radi začali používať v eWay-CRM pre Outlook ako nástroj pre riadenie projektov a e-mail marketing, alebo by ste váš systém radi prepojili s vašim účtovným systémom, webom a podobne, upgrade na eWay-CRM Premium je veľmi jednoduchý a plynulý.
