Trápnu situáciu, kedy dvaja obchodníci paralelne odpovedajú potenciálnemu zákazníkovi na rovnaký dopyt, iste každý pozná. Podobným chybám, kvôli ktorým firma nepôsobí profesionálne alebo dokonca stratí zákazku, pritom možno ľahko predchádzať. Komunikácia je v tíme základ. Ale ešte dôležitejší je systém. CRM systém, v ktorom sú jasne nastavené pravidlá.
Výhoda evidencie príležitostí v CRM softvéri spočíva v tom, že vďaka tomu obchodníci vidia spoločne všetky dopyty. A pri nich poznámky, emaily, dokumenty a podobne. Všetci tak majú dokonalý prehľad, ktorý ale závisí od svedomitosti obchodníka. Pokiaľ niektoré dopyty rieši po vlastnej osi a príležitosti v CRM nezakladá, môžu niektoré zabudnuté dopyty zostať opustené. Ako tomu predísť?
Dnešné moderné CRM systémy sú často napojené priamo na poštových klientov. Vo firmách je najčastejšie používaný Microsoft Outlook, a preto sa mnoho CRM systémov integruje práve s ním. Tie lepšie ponúkajú možnosť ručne previesť email na príležitosť. To je síce otázka iba dvoch kliknutí, problém je ale práve v tom, že to niekto musí vykonať manuálne. Bez toho sa dopyt do CRM nedostane. Skutočne nepriestrelným riešením je preto automatický prevod emailov na príležitosti. Pokiaľ sa na vás valí jeden dopyt za druhým, je to skoro až nutnosť.
Každá spoločnosť má nejakú spoločnú emailovú adresu, kam môžu klienti zasielať svoje dopyty (napr. [email protected]). Nastavíme teda automatický prevod všetkých emailov, ktoré sa tu objavia, na príležitosti. Potom už len využijeme workflow, ktoré nám pomôže jednoznačne určiť, kto bude za dopyt zodpovedný. Obchodník, ktorý sa novou príležitostí začne zaoberať, si ju privlastní ako jej riešiteľ.
TIP: Podobne ako vytváranie obchodných príležitostí z prichádzajúcich emailov v Outlooku možno riešiť i dopyty z webového formulára.
Krok 1 – Nastavenie automatického vytvárania príležitostí
Nastavme si teraz automatické vytváranie príležitostí v eWay-CRM na základe prichádzajúcich emailov. Najjednoduchší spôsob, ako to docieliť, je vďaka Zapieru, vďaka ktorému je prepojenie firemných systémov hračka. Či už používate Outlook alebo Gmail, bežte na zoznam doporučených integrácií s eWay-CRM, kde si vyberiete vám najbližší variant. My si teraz ukážeme napojenie na poštový server Office 365.
- Postavte sa na riadok Make eWay-CRM deals from new Office 365 emails a kliknite na Try It.
- Otvorí sa stránka s jednoduchou tabuľkou. Prihláste sa do vášho účtu Office 365 a eWay-CRM. Stačí kliknúť na príslušný riadok a potom na tlačidlo Connect a new account.
- Nastavenie prevodu emailov na príležitosti je predpripravené, takže akonáhle budete prihlásení, stačí kliknúť na Turn on Zap a je hotovo.
Zo všetkých emailov, ktoré prídu na [email protected] sa teraz stane príležitosť, v ktorej sa automaticky vyplní email, meno, názov príležitosti a dátum jej založenia. No nie je to jednoduchšie než zháňať programátora, ktorý by vám prepojenie systémov nastavil?
Krok 2 – Priradenie obchodníka
Akonáhle sa dopyt objaví v eWay-CRM, je potrebné, aby si ho obchodník, ktorý ho chce riešiť, privlastnil. Je to jednoduché, stačí len zmeniť vlastníka príležitosti. Vďaka tomu bude všetkým hneď jasné, kto má dopyt na starosti.
Pokročilejšie možnosti integrácie cez Zapier
Workflow prevodu emailov na príležitosti môžete aj upraviť. V tom prípade vo vyššie zobrazenej tabuľke vyberiete možnosť Go to Advanced Mode.
Pokiaľ je väčšina vašich dopytov od stálych zákazníkov a chceli by ste mať v príležitosti predvyplnené existujúce kontakty z vášho eWay-CRM, stačí vo workflow pridať jeden medzikrok. Alebo chcete automaticky nastaviť email [email protected] ako zdroj dopytov pri príležitostiach? Pridajte si novú hodnotu do zoznamu v eWay-CRM a v druhom kroku nášho predpripraveného workflow ju nastavte v poli Referral Source. Akonáhle zvládnete vytvoriť jeden workflow, ďalšie už budú hračka.
V porovnaní s nákladmi na vývojára, ktorý by integráciu naprogramoval, sa Zapier ako služba vyplatí, aj keby ste zostali iba pri základnom nastavení prevodu emailov na príležitosti. Ale možností je skutočne omnoho viac. Určite vám v budúcnosti pokročilejšie možnosti integrácie so Zapier ukážeme. Alebo sa rovno obráťte na našich konzultantov.
