Ako využiť Getting Things Done v CRM

Schopnosť organizácie práce je dôležitým faktorom úspechu. Metodika Getting Things Done od Davida Allena v tomto smere pomáha ľuďom po celom svete už 20 rokov. Ak tiež bojujete s organizáciou času a práce, skúste princípy GTD aplikovať v CRM systéme a buďte v práci maximálne efektívni.

Ak ste sa s organizačnými schopnosťami nenarodili, nezostáva iné, než sa tieto schopnosti naučiť. Ísť proti prírode je síce náročné, vyžaduje to disciplínu a osvojenie si určitých návykov, ale metodika GTD celý proces ohromne zjednodušuje. Vďaka nej budete vedieť presne, čo máte robiť, a už o mesiac sa prestanete topiť v úlohách a termínoch.

Začať s organizáciou práce podľa GTD môžete začať kľudne hneď. Stačí si vybrať vhodný nástroj. Môže to byť kľudne aj ceruzka a papier, ale skutočné zjednodušenie neorganizovaným osobnostiam prináša až profesionálny softvér. Ten prináša sadu pravidiel a odporúčaní, ktorými sa možno pri práci riadiť.

Nastaviť pravidlá GTD pre organizáciu práce sa dá skvelo v time management systémoch. Rovnako vybavené sú ale aj komplexné CRM systémy, ktoré majú potrebné funkcie pre time management. Jedným z takých systémov je eWay-CRM. Aké sú jeho kľúčové funkcie pre aplikáciu GTD v praxi?

TIP: Počujete o GTD prvýkrát? Prečítajte si článok o Getting Things Done, v ktorom metodiku bližšie predstavujeme.

Úlohy

Ak vás metodika GTD zaujala a už ste si o nej zistili viac, asi ste už premýšľali, kam si budete vaše úlohy zapisovať. V eWay-CRM máte všetky úlohy na jednom mieste, prehľadne členené a vždy rýchlo a pohodlne dostupné. Do modulu Úlohy sa dostanete ako vo vašom Outlooku či webovom prehliadači, tak aj v mobilnej aplikácii. Plánovať úkoly tak môžete kedykoľvek a kdekoľvek. Nezáleží na tom, či práve sedíte v kancelárii, na schôdzke u klienta alebo v aute.

Inbox v Outlooku

Miesto, v ktorom si úlohy plánujete, by malo byť iba jedno. Požiadavky sa na vás ale môžu hrnúť zo všetkých strán. Prostredníctvom SMS, od kolegov, ktorí stoja vo dverách kancelárie alebo napríklad v Outlooku. Práve na mail chodí veľká časť požiadaviek, ak nie vôbec najväčšia. A v tom je jedna z najväčších výhod eWay-CRM pre Outlook. Stačí si v súlade s GTD zorganizovať vašu doručenú poštu tak, aby ste videli iba nespracované požiadavky. Prichádzajúce maily s požiadavkami, ktoré nebudete môcť spracovať hneď, si potom môžete rýchlo previesť na úlohu a rovno s ňou pracovať v Outlooku.

Kategórie

Ďalšou z nosných myšlienok Getting Things Done sú tzv. kontexty, ktoré prikladáme k jednotlivým naplánovaným úlohám. Kontexty určujú, v ktorej chvíli je ideálne úlohu spracovať. Pri spracovávaní úloh sa tak neriadime striktne termínmi, ale tým, čo bude v danú chvíľu najefektívnejšie. Hoci dátumy sú pre úkoly tiež dôležité. Najprv by sme mali vyberať z dnešných úloh a až potom si vybrať konkrétnu úlohu podľa kontextu.

Kontexty môžu vyzerať napríklad takto:

1. Musí byť dnes
2. Telefón
3. E-mail
4. Kancelária
5. Čítať/premýšľať
6. Kontrolovať

Pri práci v eWay-CRM môžete k úlohám pridávať kontexty pomocou kategorií. Pri pohľade do zoznamu úloh na spracovanie sa potom vždy môžete podľa kategórie rozhodnúť, akú úlohu spracujete. Záleží, či ste práve v kancelárii, kde máte kľud sa sústrediť a naopak by ste telefonovaním rušili kolegov, alebo ste na ceste autom, vlakom či električkou, a vybavovanie mailov a hovorov je jediné, čo v tej chvíli zvládnete efektívne odbaviť.

Projekty a podúlohy

Predstavte si, že by v supermarkete mali v jednej obrovskej krabici všetok tovar dohromady. Taký nákup by bol príšerný zážitok. Je logické, že sa jednotlivé konzervy, fľaše, tyčinky a ďalší tovar triedi do menších krabičiek, ktoré sa potom prípadne balia do väčších krabíc a tie následne po celých paletách.

Pre organizáciu práce je zaradenie úloh do väčších celkov rovnako dôležité. V eWay-CRM tak okrem jednotlivých úloh môžete zakladať aj celé projekty alebo naopak podúlohy. Kedykoľvek si tak otvoríte projekt alebo úlohu, uvidíte, aké podúlohy je potrebné postupne spracovať, aby ste rozmotali celé klbko.