Ako odhadovať budúce tržby pomocou CRM systému

Predpovedanie vývoja tržieb je dôležité pre finančné plánovanie firiem. Pokiaľ ako firma chcete rásť a najať napríklad nových zamestnancov, mali by ste sa najprv oprieť o údaje, ktoré investíciu do rozvoja posvätia. A práve tieto údaje sú firmám, ktoré používajú CRM, ľahko dostupné.

Vedenie firmy nemôže zodpovedne robiť zásadné rozhodnutia, ako je najímanie nových zamestnancov alebo investície do nového vybavenia, pokiaľ nemá konkrétnu predstavu o tom, s akými finančnými prostriedkami bude môcť v nasledujúcich mesiacoch či rokoch operovať.

Základným stavebným kameňom každého takého rozhodnutia by mali byť na jednej strane čo najpresnejšie firemné údaje a na druhej strane vonkajšie i vnútorné faktory, ktoré tržby môžu ovplyvniť. Tými vnútornými môžu byť napríklad prijatie či odchod nového obchodníka, zľavové akcie alebo vylepšenie ponuky produktov či služieb. Medzi tie vonkajšie potom patrí napríklad ekonomická situácia v krajine, nová konkurencia či sezónne a ďalšie trendy.

Obzvlášť vonkajšie vplyvy môžu byť často nepredvídateľné, a tak je bezpečnejšie pracovať s určitou rezervou. Pokiaľ firma pri rozhodovaní nechce veštiť z gule, musí získať čo najpresnejšie vlastné predajné údaje. Na rozdiel od vonkajších vplyvov totiž možno predajné údaje vďaka CRM ľahko merať. Ak budete analyzovať tržby z minulých rokov či mesiacov alebo sa chcete oprieť o odhad budúcich tržieb vašich obchodníkov, v eWay-CRM získate konkrétne čísla ľahko a rýchlo.

Ako čo najpresnejšie odhadnúť príjmy z obchodných príležitostí

Firmy v eWay-CRM spravujú obchodné príležitosti, dokiaľ nezískajú zákazku. A práve očakávané príjmy z obchodných príležitostí môžu byť základom prognózy budúcich tržieb. Aby bol výsledok čo najpresnejší, priraďuje sa v eWay-CRM príležitostiam informácia o predpokladanej hodnote a pravdepodobnosti uzavretia zákazky. Pre získanie odhadu predpokladanej tržby potom väčšina firiem jednoducho vyberie obdobie, v ktorom potrebuje vyčísliť potenciálne tržby, a pri príležitostiach, ktoré do toho obdobia spadajú, vynásobí pravdepodobnosť príležitosti potenciálnou hodnotou.

Túto metódu, respektíve určovanie pravdepodobnosti, možno postaviť buď na úsudku obchodníkov alebo v eWay-CRM možno nastavenie konkrétnej hodnoty naviazať na tzv. automatické akcie, ktoré vychádzajú z workflow príležitostí. To, aká metóda je vhodnejšia, záleží na presnosti úsudku obchodníkov či na množstve obchodných príležitostí. Pokiaľ je príležitostí veľa, automatizácia môže byť prospešná.

Intuitívne určovanie pravdepodobnosti

V prípade, že pravdepodobnosť uzavretia zákazky určujú obchodníci sami, môžu pri subjektívnom hodnotení lepšie reflektovať dojem z osobnej schôdzky alebo telefonátu s potenciálnym zákazníkom. Nevýhodou však je, že obchodníci môžu byť niekedy prehnane optimistickí a je potreba hodnoty dlhodobo vyplňovať a upravovať.

Individuálny prístup k príležitostiam sa často osvedčuje firmám, ktorých proces spracovania obchodných príležitostí sprevádzajú dlhé rokovania. Povedzme, že firma vyrába a inštaluje vzduchotechniku do budov. Zákaziek pravdepodobne nebude mať toľko, aby sa im obchodníci nezvládali venovať starostlivejšie individuálne. Na základe každej schôdzky či telefonátu s potenciálnym klientom tak môže obchodník v eWay-CRM nielen pridať denník popisujúci výstup z rokovania, ale tiež prípadne upraviť pravdepodobnosť uzavretia zákazky.

Pravdepodobnosť uzavretia zákazky v eWay-CRM ľahko upravíte v rovnomennom poli na karte Príležitosti (rovnako ako predpokladaný dátum uzavretia a cenu zákazky):

Automatické nastavovanie pravdepodobnosti

Druhou možnosťou, ako nastavovať hodnotu pravdepodobnosti uzavretia zákazky, sú už skôr zmienené automatické akcie. Tento spôsob väčšinou vyhovuje firmám, ktoré spracovávajú väčšie množstvo menej náročných obchodných príležitostí.

Typickým príkladom vhodného využitia môže byť firma z potravinárskeho sektora. Povedzme, že mlyn spracúvajúci rôzne druhy múky reaguje na súčasné trendy a do svojej ponuky zaradí po novom pohánkovú a ryžovú múku. Obchodní zástupcovia rozpošlú ponuku nového produktu nákupným manažérom z obchodných reťazcov či majiteľom pekární, a tí sa následne rozhodnú, či o produkt majú záujem.

Avšak čo podnikanie, to originál. Názov a počet jednotlivých fáz workflow si tak môže každá firma v eWay-CRM nastaviť podľa svojich potrieb. V praxi potom pravdepodobnosť uzavretia príležitosti v jednotlivých stavoch môže vyzerať napríklad takto:

• Stav nový – Pravdepodobnosť 0%
• Kvalifikácia = 10%
• Záujem = 25%
• Ponuka = 50%
• Zmluva = 75%
• Uzavreté = 100%

Pravdepodobnosť sa zvýši (alebo výnimočne i zníži), keď sa zmení fáza, v ktorej sa obchodná príležitosť nachádza. Pre získanie odhadu budúcich tržieb potom už opäť stačí iba vynásobiť potenciálnu hodnotu príležitostí ich pravdepodobnosťou.

Ako získať súhrnný odhad budúcich tržieb v eWay-CRM

Aby ste získali odhad budúcich tržieb v eWay-CRM, bežte do modulu Príležitosti a v ňom si vyfiltrujte príležitosti s predpokladaným dátumom ukončenia v požadovanom období. Budete teda potrebovať mať v zozname príležitostí zobrazené stĺpce Plánovaný koniec, Cena, Pravdepodobnosť a Hodnota (pokiaľ nemáte, prispôsobte si zoznam pomocou funkcie Výber stĺpcov)

Akonáhle máte zoznam príležitostí prispôsobený a vyfiltrovaný podľa potreby, pod stĺpcom Hodnota (východzia mena) nájdete celkový odhad budúcich tržieb zo všetkých príležitostí v danom období. Pod stĺpcom Cena potom uvidíte súčet plánovanej finálnej ceny príležitostí a pod stĺpcom Pravdepodobnosť potom priemernú pravdepodobnosť všetkých príležitostí. Práve násobením ceny a pravdepodobnosti príležitostí sa odhad budúcich tržieb vypočítava.

V prípade, že budete chcieť počítať iba príležitosti, pri ktorých ste už odoslali potenciálnemu zákazníkovi ponuku alebo už len čakáte na podpis zmluvy, kliknite pravým tlačidlom myši na stĺpec Pravdepodobnosť a vyberte Zoskupiť podľa tohto poľa. V každom riadku teraz v stĺpci Hodnota uvidíte predpokladanú cenu všetkých príležitostí, ktoré sú v tejto fáze.

Ako analyzovať dáta z minulých tržieb

Ďalší spôsob, akým firmy často odhadujú budúce tržby, je analyzovanie tržieb za určité obdobie v minulých rokoch, podľa ktorých odhadnú tržby v rovnakom blížiacom sa období. To môže byť výhodnejšie pre firmy, ktorých ponuka je výrazne sezónna. Pokiaľ zostaneme pri potravinárskom sektore, dodávateľ debničiek s čerstvou bio zeleninou a ovocím iste zaznamená výrazne vyššie tržby v júni než v januári.

Niektoré firmy naopak sledujú tržby z posledných mesiacov a vyhodnotia trend, akým sa tržby uberajú. Tým sa môže prípadne opäť riadiť dodávateľ múky, keďže spotreba pečiva je viac-menej rovnaká celý rok. Obor, v ktorom firma podniká, by však mal byť stabilný. Pokiaľ tržby dosť kolíšu, možno len zložito sledovať nejaké trendy.

Výhodou oboch spôsobov analyzovania dát z minulých tržieb je, že sa jedná o reálne údaje tržieb, hoci minulých. Pokiaľ sa firme neosvedčí, ako hodnotia príležitosti obchodníci, môže byť tento spôsob ideálny. Špecifickou výhodou eWay-CRM je integrácia s účtovnými systémami POHODA, Money S3 alebo ABRA. Vedenie firmy tak nemusí kupovať ďalšie licencie pre účtovný softvér, stačí pre firemných účtovníkov (tí potenciál účtovného softvéru využijú naplno), pokiaľ chce mať prístup k finančným dátam.

Ako získať údaje o minulých tržbách v eWay-CRM

Údaje o minulých tržbách môžete v eWay-CRM sledovať v module Doklady. V stĺpci Typ si následne vyfiltrujte doklady typu Faktúra vydaná a v poli Platnosť do vyfiltrujte faktúry podľa dátumu splatnosti. Pod stĺpcom Cena (Východzia mena) potom uvidíte celkovú tržbu za zvolené obdobie.

Pokiaľ budete chcieť sledovať vývoj tržieb v posledných mesiacoch, vyfiltrujte si faktúry podobne s platnosťou napríklad od 1. do 31. júla tohto roku. Následne na stĺpec Platnosť do kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte Zoskupiť podľa tohto poľa. Faktúry sa vám zoskupia podľa dátumu. Aby sa zoskupili podľa mesiacov, kliknite ešte raz na pole Platnosť do pravým tlačidlom, vyberte Interval zoskupenia a Mesiac. Súčet tržieb za každý mesiac potom budete mať prehľadne usporiadaný v jednotlivých riadkoch.

Zaistite si dostatok informácií pre dôležité rozhodnutia

Pokiaľ chcete posilniť váš tím alebo zainvestovať do nového vybavenia, vďaka eWay-CRM  získate potrebné údaje pre odhad budúcich tržieb ľahko a rýchlo.

Naviac sa stále pohybujete v prostredí Microsoft Outlook. Takže nie je potrebné prihlasovať sa do účtovného systému alebo zbierať informácie od obchodníkov a údaje kopírovať do Excelu. Všetky moduly eWay-CRM  sú vzájomne previazané a tieto dva spôsoby, ako odhadovať budúce tržby, sú iba zlomok toho, ako vám práca s firemnými údajmi v eWay-CRM  pomôže získať maximum informácií pre dôležité rozhodnutia pri riadení firmy.