5 krokov pre organizáciu e-mailov v Outlooku, ktoré vám ušetria hodiny dohľadávania starej komunikácie

Dobre zvládnutá organizácia e-mailov pomáha firmám zlepšiť internú komunikáciu a zvýšiť produktivitu. S akými problémami sa pri organizácii e-mailov v Microsoft Outlook stretávame? A hlavne, ako ich môžete prekonať a nastaviť efektívny systém správy e-mailov?

Problém Outlooku spočíva v absencii centralizovaného systému na ukladanie a organizáciu e-mailov. V lepšom prípade si používatelia triedia správy do zložiek a podpriečinkov, ale ani to nezaručuje rýchle vyhľadávanie konkrétnych e-mailov. Dohľadať mesiace starú komunikáciu s konkrétnym zákazníkom a zorientovať sa v nej niekedy zaberie veľa času.

Ďalším problémom je ťažké zdieľanie e-mailov s ostatnými vo firme. Preposielanie e-mailov je otravné a často vedie k zmätku. Medzi ľuďmi sa preposiela viac kópií rovnakej komunikácie, takže je ťažké určiť, ktorá verzia je najaktuálnejšia. Peklo začína v momente, keď je kolega, ktorý e-mail od klienta dostal, na dovolenke. Niekedy tak musíte zavolať samotnému klientovi a požiadať jeho, aby vám správu preposlal. A to má veľmi ďaleko k profesionálnej image, ktorou sa vo firme snažíte pestovať.

Našťastie sú tieto problémy dlhodobo dobre známe a na trhu existujú aplikácie na správu e-mailov, ktoré sú určené pre tímovú prácu, nielen pre jednotlivcov.

Výhody softvéru na zdieľanie e-mailov

Softvér na zdieľanie e-mailov vo firme môže ponúknuť množstvo výhod:

1. Zlepšenie komunikácie a spolupráce: Členovia tímu môžu pomocou softvéru zdieľať e-maily a pracovať na nich spoločne v reálnom čase.
2. Lepšie organizácie: Softvér môže tímom pomôcť usporiadať e-maily podľa kontaktov, spoločností, príležitostí, projektov alebo ľubovoľných ďalších kritérií, čo uľahčuje dohľadávanie starej komunikácie.
3. Zvýšená produktivita: Vďaka zefektívneniu správy e-mailov môže softvér tímom pomôcť ušetriť čas a zvýšiť produktivitu.
4. Transparentná komunikácia: Každý člen tímu môže vidieť, na akých e-mailoch jeho kolegovia pracujú, a hlavne má prístup k predošlým konverzáciám, čo zlepšuje transparentnosť a pomáha predchádzať nedorozumeniam pri komunikácii s klientmi.
5. Lepšie služby zákazníkom: Vďaka softvéru pre správu e-mailov môžu tímy rýchlejšie a efektívnejšie reagovať na otázky zákazníkov.
6. Prístup odkiaľkoľvek: Mnoho softvérových riešení pre správu e-mailov ponúka mobilné aplikácie alebo webové rozhrania, ktoré tímom umožňujú prístup k e-mailom a ich správu odkiaľkoľvek.

Pretože sa v tomto článku zameriavame na užívateľov programu Microsoft Outlook, ukážeme vám, ako môže eWay-CRM pre Microsoft 365 pomôcť vám a vášmu tímu efektívnejšie organizovať a zdieľať e-mailovú komunikáciu.

Ako začať

1. Aktivujte si eWay-CRM pro Microsoft 365 a vytvorte si účet (vytvorte tiež účty všetkým, ktorí s vami budú zdieľať dáta). Nemajte obavy, eWay-CRM môžete začať používať zadarmo.

2. Po vytvorení nového účtu eWay-CRM si naimportujte svoje kontakty (a vytvorte projekty, na ktorých pracujete).

Pozrite sa na kompletnúnávod na import kontaktov z Microsoft 365

3. Akonáhle naimportujete kontakty do eWay-CRM, zobrazia sa vám v pravom paneli v Outlooku všetky potrebné informácie o kontakte, od ktorého ste dostali e-mail. E-mail môžete tiež ľahko uložiť a zdieľať s kolegami.

Pozrite sa na kompletnú návod na ukladanie e-mailov do kontaktov (projektů apod.)

4. Na karte projektu (alebo kontaktov atď.) sa potom zobrazia všetky súvisiace e-maily vrátane príloh.

5. Keď príde ďalší e-mail, zobrazí sa vám v pravom paneli kontakt s históriou všetkých e-mailov.

Využite Outlook na maximum

Obľuba programu Outlook vo firemnom prostredí, rovnako ako ďalších aplikácií zo sady Microsoft 365, má svoje dôvody. Má však niektoré obmedzenia, pokiaľ ide o tímovú prácu, a tie pomáha odstraňovať eWay-CRM.

Ak máte nainštalovaný Microsoft Outlook pre Windows, určite vyskúšajte doplnok eWay-. CRM, s ktorým môžete Outlook využívať naplno. Alebo vyskúšajte aplikáciu eWay-CRM Mobile, ak ste často na cestách. S eWay-CRM môžete pracovať kedykoľvek a kdekoľvek.