Čas sú peniaze. A napriek tomu často vyhadzujeme peniaze z okna, keď v práci mrháme časom. Nemáme na mysli prokrastináciu alebo nedostatočné nasadenie. Niekedy skrátka neviem, že niektoré bežné činnosti možno zjednodušiť alebo zautomatizovať. Pokiaľ je i vaše motto „pracovať múdro, nie dlho“, pozrite sa na 10 tipov, ako s eWay-CRM ušetriť čas.
1. Zdieľajte fotky z terénu
S eWay-CRM dáva zdieľanie omnoho väčší zmysel. Fotku môžete jednoducho nahrať do projektu, na ktorom pracujete, a nájde ju tam každý, kto má k projektu prístup. Fotku v teréne urobíte priamo v aplikácii eWay-CRM Mobile a rovno priradíte k projektu. A to dokonca aj keď ste offline. Dáta sa synchronizujú, až sa opäť pripojíte k internetu.
Obdobne môže technik tiež fotiť servisné listy u zákazníka a tie rovno odoslať do eWay-CRM, kde si ich môže ihneď prevziať fakturačné oddelenie a vystaviť faktúru. Jednoduchšie a prehľadnejšie už to byť nemôže.
2. Zapisujte si denník už počas rokovania
Píšte si poznámky hneď, neskôr si na dôležité informácie nespomeniete. Túto radu väčšina z nás dostala už v školských laviciach. A tak si pri rokovaní u klienta, alebo s klientom na telefóne, všetko dôležité zapisujeme. Niekto do Wordu, ďalší má pero a papier. V oboch prípadoch sa ale často objavujú rovnaké problémy so zdieľaním a dohľadávaním ako u fotiek z terénu. A pýtať sa klienta na detaily z rokovania nie je väčšinou profesionálne.
TIP: Píšte k zápisu aj úlohy. Kľudne ich rovno delegujte aj na kolegov. Úlohy na vás vyskočia v kancelárii. Z rokovania odchádzate s „prázdnou hlavou“, pretože viete, že sa na svoj systém môžete spoľahnúť.
3. Nahrávajte dokumenty iba potiahnutím myšou
Presuňme sa z terénu späť do kancelárie, kde neustále pracujeme s najrôznejšími dokumentmi. Nahrať ich do systému tradičnou cestou tlačidla Vytvoriť položku a Dokument nie je nič náročné. Existuje ale i menej zjavná možnosť nahrať dokumenty tým, že ich z plochy alebo prieskumníka Windows pretiahnete rovno do okna eWay-CRM. Pre väčšinu užívateľov je jediné potiahnutie myšou pohodlnejším a rýchlejším variantom. Obzvlášť, keď potrebujete pretiahnuť napríklad 20 dokumentov alebo fotiek naraz. A pri tak častom úkone, ako je nahrávanie dokumentov do CRM, je komfort a rýchlosť ideálnou kombináciou.
4. Získavajte obchodné príležitosti priamo z webu
Pre množstvo firiem je najdôležitejším zdrojom dopytov webový formulár. Na dopyty je potrebné reagovať čo najskôr, a to v horšom prípade znamená kontrolovať výstupy z formulárov v administračnom rozhraní webových stránok. V lepšom prípade po odoslaní formulára príde obchodníkom email a dopytom sa môžu hneď začať zaoberať.
To ale znamená, že je v eWay-CRM potreba vytvoriť novú príležitosť ručne, aby mohla byť zahrnutá v reportoch, marketingových kampaniach a podobne. Pokiaľ však využijete možnosť prepojenia webového formulára s eWay-CRM, príležitosti sa budú zakladať automaticky, na žiadnu sa teda nezabudne a môžete s nimi rovno pracovať.
5. Vytvárajte nové príležitosti priamo z emailu
Nie všetci návštevníci webových stránok využívajú formuláre. Niektorí si radšej skopírujú emailovú adresu do Outlooku, Gmailu a podobne, aby v emaili mohli použiť formátovanie, podpis a podobne. Alebo môže dopyt prísť emailom, ak potenciálny zákazník získa kontakt v katalógu firiem alebo napríklad od známeho.
V takom prípade je najjednoduchšou možnosťou vytvoriť novú príležitosť priamo z emailu. Výhodou v porovnaní s ručným vytváraním príležitostí je, že systém v príležitosti predvyplní názov z predmetu emailu, dátum prijatia, kontaktný email, a pokiaľ v eWay-CRM už existuje daná spoločnosť, vyplní tiež odberateľa a jeho kontaktné údaje. Prijatý email sa tiež automaticky pripojí k novej príležitosti.
6. Využívajte hromadné zmeny termínov a úloh
Každý z nás niekedy nestíha. Úlohy sa potom posúvajú do červenej zóny po termíne splnenia. Keď nestíhate, kolega alebo šéf vám iste hlavu neodtrhne, ale je dobré vedieť, v akom stave úloha je. Čo z pár dní starej úlohy nie je zrejmé. Ale posledné, čo má v časovej tiesni prioritu, je otvárať v eWay-CRM jednu úlohu za druhou a posúvať termíny splnenia úloh. Tak čo s tým?
Možno ste nevedeli, že v eWay-CRM je možné posunúť termín pri viacero úlohách naraz. Pomocou tejto funkcie môžete posunúť termín splnenia u ľubovoľného množstva úloh naraz. Behom pár sekúnd si tak urobíte poriadok vo svojich úlohách.
7. Nastavte si automatické workflow akcie
Dôležitou funkciou príležitostí, projektov, úloh a marketingu v eWay-CRM je workflow. Podľa stavu workflow viete, v akom je daná položka stave. Podľa stavu možno napríklad príležitosti filtrovať a dohľadávať, kontrolovať, reportovať a podobne. Pri všetkých položkách je ale dôležité mať správne a aktuálne údaje. Napríklad práve kontrola projektov vyžaduje množstvo času, pokiaľ nechcete zabudnúť na niektorého z klientov. A ak nie je v stave, v akom má byť, tak to platí dvojnásobne.
Najefektívnejšie riešenie je na jednotlivé stavy workflow naviazať automatické akcie, vďaka ktorým nebudete musieť jednotlivé položky kontrolovať. Systém v prípade, že zmeníte napríklad stav projektu z Návrhu na Zmluvu automaticky vytvorí úlohu s pripomienkou o 2 týždne, vďaka ktorej nezabudnete zavolať klientovi, a automaticky pošle email finančnému manažérovi, aby vystavil faktúru. Akonáhle sa všetky tieto akcie budú robiť automaticky, získate viac času, zníži sa počet chýb a zodpovednosť za jednotlivé úlohy bude jednoznačne nastavená.
8. Používajte prednastavené užívateľské pohľady
Takmer žiadny zamestnanec nepracuje s úplne všetkými firemnými dátami. Je nepraktické, aby sa napríklad nový obchodník preberal všetkými dopytmi. Alebo aby zamestnanec pracoval v eWay-CRM s inými úlohami než s tými svojimi. Jedine s výnimkou situácie, ak chce skontrolovať úlohy, ktoré sám udelil ostatým. Preto si každý užívateľ dýta filtruje.
Veľmi osvedčenou praxou užívateľov eWay-CRM je používať prednastavené užívateľské pohľady. Najužitočnejšie pohľady jednoducho nastavíte spoločne pre celú firmu. Vďaka nim nemusíte každý raz nastavovať požadovaný filter znova, keď prijímate nového zamestnanca, keď začnete používať nové PC a skrátka kedykoľvek, keď potrebujete zmeniť užívateľský pohľad na príležitosti, úlohy, projekty a podobne.
9. Využívajte vlastné užívateľské polia
Každé podnikanie je špecifické, niektoré dokonca veľmi. Vlastné užívateľské polia v CRM systéme sú potom často jedinou možnosťou, ako systém využiť naplno. Pozrime sa napríklad na firemnú databázu kontaktov. Pre väčšinu firiem je dostačujúce viesť databázu firiem a osôb, a k tým potom priraďovať funkcie a samozrejme kontakty. Pokiaľ je konkrétna osoba nedostupná a potrebujete sa obrátiť na kolegu, žiadny problém, pri kontakte evidujete aj spoločnosť, a nájsť v nej ďalšie kontakty je hračka.
Celkom odlišný systém delenia kontaktov však majú napríklad poisťovne. Jednotlivé kontakty primárne nespadajú do firiem ako väčšieho celku, ale do rodín. A to je niečo, s čím žiadny CRM systém v defaultnom nastavení nepočíta, pokiaľ nie je vyvíjaný na mieru. eWay-CRM ale počíta so všetkými, pretože si môžete nastaviť vlastné užívateľské polia. V prípade poisťovne pole Rodina. Vďaka tomuto poľu môžete kontakty priraďovať do rodín a pri jednaní s klientom nahľadať kartu rodinného príslušníka metódou pokus omyl.
10. Používajte vlastné užívateľské polia naprieč modulmi
Vlastné užívateľské polia v eWay-CRM môžu mať omnoho širšie využitie než zefektívnenie evidencie kontaktov. Predstavme si ďalšiu možnosť na príklade firmy z odboru audio-video. Tá môže pomocou vlastného užívateľského poľa v príležitosti označiť, že sa dopyt týka ozvučenia komerčných priestorov – teda audia. Akonáhle dopyt dospeje do úspešného konca, vytvorí sa nový projekt s označením audio. A rovnako označená by mala byť aj spoločnosť.
Ak si firma vedie pri svojich klientoch, či v minulosti využili služby audio či video, môže ich na základe tejto informácie v budúcnosti ľahko osloviť. Klientom, ktorí využili ozvučovacie služby, môže firma odoslať emailom ponuku novej dostupnej zvukovej techniky. Alebo naopak môže zo zoznamu týchto klientov telefonicky kontaktovať vybraných podnikateľov s ponukou video riešení. Ideálnym adeptom je podnikateľ, ktorého druhá firma je napríklad športbar.
Na záver
Možností, ako využiť informácie z vlastného užívateľského poľa je viac. Rovnako ako je viac tipov, ako efektívne používať eWay-CRM. Preto odporúčame nové tipy priebežne sledovať, aby ste dokázali využiť možnosti systému naplno. Úspech každej firmy totiž priamo ovplyvňuje, koľko informácií od svojich zákazníkov získa, ako dobre ich organizuje a ako kvalitne a rýchlo s nimi dokáže pracovať.
