Profil klienta

Brilon a. s. je moderní, dynamicky se rozvíjející společnost, která systematicky přináší na český a slovenský trh nové technologie v oboru technického zařízení budov – kondenzační kotle, tepelná čerpadla, systémy odvodů spalin, solární kolektory, atp. www.brilon.cz

Cíle

Vytvořit sdílenou databázi společností a kontaktů synchronizovanou obousměrně s účetním software, s kategorizací kontaktů a společnosti pro účely marketingu.
Dále byla potřebná možnost plánování schůzek přímo do kalendáře Outlooku a jejich synchronizace s mobilním telefonem, tvorba zápisů z jednání a evidence důležitých telefonních hovorů. Další nutností bylo ukládání e-mailů z Outlooku ke kontaktům a společnostem.
Požadována byla také možnost tvorby nabídek v terénu (i tehdy, kdy je uživatel offline) dle aktuálního ceníku, spravovaného v účetnictví Pohoda a tisk nabídek do předdefinované šablony.
A nakonec pro faktury a pohledávky mít možnost vidět na kartě společnosti přehled fakturace danému klientovi a moci provádět automatické počítání pohledávek.

Situace před implementací eWay-CRM

Ve společnosti byl od roku 1998 zaveden webový CRM systém. Uživatelé si na systém zvykli a používali ho rádi, protože byl psaný na míru. Dodavatel však nebyl schopen systém nadále rozvíjet.
Absence offline provozu začínala představovat stále větší problém. Obchodní zástupci používali Microsoft Outlook pro evidenci pošty. E-maily byly přepisovány do CRM systému. Obchodní zástupci měli mobilní telefony BlackBerry synchronizované s Microsoft Outlookem. V terénu měli své kalendáře, které však nebyly viditelné pro obchodní ředitelku.
Kompletní seznam zásob včetně ceníků byl evidován v Pohodě.

Implementace eWay-CRM

Zajímavý oříšek představovala migrace dat a nakolik bylo třeba sloučit databázi současného CRM systému s daty z Pohody. Operace se neobešla bez důsledného čištění a přípravy na straně klienta. Data ze CRM systému byla exportována do excelových tabulek, které byly převedeny do eWay-CRM. Synchronizační můstek, který se stará o výměnu dat mezi eWay-CRM a Pohodou, následně zaktualizoval firmy na základě párování dle IČ a adresy.
Klíčovou fází se stalo proškolování uživatelů. Etapa byla kritická, protože uživatelé byli příliš zvyklí na předchozí systém. Správným krok se ukázala opakovaná školení v postupně se zvyšujících intervalech. Velkou roli sehrála i jasná vize vedení a důsledná kontrola správného využívání. K tomu účelu byly připraveny reporty na míru.
Využitím synergického efektu eWay-CRM a Microsoft Exchange byly rovněž vyřešeny požadavky na sdílené kalendáře, párování schůzek s klienty a jejich vykazování.
Synchronizační můstek s Pohodouse postaral o pravidelnou aktualizaci společností mezi eWay-CRM a Pohodou, synchronizaci faktur z Pohody do eWay-CRM a zobrazení jejich seznamu na kartě klienta a synchronizaci ceníků do eWay-CRM. Za pomoci nabídkového modulu eWay-CRM bylo možné tvořit nabídky bez online spojení.
Nabídky se exportují do předdefinované šablony, která byla zhotovena na zakázku.

Tři roky od implementace

eWay-CRM je ve společnosti Brilon, a.s. používána intenzivně každý den. Obchodníci si osvojili plánování a vykazování schůzek, evidenci telefonů a přikládání e-mailů. Díky tomu, že uměli dříve pracovat s Microsoft Outlookem, byly některé činnosti zavedeny poměrně rychle.

Obchodní ředitelka má úplný přehled o aktivitě obchodních zástupců, naplánovaných a vykázaných schůzkách či datu posledního kontaktu s klientem.

Synchronizace s Pohodou každých 30 minut stahuje aktuální data, tzn. ceníky a faktury jsou v eWay-CRM vždy čerstvé. Navíc jsou data k dispozici i bez internetu. Povedlo se doladit šablonu nabídky a obchodníci tak mohou vyrobit dokument pro klienta během 10 min na parkovišti, zatímco čekají na další schůzku.

„Pro zavedení systému eWay–CRM jsme se rozhodli v roce 2010. Zavedení bylo velmi pracné hlavně pro to, že jsme převáděli data z databáze vedené od roku 1993. Původní systém CRM byl tím pádem roky „zaneřáděn“ a nejpracnější bylo vybrat a převést zdravé jádro. Proč jsme začali používat systém eWay–CRM je, že tento systém je schopen využít, propojit data s naším informačně účetním systémem Pohoda a na druhé straně využívat všech funkcionalit Microsoft Outlook. V systému eWay–CRM sledujeme a evidujeme především nabídky pohledávky a samozřejmě plánujeme práci obchodních zástupců, včetně evidence jejich výsledků.“ Ing. Dana Nečásková, Obchodní ředitelka