Přizpůsobení existujícího workflow schématu

Návod pro

1. Úvod do práce s workflow
2. Základní workflow
3. Pokročilé workflow

Úvod do práce s workflow

Workflow schéma představuje soubor kroků, které musí každý projít, aby uzavřel pracovní příležitost nebo dokončil projekt. Schéma odpovídá standardním interním procesům a umožňuje uživatelům je automatizovat tak, aby bylo zajištěno, že každý bude postupovat stejně. Workflow schéma může automaticky generovat úkoly, zasílat e-mailová upozornění, kontrolovat povinná pole a ujistit se, že všechny potřebné dokumenty jsou přiložené. V eWay-CRM můžete nastavit své vlastní workflow schéma v Příležitostech, Projektech, Dokumentech, Marketingu, Docházce a Bonusech.

Workflow panel je zobrazen v horní části dialogového okna.

Různé barvy odlišují význam jednotlivých stavů.

	Modré pozadí: aktuální stav položky.
	Zelené pozadí: dostupné stavy, na které můžete kliknout.
	Šedé pozadí: neaktivní.
	Bílé pozadí: nový stav, na který jste klikli před uložením.

Základní workflow

Jak upravovat workflow

1. Klikněte na odkaz pro přechod do nastavení workflow k příležitostem v Centru pro správu. Pro možnost se přihlásit je třeba mít účet eWay-CRM s administrátorskými právy.

 

2. Klikněte na tři tečky u jména typu příležitosti. Zde máte následující možnosti:
• Přejmenovat – přejmenujete typ (nelze u systémových)
• Zakázat – daný typ se nebude používat (nebude se nebízet v poli Typ)
• Duplikovat – vytvoříte si nový typ se stavy již existujícího, abyste nemuseli vše znovu nastavovat, pokud si typy jsou podobné
• Odstranit – smažete typ i s jeho workflow (nelze u systémových a již použitých)

Jak přejmenovat stav

1. Pro přejmenování stačí v sekci Workflow, v našem případě modul Příležitosti a u daného vybraného typu jen kliknout na stav, který chcete přejmenovat a rovnou ho přepsat. Svou změnu pak uložte.



 

2. Máte mimo jiné i možnost spravovat překlady pro jiné jazyky. Stačí kliknout na Přidat překlad a vybrat, jaký jazyk chcete upravit.



 

3. Opět stačí jen kliknout na název stavu ve sloupci daného jazyka a přejmenovat jej, jak potřebujete. Změnu pak uložte.



 

4. Nyní můžete otevřít příležitost, kde budete mít možnost vybrat nový typ s nově vytvořeným workflow schématem. Pokud v eWay-CRM Desktop pole Typ nevidíte, stačí kliknout na ikonku Návrhu formuláře v horní části dialogového okna.



 

5. Zde stačí v seznamu polí najít pole Typ a přesunout ho na dialog. Pak jen uložte nový formulář, nejlépe pro všechny typy. Pro více informací o vlastních dialozích přejděte do článku Návrh vlastního formuláře.



 

6. Pak už stačí jen změnit typ příležitosti na ten, u kterého jste zadávali nové workflow, které okamžitě uvidíte v horní části okna.

Pokročilé workflow

Jak přejmenovat nebo skrýt stavy

1. eWay-CRM vám nabízí několik předdefinovaných workflow stavů, ale možná si budete chtít tyto stavy přizpůsobit dle svých potřeb. Na hlavním pásu karet v eWay-CRM podržte klávesu SHIFT a klikněte na tlačítko Centrum pro správu.



2. Klikněte na Workflow schéma > Deal – Opportunity. Kliknutím na workflow v seznamu jej označíte a pro pokročilé workflow se v hlavní části obrazovky zobrazí seznam přechodů mezi stavy v tomto workflow. U základního workflow se nezobrazí nic, protože uživatel může volně přecházet mezi stavy.



 

3. V levém horním rohu okna klikněte na tlačítko Upravit seznam stavů.



 

4. V nově otevřeném okně změňte název stavu (názvy stavů) ve sloupci „cs“ (pro češtinu) a klikněte na tlačítko Dokončit.



 

5. Nebo v případě, že potřebujete méně stavů a chcete nepotřebný stav (nepotřebné stavy) skrýt, můžete ve sloupci Viditelné určit, které stavy mají být viditelné.

Jak přidat stav

1. Jděte do okna Upravit seznam stavů, kroky jsou popsány výše a do sloupce FileAs napište název nového stavu. Potom na vaší klávesnici zmáčkněte klávesu TAB nebo klávesu šipku dolů.



 

2. Stavy můžete přesunout nahoru a dolů pomocí tlačítek, které jsou na levé straně okně položek. Pro dokončení klikněte na tlačítko Dokončit.



 

3. Nyní potřebujete nové stavy propojit s ostatními stavy ve workflow schématech. V levém rohu klikněte na tlačítko Vytvořit nový přechod.



 

4. V nově otevřeném okně můžete vidět dvě pole: počáteční stav (stav, ze kterého vycházíte) a konečný stav (stav, do kterého se přesouváte). Nový stav najdete v druhém poli jako Konečný stav.



 

5. Nový stav musíte propojit s každým počátečním stavem z prvního pole. Stavy propojíte tak, že kliknete na tlačítko Další> a Další> u následujícího kroku. Vyberte uživatelskou skupinu, která může měnit stavy nebo pokud chcete vybrat všechny uživatele, zaškrtněte Vybrat vše.



 

6. Klikněte na tlačítko Další, Další u následujícího kroku a pro dokončení klikněte na tlačítko Dokončit.

 

7. Nyní opět klikněte na tlačítko Vytvořit nový přechod, vyberte další stav na seznamu a znovu postupujte stejným způsobem skrz celý proces. Takt postupujte u každého nadřazeného stavu.
   Nový stav také slouží jako nadřazený stav pro ostatní stavy. Připojte je ke každému konečnému stavu, který vidíte v rozbalovacím menu.



 

8. V eWay-CRM Desktop vyčkejte 30 sekund na automatickou synchronizaci nebo můžete synchronizaci sami spustit manuálně. Manuálně synchronizaci spustíte tak, když v systémové liště pravým tlačítkem myši kliknete na eWay-CRM agenta a vyberete Synchronizovat.



 

9. Nyní můžete otevřít příležitost, kde budete mít možnost vybrat nový typ s nově vytvořeným workflow schématem. Pokud v eWay-CRM Desktop pole Typ nevidíte, stačí kliknout na ikonku Návrhu formuláře v horní části dialogového okna.



 

10. Zde stačí v seznamu polí najít pole Typ a přesunout ho na dialog. Pak jen uložte nový formulář, nejlépe pro všechny typy. Pro více informací o vlastních dialozích přejděte do článku Návrh vlastního formuláře.



 

11. Pak už stačí jen změnit typ příležitosti na ten, u kterého jste zadávali nové workflow, které okamžitě uvidíte v horní části okna.