Přestože s e-maily zacházíme jako s pohotovou online komunikací, jde o individuální zprávy, které obvykle vyžadují základní náležitosti. Například pozdrav či podpis. Uživatelé často přidávají i své kontaktní údaje a firemní logo, aby působili profesionálním dojmem.
Podepsat každý e-mail zvlášť, vyjasnit kontakty a přemýšlet, jak zprávu uzavřít, vám sebere hodně času, protože tyto drobné úkony neustále opakujete. Naštěstí Microsoft Outlook nabízí funkci, která vám umožní připravit své podpisy i e-maily předem a jejich odesílání automatizovat.
Projděte si náš návod, jak si nastavit e-mailové podpisy v Outlooku.
- Otevřete nový e-mail a vyberte Podpis v horní liště.
- V novém okně klikněte na Nový.
- Pojmenujte svůj podpis (např. Podpis 1) a potvrďte tlačítkem OK.
- Vložte a upravte svůj podpis v odpovídajícím okně, podobně jako na obrázku níže.
- Pokud potřebujete specifické podpisy pro různé příležitosti, vytvořte další pomocí tlačítka Nový.
- Přiřaďte podpisy k novým zprávám i k vašim odpovědím a přeposílaným zprávám.
Napadlo vás, že můžete tuto funkci využít i pro standardizované zprávy? Připravte si emailové šablony a využijte je k obvyklé komunikaci nebo jako odpovědi na nejčastější dotazy.
Uložte své zprávy jako “podpisy” a v případě potřeby je jednoduše vyberte pomocí tlačítka Podpis.
Další užitečné funkce Outlooku najdete na našem blogu, Facebooku, LinkedInu nebo Twitteru.
