Nový Outlook: Co už má a co od Microsoftu ještě dostane?

Zveřejněno 26. 11. 2024

Nový Outlook je velkým posunem kupředu. Hlavně pro milovníky produktivity. Jeho uživatelské rozhraní je čisté a přehledné a snaží se nabídnout vše pro to, abyste si mohli práci užívat a zároveň být efektivní. Pravdou ale je, že je stále na čem pracovat. A Microsoft si je tohoto dobře vědom. Co pro nový Outlook chystá v tomto a příštím roce? Seznam je opravdu dlouhý. A je na co se těšit.

Obsah:
S Outlookem budete vždy o krok napřed
Díky těmto funkcím můžete být produktivní už dnes
Funkce, na které se v Outlooku můžete těšit
Buďte efektivní, s novým Outlookem pro web

 

S Outlookem budete vždy o krok napřed

Rozhraní nového Outlooku pro web dává oblíbenému e-mailovému klientovi nový nádech.

Všechno v něm je zjednodušeno. Hlavně co se designu týče.

A funkce? Řada z nich stále chybí. Od začátku roku 2024 ale Microsoft pracuje na tom, aby přibývaly. A jeho uživatelé tak nebyli ochuzováni o to, co jim může ulehčit práci.

Co už Outlook má a na co si budeme muset ještě chvíli počkat?

 

Díky těmto funkcím můžete být produktivní už dnes

Najít související

Díky této funkci můžete velmi rychle vyhledávat e-maily podobné vybraným zprávám z ve vaší poště. Stačí na daný e-mail klepnout pravým tlačítkem myši a vybrat „Najít související“. Budete tak schopni najít zprávu v dané konverzaci, nebo od určitého odesílatele.

 

Odvolání odeslaného e-mailu

S funkcí Odvolání odeslaného e-mailu můžete zrušit odeslání e-mailu. Podmínkou je, že musí být zpráva neotevřená a vy i adresát musíte používat účty Microsoft 365, nebo Exchange u stejné organizace.

 

Teams Chat

MS Teams je už i v novém Outlooku.

 

Sledování potvrzení o přečtení

Potvrzení o přečtení můžete zobrazit přímo u odeslané zprávy.

 

Filtrovat položky kalendáře v seznamu zpráv

Další funkcí, kterou již v novém Outlooku můžete využívat, je Filtrovat položky kalendáře v seznamu zpráv. Proč je tato funkce tak užitečná, protože díky ní uvidíte, ve kterých konverzacích se nacházejí pozvánky. Uvidíte tak hned, jaké mítinky se chystají a můžete na ně rychle reagovat přímo ve zprávách.

 

Synchronizace odeslaných a přijatých e-mailů

Mezi užitečné funkce patří také Synchronizace odeslaných a přijatých e-mailů. K tomuto slouží speciální tlačítko Synchronizovat, které najdete v pásu karet v sekci Zobrazit.

 

Copilot

S Copilotem můžete v Outlooku pracovat už nějakou dobu. Zeptejte se ho na to, co vás zajímá, odpoví a poradí v řádu sekund. V novém Outlooku pro web najdete Copilota jako ikonu v horní části navigačního panelu. Kliknutím na tuto ikonu otevřete okno Copilota vedle stávajícího okna Outlooku.

Copilot umí také převést konverzaci na schůzku. Stačí kliknout na „Naplánovat s Copilotem“ a automaticky se zobrazí formulář schůzky. Copilot vygeneruje název schůzky, program a shrnutí vaší konverzace. Umí také předvyplnit seznam účastníků z vašich e-mailů.

 

copilot

 

Podmíněné formátování

Používáte podmíněné formátování? Protože už dávno můžete!

Usnadní vám tvorbu e-mailů tak, aby vaše odpovědi odpovídaly určitým pravidlům. Hlavní ale je zprávy rozpoznat. Využívejte podmíněného formátování k vytvoření pravidel u příchozí pošty. Poté zprávy různě barevně odlište, abyste hned věděli, kdo je poslal a jakým tónem byste na ně měli reagovat.

 

Rozbalování a balení záhlaví s datumy

Už nějakou chvíli si také můžete rozbalovat a balit záhlaví s datumy v seznamu zpráv. Sbalte e-maily obdržené tento týden, abyste se dostali k těm ostatním z tohoto měsíce.

Otevírání služby OneDrive

OneDrive ikonka je už i v novém Outlooku pro web. Stačí na ni kliknout a voilá jste ve svém cloudovém úložišti.

 

Odvolání cloudových zpráv

S funkcí Odvolání cloudových zpráv v novém Outlooku budete moci odvolat e-maily odeslané příjemcům z vaší organizace. Prostřednictvím Exchange Online. A to i v případě, že už byly otevřeny, nebo přesunuty do jiné složky. Pro odvolání zprávy otevřete e-mail ve složce Odeslaná pošta, klikněte na jeho tři tečky vpravo v horním rohu, zvolte možnost Pokročilé akce a poté vyberte Odvolat zprávu. Vaše rozhodnutí pak v dialogovém okně potvrďte tlačítkem OK.

Poté, co tuto akci provedete vám přijde e-mail s potvrzením a informacemi, jakou zprávu jste odvolali.

 

Streamování videí

Když vložíte odkaz pro streamování videa do Outlooku a odešlete jej vašemu kolegovi, tedy příjemci z vaší organizace, bude si jej moci otevřít a sledovat přímo v aplikaci.

 

Počet získaných reakcí na zprávu

Na zprávy v novém Outlooku můžete vy i vaši kolegové reagovat pomocí emojis. Tato zajímavá funkce chytla mnoho z nás. Abyste viděli, jak se váš e-mail vašim kolegům líbil, nebo co si o něm myslí, uvidíte nyní přesný počet jejich reakcí přímo u zprávy.

 

Správa e-mailů pomocí Složky výsledků hledání

Složku výsledků hledání můžete už používat i k rozřazování těchto typů e-mailů:

  1. Pošta zařazená do kategorií – Díky této složce můžete filtrovat e-maily podle kategorií, které jste jim přiřadili. Budete tak ve své poště mít pořádek.
  2. Pošta od určitých osob – Zde uvidíte poštu od vámi vybraných osob.

Složky výsledků hledání najdete v levém panelu, hned pod Historií konverzací.

 

Přehledy a oznámení na profilových kartách

V novém Outlooku pro web je k dispozici i funkce Více přehledů a oznámení na profilových kartách.

 

Online archiv

Využívat můžete i přítomnosti online archivu, přímo v aplikaci Outlooku. Budete tak mít lepší přehled o tom, jaké konverzace už proběhly.

 

Sledování schůzky

Pokud se plánované schůzky nemůžete zúčastnit, odpovězte na pozvánku možností Sledovat.

Říkáte tím organizátorovi, že vás schůzka zajímá, i když se jí přímo nezúčastníte. Sledování schůzky připomene organizátorovi, aby ji nahrál a dodal vám všechny potřebné dokumenty a informace o tom, co na ní probírali. Zůstanete tak jednoduše v obraze, i když jste časově vytíženi.

 

Rekapitulace schůzky

Po ukončení meetingu automaticky dostanete sadu všech materiálů ze schůzky do kalendáře. Tato sada bude obsahovat i přístup k rekapitulaci schůzky, její přepis, záznam a soubory.

Pokud máte přístup k inteligentní rekapitulaci, uvidíte také počet řečníků, seznam osob, které byly během schůzky zmíněny a seznam navrhovaných úkolů. Spolu s přístupem k inteligentní rekapitulaci v Microsoft Teams je vše dostupné přímo v Outlooku.

 

Podrobnosti o schůzce v podokně čtení

Když je konverzace součástí schůzky, zobrazí se v podokně čtení nová a vylepšená karta Podrobnosti schůzky. Ta usnadňuje a modernizuje proces potvrzení účasti na danou schůzku.

 

Nastavení pracovní polohy

Využijte těchto možností:

  • Nesdílet pracovní polohu
  • Sdílet jen přibližnou polohu (V kanceláři, Vzdáleně)
  • Přesné sdílení polohy (budova, ve které se nacházíte, nebo stůl, u kterého sedíte)

 

Zobrazení kalendářů vedle sebe

Když se potřebujete podívat na více kalendářů zároveň, bude se vám hodit zobrazení kalendářů vedle sebe.

 

Informování přidaných a odstraněných účastníků schůzky

Při informování účastníků schůzky o novinkách se zobrazí výzva s možností odeslat změny pouze nově přidaným nebo odstraněným účastníkům.

Můžete ale zvolit i možnost informovat úplně všechny účastníky. Je tak jen a jen na vás, komu chcete informace o dané schůzce předat.

 

Chcete mít přehled o tom, co Outlook nabízí a co byste tedy měli využívat ke zvýšení své produktivity? Sledujte jejich oficiální Microsoft 365 roadmap.

 

nový outlook funkce

 

Funkce, na které se v Outlooku můžete těšit

Přejíždění v seznamu zpráv

Jednou z funkcí, na kterou se můžete v novém Outlooku pro web opravdu těšit je přejíždění doleva a doprava v seznamu vašich zpráv.

Funkce také přinese novinky při akcích, které provádíte pohybem kurzoru.

 

Připnuté informace o dostupnosti

Odteď už budete vždy vědět, kdo je v kanceláři.

Informaci získáte na základě pracovní doby a lokace. A kde ji najdete? Bude připnuta v pravém horním rohu vašeho Outlooku. Takže krásně na dohled.

 

Obnovení návrhů osob ve vyhledávání

S touto funkcí budete moci resetovat, exportovat, nebo odhlásit z návrhů ty osoby, které už v nich nebudete chtít vidět.

Vše upřesníte v Nastavení. Po provedení změn se propíší do všech verzí Outlooku, včetně mobilní aplikace.

 

Koučování podle Copilota

Těšte se na AI asistenci, se kterou budete v Outlooku opravdu efektivní!

Copilot vám pomůže s úpravou tónu e-mailu, jeho srozumitelností a celkového znění. Microsoft slibuje, že návrhy na úpravy budete moci přijmout jediným kliknutím.

A pokud se stane, že nebudete chtít přepisovat celou zprávu, stačí vybrat pouze její část.

 

Streamování videí

Další funkcí, na kterou se můžete opravdu těšit je streamování videí přímo v Outlooku.

Nahrajte sami sebe, svou obrazovku, nebo klidně obojí. Video pak stačí jen vložit do nově vytvořeného e-mailu.

 

Kopírování seznamu účastníků schůzky do schránky

Jak si zjednodušit práci se seznamem účastníků vaší schůzky? Pomocí všem dobře známé kombinace zkratek Ctrl + C a Ctrl + V.

Je to tak, v budoucnu si budete moci seznamy účastníků schůzek kopírovat do schránky a vkládat je tam, kde bude potřeba.

 

Třídění seznamu účastníků meetingu

V následujících měsících se dočkáme také možnosti třídění seznamu účastníků meetingu podle abecedy.

 

Vyhledávání účastníků meetingu

Vyhledávání všech pozvaných na meeting podle jména? Ano, i to Microsoft chystá.

 

Nové vytváření meetingů

Snazší už to být nemůže. Brzy totiž budete moci vytvářet schůzky jedním jednoduchým tahem – e-mail přetáhnete na ikonku Kalendář.

 

Pokud pro vás bude příjemnější si události v Outlooku vytvářet manuálně, máme pro vás stručný tutoriál, jak na to:

 

Odpovědi na pozvánky ve sdílených kalendářích

Jako manažera vás určitě potěší, že v budoucnu budete ve sdílených kalendářích vidět, kdo všechno odpověděl na vaši pozvánku na meeting.

Vždy tak budete znát jména těch, se kterými se setkáte.

 

Buďte efektivní, s novým Outlookem pro web

Inovace v Outlooku, velké téma Microsoftu.

Jejich inovace, vaše efektivita.

Používáte v Outlooku všechny nástroje, které vám umožňují být opravdu efektivní? Projděte si náš seznam ještě jednou a ujistěte se, že umíte pracovat chytře.

 

Ještě o něco efektivnější v Outlooku? Vyzkoušejte naši eWay-CRM.

Vyberte si moduly, které se vám líbí

Contact

Společnosti a kontakty

Základní modul, se kterým všichni začínají. Obsahuje kontakty, společnosti, evidenci komunikace, plánování úkolů a přístup k obecným funkcím eWay-CRM.

Sales

Obchod

Přináší možnost evidence obchodních příležitostí a potenciálních zákazníků.

Project

Projekty

Skvělý nástroj pro všechny, kdo potřebují evidovat i realizaci zakázek včetně sledování stráveného času a nákladů.

Marketing

Marketing

Vestavěný nástroj pro e-mailový marketing pro zvládnutí efektivních kampaní.

Kompletní srovnání naleznete v této tabulce