Nový Outlook je velkým posunem kupředu. Hlavně pro milovníky produktivity. Jeho uživatelské rozhraní je čisté a přehledné a snaží se nabídnout vše pro to, abyste si mohli práci užívat a zároveň být efektivní. Pravdou ale je, že je stále na čem pracovat. A Microsoft si je tohoto dobře vědom. Co pro nový Outlook chystá v tomto a příštím roce? Seznam je opravdu dlouhý. A je na co se těšit.
Obsah:
S Outlookem budete vždy o krok napřed
Díky těmto funkcím můžete být produktivní už dnes
Funkce, na které se v Outlooku můžete těšit
Buďte efektivní, s novým Outlookem pro web
S Outlookem budete vždy o krok napřed
Rozhraní nového Outlooku pro web dává oblíbenému e-mailovému klientovi nový nádech.
Všechno v něm je zjednodušeno. Hlavně co se designu týče.
A funkce? Řada z nich stále chybí. Od začátku roku 2024 ale Microsoft pracuje na tom, aby přibývaly. A jeho uživatelé tak nebyli ochuzováni o to, co jim může ulehčit práci.
Co už Outlook má a na co si budeme muset ještě chvíli počkat?
Díky těmto funkcím můžete být produktivní už dnes
Najít související
Díky této funkci můžete velmi rychle vyhledávat e-maily podobné vybraným zprávám z ve vaší poště. Stačí na daný e-mail klepnout pravým tlačítkem myši a vybrat „Najít související“. Budete tak schopni najít zprávu v dané konverzaci, nebo od určitého odesílatele.
Odvolání odeslaného e-mailu
S funkcí Odvolání odeslaného e-mailu můžete zrušit odeslání e-mailu. Podmínkou je, že musí být zpráva neotevřená a vy i adresát musíte používat účty Microsoft 365, nebo Exchange u stejné organizace.
Teams Chat
MS Teams je už i v novém Outlooku.
Sledování potvrzení o přečtení
Potvrzení o přečtení můžete zobrazit přímo u odeslané zprávy.
Filtrovat položky kalendáře v seznamu zpráv
Další funkcí, kterou již v novém Outlooku můžete využívat, je Filtrovat položky kalendáře v seznamu zpráv. Proč je tato funkce tak užitečná, protože díky ní uvidíte, ve kterých konverzacích se nacházejí pozvánky. Uvidíte tak hned, jaké mítinky se chystají a můžete na ně rychle reagovat přímo ve zprávách.
Synchronizace odeslaných a přijatých e-mailů
Mezi užitečné funkce patří také Synchronizace odeslaných a přijatých e-mailů. K tomuto slouží speciální tlačítko Synchronizovat, které najdete v pásu karet v sekci Zobrazit.
Copilot
S Copilotem můžete v Outlooku pracovat už nějakou dobu. Zeptejte se ho na to, co vás zajímá, odpoví a poradí v řádu sekund. V novém Outlooku pro web najdete Copilota jako ikonu v horní části navigačního panelu. Kliknutím na tuto ikonu otevřete okno Copilota vedle stávajícího okna Outlooku.
Copilot umí také převést konverzaci na schůzku. Stačí kliknout na „Naplánovat s Copilotem“ a automaticky se zobrazí formulář schůzky. Copilot vygeneruje název schůzky, program a shrnutí vaší konverzace. Umí také předvyplnit seznam účastníků z vašich e-mailů.
Podmíněné formátování
Používáte podmíněné formátování? Protože už dávno můžete!
Usnadní vám tvorbu e-mailů tak, aby vaše odpovědi odpovídaly určitým pravidlům. Hlavní ale je zprávy rozpoznat. Využívejte podmíněného formátování k vytvoření pravidel u příchozí pošty. Poté zprávy různě barevně odlište, abyste hned věděli, kdo je poslal a jakým tónem byste na ně měli reagovat.
Rozbalování a balení záhlaví s datumy
Už nějakou chvíli si také můžete rozbalovat a balit záhlaví s datumy v seznamu zpráv. Sbalte e-maily obdržené tento týden, abyste se dostali k těm ostatním z tohoto měsíce.
Otevírání služby OneDrive
OneDrive ikonka je už i v novém Outlooku pro web. Stačí na ni kliknout a voilá jste ve svém cloudovém úložišti.
Odvolání cloudových zpráv
S funkcí Odvolání cloudových zpráv v novém Outlooku budete moci odvolat e-maily odeslané příjemcům z vaší organizace. Prostřednictvím Exchange Online. A to i v případě, že už byly otevřeny, nebo přesunuty do jiné složky. Pro odvolání zprávy otevřete e-mail ve složce Odeslaná pošta, klikněte na jeho tři tečky vpravo v horním rohu, zvolte možnost Pokročilé akce a poté vyberte Odvolat zprávu. Vaše rozhodnutí pak v dialogovém okně potvrďte tlačítkem OK.
Poté, co tuto akci provedete vám přijde e-mail s potvrzením a informacemi, jakou zprávu jste odvolali.
Streamování videí
Když vložíte odkaz pro streamování videa do Outlooku a odešlete jej vašemu kolegovi, tedy příjemci z vaší organizace, bude si jej moci otevřít a sledovat přímo v aplikaci.
Počet získaných reakcí na zprávu
Na zprávy v novém Outlooku můžete vy i vaši kolegové reagovat pomocí emojis. Tato zajímavá funkce chytla mnoho z nás. Abyste viděli, jak se váš e-mail vašim kolegům líbil, nebo co si o něm myslí, uvidíte nyní přesný počet jejich reakcí přímo u zprávy.
Správa e-mailů pomocí Složky výsledků hledání
Složku výsledků hledání můžete už používat i k rozřazování těchto typů e-mailů:
- Pošta zařazená do kategorií – Díky této složce můžete filtrovat e-maily podle kategorií, které jste jim přiřadili. Budete tak ve své poště mít pořádek.
- Pošta od určitých osob – Zde uvidíte poštu od vámi vybraných osob.
Složky výsledků hledání najdete v levém panelu, hned pod Historií konverzací.
Přehledy a oznámení na profilových kartách
V novém Outlooku pro web je k dispozici i funkce Více přehledů a oznámení na profilových kartách.
Online archiv
Využívat můžete i přítomnosti online archivu, přímo v aplikaci Outlooku. Budete tak mít lepší přehled o tom, jaké konverzace už proběhly.
Sledování schůzky
Pokud se plánované schůzky nemůžete zúčastnit, odpovězte na pozvánku možností Sledovat.
Říkáte tím organizátorovi, že vás schůzka zajímá, i když se jí přímo nezúčastníte. Sledování schůzky připomene organizátorovi, aby ji nahrál a dodal vám všechny potřebné dokumenty a informace o tom, co na ní probírali. Zůstanete tak jednoduše v obraze, i když jste časově vytíženi.
Rekapitulace schůzky
Po ukončení meetingu automaticky dostanete sadu všech materiálů ze schůzky do kalendáře. Tato sada bude obsahovat i přístup k rekapitulaci schůzky, její přepis, záznam a soubory.
Pokud máte přístup k inteligentní rekapitulaci, uvidíte také počet řečníků, seznam osob, které byly během schůzky zmíněny a seznam navrhovaných úkolů. Spolu s přístupem k inteligentní rekapitulaci v Microsoft Teams je vše dostupné přímo v Outlooku.
Podrobnosti o schůzce v podokně čtení
Když je konverzace součástí schůzky, zobrazí se v podokně čtení nová a vylepšená karta Podrobnosti schůzky. Ta usnadňuje a modernizuje proces potvrzení účasti na danou schůzku.
Nastavení pracovní polohy
Využijte těchto možností:
- Nesdílet pracovní polohu
- Sdílet jen přibližnou polohu (V kanceláři, Vzdáleně)
- Přesné sdílení polohy (budova, ve které se nacházíte, nebo stůl, u kterého sedíte)
Zobrazení kalendářů vedle sebe
Když se potřebujete podívat na více kalendářů zároveň, bude se vám hodit zobrazení kalendářů vedle sebe.
Informování přidaných a odstraněných účastníků schůzky
Při informování účastníků schůzky o novinkách se zobrazí výzva s možností odeslat změny pouze nově přidaným nebo odstraněným účastníkům.
Můžete ale zvolit i možnost informovat úplně všechny účastníky. Je tak jen a jen na vás, komu chcete informace o dané schůzce předat.
Funkce, na které se v Outlooku můžete těšit
Přejíždění v seznamu zpráv
Jednou z funkcí, na kterou se můžete v novém Outlooku pro web opravdu těšit je přejíždění doleva a doprava v seznamu vašich zpráv.
Funkce také přinese novinky při akcích, které provádíte pohybem kurzoru.
Připnuté informace o dostupnosti
Odteď už budete vždy vědět, kdo je v kanceláři.
Informaci získáte na základě pracovní doby a lokace. A kde ji najdete? Bude připnuta v pravém horním rohu vašeho Outlooku. Takže krásně na dohled.
Obnovení návrhů osob ve vyhledávání
S touto funkcí budete moci resetovat, exportovat, nebo odhlásit z návrhů ty osoby, které už v nich nebudete chtít vidět.
Vše upřesníte v Nastavení. Po provedení změn se propíší do všech verzí Outlooku, včetně mobilní aplikace.
Koučování podle Copilota
Těšte se na AI asistenci, se kterou budete v Outlooku opravdu efektivní!
Copilot vám pomůže s úpravou tónu e-mailu, jeho srozumitelností a celkového znění. Microsoft slibuje, že návrhy na úpravy budete moci přijmout jediným kliknutím.
A pokud se stane, že nebudete chtít přepisovat celou zprávu, stačí vybrat pouze její část.
Streamování videí
Další funkcí, na kterou se můžete opravdu těšit je streamování videí přímo v Outlooku.
Nahrajte sami sebe, svou obrazovku, nebo klidně obojí. Video pak stačí jen vložit do nově vytvořeného e-mailu.
Kopírování seznamu účastníků schůzky do schránky
Jak si zjednodušit práci se seznamem účastníků vaší schůzky? Pomocí všem dobře známé kombinace zkratek Ctrl + C a Ctrl + V.
Je to tak, v budoucnu si budete moci seznamy účastníků schůzek kopírovat do schránky a vkládat je tam, kde bude potřeba.
Třídění seznamu účastníků meetingu
V následujících měsících se dočkáme také možnosti třídění seznamu účastníků meetingu podle abecedy.
Vyhledávání účastníků meetingu
Vyhledávání všech pozvaných na meeting podle jména? Ano, i to Microsoft chystá.
Nové vytváření meetingů
Snazší už to být nemůže. Brzy totiž budete moci vytvářet schůzky jedním jednoduchým tahem – e-mail přetáhnete na ikonku Kalendář.
Odpovědi na pozvánky ve sdílených kalendářích
Jako manažera vás určitě potěší, že v budoucnu budete ve sdílených kalendářích vidět, kdo všechno odpověděl na vaši pozvánku na meeting.
Vždy tak budete znát jména těch, se kterými se setkáte.
Buďte efektivní, s novým Outlookem pro web
Inovace v Outlooku, velké téma Microsoftu.
Jejich inovace, vaše efektivita.
Používáte v Outlooku všechny nástroje, které vám umožňují být opravdu efektivní? Projděte si náš seznam ještě jednou a ujistěte se, že umíte pracovat chytře.