Když je správa kontaktů noční můrou: Co dělají úspěšné týmy jinak

Pojďme se podívat na jeden scénář.

Kolega se zeptá:

„Máš číslo na Martina?“

Prohledáte Outlook – nic.

Zkusíte kolegu – „Možná to máme v Excelu?“

Další řekne: „Psal mi na LinkedIn před půl rokem, počkej, zkusím to najít.“

Deset minut pryč. Všichni otrávení. A Martin už volá konkurenci.

Připadá vám to povědomé?

To bohužel není špatný den, ale častá realita „správy kontaktů“. Jestli se to tak vůbec dá nazvat.

Chaos v kontaktech, který všichni tolerují (ale neměli by)

Většina firem s tím nějak přežívá:

• Kontakty zahrabané kdesi v e-mailových schránkách.
• Neaktualizované Excely z roku 2021.
• Jména uložená jen v paměti obchodníka, který je zrovna na dovolené.
• Slack vlákna, lepíky, a podobně.

Každý má svůj vlastní systém. A když selže (což se stává rozhodně častěji než zatmění slunce), všichni jsou překvapení.

5 důvodů, proč správa kontaktů nefunguje

1. Chybí centrální databáze

Každý si ukládá kontakty po svém.

Nikdo je nesdílí. Nikdo je neaktualizuje. Celý tým pak tápe.

2. Příliš nástrojů, žádná synchronizace

Outlook, Excel, LinkedIn, Teams.

V každé z těchto aplikací máte nějaké kontakty. Ty ale nejsou provázané a musíte tak neustále přepínat mezi jednotlivými aplikacemi.

3. Nikdo nenese odpovědnost za data

Když se zeptáte, kdo má aktualizovat pozice, nebo přidávat nové leady, tak nikdo neví?

V tom případě to pak nejspíš i nikdo neudělá.

4. Duplicity

Co když máte v kontaktech tři „Honzy“ s různými e-maily, ale jen jeden je skutečný klient?

Když si vyberete toho špatného, tak budete vypadat neprofesionálně.

5. Lidé odcházejí a data s nimi

Když odejde obchodník, často s ním zmizí i celá historie kontaktů, která byla jen v jeho inboxu.

Kolik vás tento chaos opravdu stojí

• Zmeškané follow-upy = ztracené zakázky.

• Otrávení klienti z opakovaných dotazů.
• Kolegové tráví hodiny dohledáváním informací.
• Pro nováčky je velmi složité se zorientovat.
• Nic neběží hladce.

Abyste se tomu vyhnuli, nepotřebujete nutně žádný „hack na produktivitu“. Potřebujete CRM.

Jak na to jdou opravdu efektivní týmy?

Ve firmě, kde dobře pracují s kontakty rozhodně nikoho neuslyšíte říct “mám to v hlavě”, ani neuvidíte si nikoho lepit papírky na monitor.

Co naopak funguje skvěle?

• Jednotná firemní database kontaktů.
• Systém propojený s Microsoft Outlookem.
• Přístup pro celý tým – žádné duplicity.
• Všechny změny jsou viditelné pro každého.

Není to žádná věda. Chytrá správa kontaktů má jednoduché softwarové řešení.

Chcete ukončit chaos ve vašich kontaktech?

Poznali jste se v tomto článku? Nejste sami. Ale nebojte, tak začíná většina firem.

Dobrá zpráva je, že to můžete kdykoliv změnit.

Přečtěte si podrobněji, jak na správu kontaktů – včetně konkrétních kroků, jak přejít od chaosu k efektivitě.

A kdybyste si chtěli udělat pořádek v kontaktech teď hned, vyzkoušejte správu kontaktů v eWay-CRM.