Deset odpovědí na nejčastější dotazy uživatelů nového Outlooku

V článku se dozvíte, jak si poradit s běžnými problémy pomocí jednoduchých řešení, díky kterým z nového Outlooku dostanete maximum.

Obsah

O jaké problémy se jedná?

Jak navrhnout nový čas schůzky v novém Outlooku?

Jak odstranit ohraničení tabulky při vytváření podpisu e-mailu v novém Outlooku?

Jak přesunout e-maily, kalendář a kontakty z Outlooku do nového počítače?

Jaké nové klávesové zkratky nabízí nový Outlook?

Jak vytvořit nový profil v Outlooku?

Jak přidat, odebrat nebo změnit časové pásmo v kalendáři Outlooku?

Jak vytvořit složku v Outlooku?

Jak nastavit zpoždění odeslání e-mailu v novém Outlooku?

Jak zapnout nebo vypnout automatické otevírání upozornění na novou zprávu v Outlooku?

Jak zapnout nebo vypnout kontrolu pravopisu v novém Outlooku?

Na cestě k lepšímu Outlooku

O jaké problémy se jedná?

Jak navrhnout nový čas schůzky v novém Outlooku?

• Jaký je problém?

Sešly se vám dvě schůzky najednou? Nebo máte v domluveném čase něco důležitého, co nepočká? Pokud se schůzky z nějakého důvodu nemůžete zúčastnit, máte dvě možnosti – buďto ji můžete odmítnout nebo můžete navrhnout nový čas schůzky. Organizátor schůzky může váš návrh přijmout nebo odmítnout.

• Jaké je řešení?

(řešení funguje v novém Outlooku)

1. Po otevření pozvánky na schůzku zvolte Navrhnout nový čas.
2. Následně zvolte Můžu se zúčastnit nebo Ne, nezúčastním se.
3. Zvolte váš návrh časového úseku, kdy se má schůzka konat a klikněte na Hotovo. Zároveň můžete přidat zprávu pro organizátora.
4. Nakonec klikněte na Poslat.

Jak odstranit ohraničení tabulky při vytváření podpisu e-mailu v novém Outlooku?

• Jaký je problém?

Kolem podpisu v Outlooku je zobrazené ohraničení tabulky, které chcete odstranit.

• Jaké je řešení?

(řešení funguje v novém Outlooku a v Outlooku na webu)

1. Zkopírujte váš podpis ze sekce podpisů v Outlooku.
2. Vložte zkopírovaný podpis do Wordu.
3. Z rozbalovací nabídky Ohraničení zvolte možnost Bez ohraničení.
4. Následně upravený podpis zkopírujte a vložte zpět do sekce podpisů. Klikněte na Uložit.

Jak přesunout e-maily, kalendář a kontakty z Outlooku do nového počítače?

• Jaký je problém?

Po výměně zařízení a přechodu na nový počítač potřebujete přenést data z Outlooku do nového počítače. Nebo potřebujete pravidelné zálohy.

• Jaké je řešení?

Export kontaktů
(řešení funguje v novém Outlooku a v Outlooku na webu)

1. V levém panelu zvolte Lidé.
2. Na pásu karet zvolte Spravovat kontakty, klikněte na Exportovat kontakty.
3. V rozevíracím seznamu Kontakty z této položky vyberte požadovanou možnost a klikněte na Exportovat.
4. Exportovaný soubor .CSV (pro více informací o důležitosti CSV kódování UTF-8 klikněte SEM), bude uložen do složky Stažené soubory.

Import kontaktů

(řešení funguje v novém Outlooku a v Outlooku na webu)

1. V levém panelu zvolte Lidé.
2. Na pásu karet zvolte Spravovat kontakty, klikněte na Importovat kontakty.
3. Zvolte Procházet, vyberte soubor CSV, následně klikněte na Otevřít.
4. Klikněte na Importovat.

Export dat z Outlooku do PST

(řešení funguje v novém Outlooku)

1. V pravé horní části pásu karet klikněte na přepínač a přepněte z nového Outlooku do klasického Outlooku.
2. V levé horní části vyberte Soubor.
3. Vyberte Otevřít a exportovat, následně klikněte na Import nebo export.
4. Vyberte možnost Exportovat do souboru, klikněte na Další.
5. Zvolte Datový soubor aplikace Outlook (PST), klikněte na Další.
6. Zvolte e-mailový účet, který chcete exportovat (exportovat můžete vždy pouze data z jednoho účtu).
7. Ujistěte se, že jste zaškrtli políčko Včetně podsložek. Následně klikněte na Další.
8. Zvolte, kam chcete soubor uložit. Následně klikněte na Dokončit.

Přesuňte konvertovaný .pst soubor na externí úložný disk. Připojte disk do nového počítače a přesuňte soubor na pevný disk počítače. Nebo sdílejte soubory přes síť.

Import dat z Outlooku ze souboru PST

(řešení funguje v novém Outlooku)

1. V levé horní části vyberte Soubor.
2. Vyberte Otevřít a exportovat, následně klikněte na Import nebo export.
3. Vyberte možnost Importovat z jiného programu nebo souboru, klikněte na Další.
4. Zvolte Datový soubor aplikace Outlook (PST), klikněte na Další.
5. Vyberte soubor PST, který chcete importovat. Zvolte možnost pro duplicity. Následně klikněte na Další.
6. Vyberte, zda chcete Importovat položky do aktuální složky (pokud neimportujete do svojí poštovní schránky Microsoft 365) nebo Importovat položky do stejné složky (pro uživatele Microsoft 365). Vyberte možnost Dokončit.

Jaké nové klávesové zkratky nabízí nový Outlook? 

• Jaký je problém?

Nový Outlook přináší nové klávesové zkratky. Jaké to jsou? Pokud vás zajímá kompletní přehled klávesových zkratek v Outlooku, klikněte SEM.

• Jaké je řešení?

(řešení funguje v novém Outlooku a v Outlooku na webu)

1. Ctrl + Y. Pokud chcete rychle přejít do složky, použijte klávesovou zkratku Ctrl + Y, poté stiskněte první písmeno názvu složky.
2. Alt. Použitím klávesy Alt získáte zobrazení klávesových zkratek pro pás karet.
3. Tab. Pomocí klávesy Tab se můžete pohybovat ve zprávě v podokně čtení. K procházení seskupených prvků použijte šipky a přesuňte zaměření na jiné části zprávy stisknutím klávesy Tab.
4. Ctrl+C and Ctrl+V. Nyní můžete e-maily přesunout do vybrané složky pomocí klávesových zkratek pro kopírování a vkládání.
5. Nyní je možné procházet časovými úseky v kalendáři pomocí šipek.

Jak vytvořit nový profil v Outlooku?

• Jaký je problém?

Chcete oddělit osobní a pracovní e-maily, snadno přepínat mezi různými poskytovateli nebo efektivně spravovat více účtů.

• Jaké je řešení?

(řešení funguje v novém Outlooku)

1. Podržte Shift při spuštění Outlooku.
2. Po zobrazení dialogového okna pro výběr profilu, klikněte na Možnosti.
3. Zvolte Nový.
4. Můžete zvážit zaškrtnutí políčka Zobrazit výzvu k použití profilu. Při každém spuštění Outlooku budete vyzváni k výběru profilu.
5. Vyplňte Název profilu a zvolte OK.
6. Po vytvoření profilu je nutné k němu přidat e-mailový účet. V dialogovém okně Přidat účet máte také možnost přidat další účty podle potřeby.

Jak přidat, odebrat nebo změnit časové pásmo v kalendáři Outlooku?

• Jaký je problém?

Obdrželi jste pozvánku na schůzku, která zahrnuje více časových pásem, nebo cestujete mezi různými časovými pásmy a potřebujete jej upravit v kalendáři Outlooku.

• Jaké je řešení?

(řešení funguje v novém Outlooku a v Outlooku na webu)

1. Změna časového pásma
   1. V Nastavení zvolte Kalendář a klikněte na Zobrazení.
   2. V části Časová pásma vyberte možnost Zobrazit můj kalendář v časovém pásmu a zvolte preferované časové pásmo.
   3. Doplňte název časového pásma.
   4. Při cestování napříč časovými pásmy můžete zaškrtnout políčko Když cestuji napříč časovými pásmy, zeptejte se mě, jestli chci aktualizovat své časové pásmo.
2. Přidání dalšího časového pásma
   1. V Nastavení zvolte Kalendář a klikněte na Zobrazení.
   2. Zvolte možnost Přidat časové pásmo.
   3. Otevřete rozbalovací nabídku Jiná časová pásma a vyhledejte město v preferovaném časovém pásmu.
   4. Volitelně doplňte název časového pásma a zaškrtněte Zobrazit v kalendáři.
3. Odebrání časového pásma
   1. V Nastavení zvolte Kalendář a klikněte na Zobrazení.
   2. Vyberte časové pásmo v části Jiná časová pásma a zvolte Odebrat.

Jak vytvořit složku v Outlooku?

• Jaký je problém?

Chcete si lépe uspořádat svou poštovní schránku pomocí specifických složek.

• Jaké je řešení?

(řešení funguje v novém Outlooku a v Outlooku na webu)

1. Vlevo v podobně složek klikněte pravým tlačítkem myši na vaši e-mailovou adresu (v Outlooku na webu klikněte pravým tlačítkem na Složky).
   1. Zvolte Vytvořit novou složku a vyplňte název složky. Klikněte na Enter.
   2. Přetáhněte do složky vybrané e-maily.
2. Pokud chcete vytvořit podsložku, vyberte složku, do které ji chcete umístit.
3. 1. Klikněte pravým tlačítkem myši na vybranou složku a zvolte možnost Vytvořit novou podsložku. Klikněte na Enter.

Jak nastavit zpoždění odeslání e-mailu v novém Outlooku?

• Jaký je problém?

Chcete si nastavit zpoždění odeslání e-mailu, abyste měli možnost jej před odesláním zrušit a provést případné úpravy.

• Jaké je řešení?

(řešení funguje v novém Outlooku a v Outlooku na webu)

1. V Nastavení zvolte Poštu, vyberte možnost Psaní a odpovídání.
2. V části Zrušit odeslání můžete zvolit až 10sekundové zpoždění odeslání zprávy. Klikněte na Uložit.
3. Pro zrušení odeslání zprávy klikněte na Zpět ve spodní části obrazovky.

Jak zapnout nebo vypnout automatické otevírání upozornění na novou zprávu v Outlooku?

• Jaký je problém?

Outlook nezobrazuje oznámení, když obdržíte nový e-mail, žádost o schůzku nebo zadání úkolu.

• Jaké je řešení?

(řešení funguje v novém Outlooku a v Outlooku na webu)

1. V Nastavení zvolte Obecné, klikněte na Oznámení.
2. V sekci Upozornit mě na si můžete vybrat, zda chcete zapnout nebo vypnout upozornění na Poštu, Kalendář nebo Dokumenty.

Jak zapnout nebo vypnout kontrolu pravopisu v novém Outlooku?

• Jaký je problém?

Chcete odesílat zprávy bez pravopisných chyb, nebo funkci kontroly pravopisu chcete vypnout.

• Jaké je řešení?

(řešení funguje v novém Outlooku a v Outlooku na webu)

1. Přejděte do konceptu e-mailu a zvolte (…), v klasickém pásu karet zvolte ikonu Editoru.
2. Klikněte na Editor, vyberte možnost Editor nastavení.
3. V zobrazeném panelu Nastavení aplikace Microsoft Editor zvolte možnosti podle svých preferencí a zapněte nebo vypněte kontrolu pravopisu.
4. Zvolte OK.

Na cestě k lepšímu Outlooku

Nový Outlook může na první pohled působit složitě, ale díky vylepšeným funkcím a lepší integraci e-mailu, kalendáře a úkolů se stává silný nástrojem pro zvýšení vaší produktivity. Díky jednoduchým postupům uvedeným v článku můžete snadno řešit běžné problémy a maximalizovat potenciál nového Outlooku, čímž zlepšíte jeho efektivní využití.