Pavel Hanuš ze skupiny Hager stál jako Vedoucí prodeje u implementace CRM systému do firmy od prvního okamžiku. Vhodně nechal eWay-CRM nastavit tak, aby nejenom evidovalo činnost kolegů v obchodním oddělení, ale aby bylo nástrojem pro strategické řízení obchodu.
Skupina Hager poskytuje řešení v oblasti elektrotechnických zařízení pro bytové, průmyslové a komerční stavby. Jejich výrobky se používají v oblastech distribuce energie, vedení kabelů a podlahových systémů, ovládání osvětlení a inteligentních řídících systémů či dobíjení elektromobilů.
Skupina působí ve více než 100 zemích a firmě se daří udržet duch rodinné firmy, která staví na partnerství a spolehlivosti. Hlásí se k inovativnímu přístupu, a proto pracují s novými postupy a nástroji.
Co vás přivedlo k eWay-CRM?
Řešili jsme CRM systém pro naši firmu v rámci České republiky. Viděl jsem několik CRM systémů včetně těch nejznámějších, jako je Microsoft Dynamics nebo Salesforce. Některé byly lepší a jiné o něco horší. Později se objevila i možnost, že nám dají korporátní CRM ze zahraničí. Zadání pro české CRM pak ve finále znělo, ať je to jednoduché, rychlé a levné.
Do finálního výběru se dostala dvě CRM – eWay-CRM a Raynet. Sešli jsme se s panem Tvoríkem (pozn. obchodní ředitel eWay System), který nám systém ukázal a poslal cenovou nabídku. Rozhodli jsme se potom pro eWay-CRM. Důvodů bylo několik. Jedním z nich byl přístup pana Tvoríka, který byl prozákaznický a ochotný. Bylo vidět, že systému velmi dobře rozumí. Podobný byl i přístup pana Mikeše a programátorů při implementaci. Třetí důvod byl, že systém je součástí Outlooku. Nemusíme tak mít žádný další systém a můžeme pracovat v jednom prostředí.
Hlavními důvody výběru tak jsou jednoduchost a umístění v Outlooku. Oceňujeme také odbornost a pomoc při implementaci.
Jak probíhala implementace?
Když jsme přistoupili k výběru dodavatele, měl jsem připraveno asi 70% zadání pro pana Mikeše (pozn. projektový manažer eWay System). Řešili jsme, jak bychom chtěli, aby CRM vypadalo, co by mělo umět a jak by mělo vypadat.
Hodně času jsme strávili u workflow projektů a nabídek. Modul Příležitosti a Projekty jsme se rozhodli spojit do jednoho, tj. pod Projekty. Příležitost jsme tam dali jako první fázi nabídky. Řekl bych, že tahle možnost úprav prostředí programu je velká výhoda eWay-CRM.
Implementaci jsme věnovali hodně času a prošli detailně všechny moduly. Pan Mikeš vždy požadavky zapracoval a poslal nám výstup k otestování. Po finální fázi proběhlo školení pro obchodníky a poté jsme to pustili do ostrého provozu.
Co bylo snadné a kde jste naopak zaznamenali větší náročnost?
Když se na něco zapomnělo, tak se to přidalo zpětně. Trošku jsme si mysleli, že implementace a nastavení systému bude rychlejší. S ohledem na rozsah to nakonec zabralo víc času. Původní odhad byl 2 měsíce, ale změn z naší strany bylo hodně a CRM jsme si postupně přizpůsobili k našemu obrazu.
Se CRM systémy už máme zkušenosti, tak jsme se do eWay-CRM snažili dát maximum informací. Chtěli jsme být připraveni i na případné personální změny v budoucnu. Jsme z oboru, který je velmi specifický. Řešíme projekty v oblasti bytové výstavby, administrativních budov a hotelů. Je to technická oblast, která je hodně o lidech, vztazích, kvalitních výrobcích a službách.
Data se do CRM systému doplňují postupně. Kolegům říkám, ať si občas vyhradí čas právě na doplnění informací, ke kterému se třeba dříve nedostali.
Na úplném počátku jsme používali různé Excely, zápisky, papírky, Outlooky a upomínky. Takhle to máme v jednom systému a učíme se s tím pracovat. Uspoří to čas do budoucna.
„eWay-CRM je jednoduché, funkční a za dobrou cenu.“
Co na to říkají kolegové?
S panem Mikešem jsme měli dvouhodinové úvodní školení. Vzešlo z toho několik podnětů, které jsme později také zapracovali. Potom následovalo závěrečné druhé školení a nyní už se systémem všichni pracujeme.
CRM systém máme maximálně otevřený. Omezili jsme pouze mazání. Někdo s tím pracuje poctivě, někdo o něco méně. Ale to je jen otázkou času a spíše je to o zvyku. Kolegům říkám, ať zapisují pouze stručné a důležité informace. Potom zapisování údajů zabere jen asi 30 minut denně.
eWay-CRM jsme nastavili velmi intuitivně. Zápisy ze schůzek kolegům pomáhají získávat informace. Běžně z každé schůzky vznikají 2-3 úkoly v podobě zpracování nabídky nebo nějaké další aktivity. Na práci se CRM systémem se pozná, kdo dokáže plánovat a rozpoznat potřeby klienta.
Abych kolegům usnadnil začátky práce s eWay-CRM, vytvořil jsem podrobný manuál zaměřený na základní procesy. Obsahuje návod k používání CRM systému, který zahrnuje obrázky a příklady. Tím to ale nekončí. S kolegy i nyní procházím postup a ptám se, zda ví, kdy a kam co zapsat.
Jak vypadá váš typický projekt?
U nás jsou spíše dva typy, proto máme v modulu Projekty tzv. projekt a nabídku. U projektu jde o dlouhodobý celek, který se skládá z několika nabídek sestavených v SAPu. Jde o dlouhodobé projekty, které mohou být v řešení i 2 až 3 roky. Právě u těchto dlouhodobých věcí využijeme workflow v eWay-CRM a provázanou evidenci.
Náš denní chleba jsou nabídky v řádech desetitisíců až statisíců korun, které se budou realizovat v horizontu týdnů či měsíců. Většinou nás poptává velkoobchod, montážní firma nebo výrobce rozvaděčů.
Jaké výzvy vás čekají v blízké budoucnosti?
Letos jsme si dali za cíl věnovat se i dalšímu typu zákazníků. Nově jsme partnery nejen pro velkoobchody, ale i pro výrobce rozváděčů, elektromontážní firmy a projektanty. CRM systém nám pomůže ve sledování vývoje této nové strategie.
Realizace některých projektů zabere velké množství času a trvá i několik let. Jednání někdy začíná už u záměru investora, pokračuje přes architekty a projektanty, až se přejde ke generálnímu dodavateli, výrobci rozvaděčů a velkoobchodu. V tom nám eWay-CRM usnadní práci. Nic se nám po cestě neztratí a na nic se nezapomene.
