GDPR je nové Obecné nařízení Evropské unie s cílem zvýšit osobní ochranu občanů. Přináší řadu změn a nároků na firmy a podnikatele. Ve velké míře pak na CRM a jeho používání. Nová verze eWay-CRM 5.2 je plně „GDPR-CRM“.
Na novou GDPR verzi eWay-CRM i širší kontext závádění GDPR ve firmě se ptáme Romana Štefka, technického ředitele společnosti eWay-CRM.

Jak a proč jsme jako celá firma zapracovali na produktu eWay-CRM, takže jeho nová verze 5.2 je, dá se říci, zcela tím pravým GDPR-CRM?

Vliv Nařízení GDPR na CRM je zásadní. Nařízení GDPR ukládá firmám, že osobní údaje může spravovat pouze za jasně daným účelem a musí to být pouze takové informace, které nezbytně nutně potřebuji k účelu zpracování například v obchodním vztahu. Orientačně lze uvést, že v CRM můžete mít zaznamenané jméno, příjmení, firemní email, telefon a adresu zákazníka, nelze však shromažďovat informace o rodinných příslušnících, nebo datum narozenin zákazníka. (Pokud chcete podrobněji vědět, jak se definují osobní údaje, klikněte zde.)

Tedy každá firma, která využívá CRM, musí provést revizi informací, které jsou shromažďovány a stanovit, zda jsou proporcionální k účelu zpracování.

Nakolik je celá řada našich klientů z Evropské unie, jsou na ně kladeny požadavky spojené s GDPR. Našim cílem je jim v tomto pomoct a nabídnout řešení, které jim pomůže se v této nejednoznačné problematice lépe zorientovat. Jedná se o celou řadu větších či menších funkcí, které našim klientům pomáhají – sběr a evidence souhlasů, snadné dohledání toho, kdo a co s daty dělal, či funkce pro úplné a nenávratné odstranění dat – pokud si to subjekt bude přát.

Co firmy mimo EU, třeba ve Spojených státech, týká se jich to v něčem také?

Tyto požadavky jsou kladeny i na americké firmy, které uchovávají data o subjektech z EU. To ale málokterá firma ví. My je na to samozřejmě všechny upozorníme.

Co nová eWay-CRM 5.2 našim klientům v oblasti GDPR konkrétně přinese? Byly už nějaké oblasti Privacy, které řešila předchozí verze?

Přinese mnohé. Kompletní přehled novinek je uvedený v našem přehledu změn.

Nakolik je ale každý z našich klientů jiný a o svých zákaznících sbírá malinko jiné údaje, vydáváme i takovou hezkou metodickou příručku, která pomáhá s implementací „GDPR požadavků“ do eWay-CRM.

Celá řada věcí už šla řešit i v předchozích verzích eWay-CRM, ale nyní je to mnohem jednodušší. Máme tam například vylepšenou funkci pro odstranění záznamu bez možnosti se k datům zpětně dostat. To po správcích údajů GDPR požaduje. Pokud Vás totiž subjekt požádá o odstranění jeho údajů, musíte mu vyhovět a chtě-nechtě smazat vše, co o něm evidujete. A to samozřejmě tak, abyste to nemohli za půl roku obnovit a vesele ho emailovat znova.

Nebo jsme tam také dodělali takovou užitečnou věc, kdy je možné evidovat změnu libovolného pole ve vybraném modulu. V kontextu GDPR si např. řeknete, že chcete logovat všechno, co se změnilo v modulu Kontakty. No a pak si na jedno tlačítko vyjedete, kdo a kdy změnil emailovou adresu na kartě konkrétního kontaktu. Nebo kdy jste ztratili souhlas se zpracováním údajů pro marketingové účely. Na tom jsme pracovali asi měsíc a je to fakt bomba.

Jak složité či jednoduché a komfortní bude zapracování nové verze GDPR-CRM do každé firmy? Co všechno budou muset naši klienti udělat?

Ono velmi záleží na tom, co všechno firmy o svých klientech evidují. Máme zákazníky, kteří v eWay-CRM evidují rodná čísla, krevní skupiny či jména a věk dětí. Takovéto firmy to budou mít o mnoho složitější, než jiné společnosti, které evidují jen pár základních informací.

Vypracovali jsme pro tyto účely metodickou příručku, říkáme ji GDPR eWay-Book. Je to takový eBook , který nabízí odpovědi na nejčastější otázky, se kterými se od našich klientů nejčastěji setkáváme, např. jak mám získat souhlasy se zpracováním informací? Krom toho je tam celá řada návodů, jak zpracovat různé typy žádostí subjektů v našem CRM. Pokud např. někdo požádá o úpravu osobních údajů, máme tam jednoduchý postup – co přesně krok po kroku udělat.

Všem našim budoucím klientům samozřejmě nabízíme eWay-CRM Premium v GDPR verzi k vyzkoušení zdarma.

Jestliže si ji chcete vyzkoušet, neváhejte a stáhněte si ji z www.eway-crm.cz

Pokud stojíte o podrobnější informace o GDPR, o tom, co jsou osobní údaje, citlivé osobní údaje a jaká jsou pravidla pro zasílání marketingových sdělení a další, pak si přečtěte náš

MALÝ ZÁKLADNÍ GDPR SLOVNÍČEK POJMŮ.

Další důležitá poznámka:

Podrobnější informace a detaily o GDPR a jeho celkových dopadech a implementaci v podnikání naleznete v tomto článku.

Hovořili jsme s Romanem Štefkem. Roman Štefko je spoluzakladatel a technický ředitel společnosti.