Seznam 5 nejlepších nástrojů, díky nimž rapidně zlepšíte své pracovní tempo

“Pracovní výkon zaměstnance nezávisí čistě na něm, závisí na jeho manažerovi.”  - Peter Drucker

 

Co na tento citát říkáte? Souhlasíte, či jste skeptičtí? Drucker, teoretik a filosof managementu, věděl, o čem mluví.

Jeho výrok má vyzdvihovat důležitost každého manažera.

Manažer má za úkol udávat směr. Postarat se o to, aby měl každý zaměstnanec vše potřebné a mohl tak odvést svou práci, jak nejlépe to svede. K tomu jsou samozřejmě potřeba i nástroje a software.

Obsah:
Nástroje jako cesta
Škála je pestrá, jak vybrat ideální nástroj pro váš tým?
Top 5
Produktivní prostředí jako úrodná půda

Nástroje jako cesta

Úspěšní využívají aplikace a softwary ke zvýšení své produktivity denně. Proč? Protože vědí, že by jejich výkon bez nich nebyl tak dobrý. Pracují chytře, ne tvrdě.

Vyhledávají si ty nové, které jim umožní být efektivnější. A také implementují strategie, díky nimž se jejich pracovní tempo postupem času zvyšuje. Ke svému cíli tak dojdou mnohem dříve než ti, kteří s technologiemi nepracují vůbec.

Ať už se svým týmem spolupracujete na dálku, nebo se každý den scházíte v kanceláři, jako lídr musíte zajistit, aby měli přístup k těm nejlepším a nejkvalitnějším nástrojům. Jen tak totiž docílíte efektivní kooperace.

Nejlepší volbou pro vás vždy budou platformy nabízející širokou paletu funkcí – od správy úkolů, po sledování termínů splnění, až po prostor pro ukládání důležitých informací o vašich klientech.

Aby byl potenciál nástrojů naplněn a poskytly vám maximum, je potřeba na pracovišti vytvořit příjemné a přátelské prostředí. Takové, ve kterém bude dostatek prostoru pro diskuze. Dejte svým spolupracovníkům možnost vyjádřit se, pokládat vám otázky a učit se se softwarem pracovat.

Škála je pestrá, jak vybrat ideální nástroj pro váš tým?

Srovnávat všechny softwary dle stejných kritérií nemá smysl. Každý má totiž svá specifika. Záleží na typu i na tom, k jakému účelu slouží.

Zde je rozdělení dle jejich typů:

• Automatizace pracovních postupů

Tyto nástroje automatizují rutinní a časově náročné úkoly. U většiny z nich je možná integrace s dalšími systémy. Mezi hlavní výhody patří efektivita, standardizace a optimalizace zdrojů.

• Sklad dokumentů a informací

Tento typ nástrojů bývá velmi propracovaný. Poskytuje prostor pro ukládání vašich dokumentů a informací. A usnadňuje nejen jejich třídění, ale také vyhledávání. Dobré zabezpečení chrání citlivé informace a duševní vlastnictví.

• Řízení projektů

Tyto nástroje nabízejí celou řadu výhod:

1. Snazší organizaci a sledování jednotlivých kroků projektu.
2. Možnost rychlého a efektivního delegování.
3. Zlepšení spolupráce v rámci celé firmy.
4. Detekci místa, ve kterém se projekt zasekává a rychlé řešení kořene problému.
5. Optimální využití zdrojů.
6. Lepší plánování času.

• Komunikace

Produktivita vašeho týmu závisí především, a hlavně na tom, jak dobře spolu jeho členové komunikují. Platí tady, že kvalita komunikace je důležitější než kvantita.

Na produktivitu má samozřejmě vliv i rychlost odezvy jednotlivých spolupracovníků. Nástroje ke komunikaci nad touto propastí stavějí most. A umožňují jednotlivým členům se jeden s druhým okamžitě spojit a vše rychle řešit.

• Řízení pracovníků

S nástroji k řízení pracovníků můžete jako lídr vytvářet pracovní plány na míru. Budete si tak vždy jistí, že je ten správný člověk na správném místě. Díky tomuto pro vás bude hračka zajistit plynulý provoz firmy.

Navíc si díky nástrojům pro řízení pracovníků pohlídáte, že nebudou vaši spolupracovníci příliš vytíženi. Nebo že se naopak nebudou mít čemu věnovat.

• CRM (řízení vztahů se zákazníky)

CRM vám dá prostor pro ukládání těch nejdůležitějších informací o vašich zákaznících. Bude studnicí všeho, co o svém klientovi potřebujete vědět. Budete pak schopni jim nabízet taková řešení jejich problémů, která hledají.

S tímto softwarem budete vše zvládat levou zadní.

Navíc vám CRM nabízí i automatizaci rutinních úkolů. Těmi jsou plánování schůzek, rozesílání pozvánek a podobně. Všichni ve firmě se tak budou moci soustředit na ty důležitější záležitosti – na prodej a budování vztahů se zákazníky.

• Další

Existují i další typy nástrojů, které stojí za zmínku.

Těmi jsou:

1. nástroje pro zvýšení kvality,
2. nástroje pro specifická odvětví,
3. nástroje pro tvorbu záznamů a poznámek,
4. nástroje pro analýzu a reporting.

Nejlepší nástroj pro vás vždy bude ten, který nabízí hned několik funkcí. Nebudete se tak muset spoléhat na několik z nich. Vše budete mít přehledně na jednom místě.

Top 5

Zde je seznam pěti nejlepších nástrojů, díky nimž zvýšíte své pracovní tempo i produktivitu celé firmy:

1.    Zapier (automatizace pracovních postupů)

Zapier pomáhá s automatizací rutinních činností. Propojuje také webové aplikace. Díky tomu je sdílení dat ještě o něco rychlejší a snazší. Členové vašeho týmu s ním mohou propojit různé nástroje, dochází tak k vytvoření perfektního pracovního prostoru.

Pro sdílení informací napříč aplikacemi je potřeba vytvořit takzvané Zapy (automatizované pracovní postupy sestávající ze spouštěče a k němu přirazené jedné, nebo více akcí).

Potěší vás funkce drag and drop, díky níž zvládne aplikaci používat opravdu každý.

Pokud se Zapierem teprve začínáte, aplikace vám sama nabídne, jaké Zapy jsou pro vás vhodné. Netřeba nic dohledávat.

Základní funkce jsou zde zdarma. A ve 14denní zkušební době můžete ochutnat, co nabízí verze Premium.

2.    Microsoft Teams (komunikace a spolupráce)

MS Teams nabízí hned několik způsobů, jak se s kolegy spojit. Napište jim zprávu do chatu, nebo si s nimi zavolejte.

V aplikaci MS Teams můžete také nahrávat zvukové a video záznamy a sdílet dokumenty. Co aplikaci odlišuje od těch konkurenčních jsou funkce jako Microsoft Whiteboard, PowerPoint Live a využití umělé inteligence u online schůzek.

Velké plus je zde integrace s aplikacemi Microsoft 365.

3.    eWay-CRM (komplexní nástroj pro řízení projektů)

eWay-CRM je skvělou volbou pro všechny, kteří hledají software s robustními funkcemi pro správu svých klientů, projektů i obchodů.

eWay-CRM byl navržen pro Outlook. Udělá tak radost všem jeho milovníkům. Není potřeba se učit v novém prostředí, budete stále ve stejné schránce. V prostoru, na který jste zvyklí. Přibydou jen nové, užitečné funkce.

Velkou výhodou je, že eWay-CRM funguje jak on-line, tak off-line. Můžete jej tak používat doslova kdekoliv a kdykoliv.

Nejvíce příjemná pro vás bude nejspíše funkce Převést na, díky níž z e-mailu vytvoříte příležitost, viz obrázek:

Takto vytvoříte kartu s již předvyplněnými údaji. Lze to ale provést i pomocí pravého tlačítka myši, kde vyberete Převést na.

eWay-CRM nabízí mnoho skvělých funkcí. A je snadné se v něm orientovat.

4.    Time Doctor (analýza postupů a sledování produktivity)

Time Doctor vám poskytne vhled do práce vašich kolegů. Pomůže tak odhalit slabší místa, která ovlivňují výkon celého týmu.

Time Doctor zasílá upozornění, když zaznamená, že uživatel není aktivní. Díky tomuto si pohlídáte, že budou vaši lidé opravdu pracovat.

Lze si také nastavit upozornění pro případy, kdy by vaši spolupracovníci trávili čas na webech a aplikacích, které jsou zakázány.

S největší pravděpodobností toto potřebovat nebudete. Skóre produktivity vašeho týmu, statistiky i vizuální vyobrazení pracovních výsledků si totiž bude moci každý člen vašeho týmu hlídat sám.

5.    Spike (komunikace)

Díky Spiku budete se svým týmem vždy v kontaktu. Neunikne vám tak žádná novinka ani aktualizace.

Neztrácejte dlouhými mítinky čas, komunikujte skrze chat, nebo naplánujte online schůzku. Vše rychle a efektivně.

Podobně jako u MS Teams lze přes Spike sdílet i soubory a dokumenty. Poskytněte svému týmu všechny podstatné informace a posuňte vaši spolupráci na vyšší úroveň.

Seznam užitečných funkcí:

• Komunikační kanály usnadňují interakci, zlepšují spolupráci a umožňují stavět na nápadech a myšlenkách kolegů.
• Funkce pro skupiny umožňuje pořádat soukromé schůzky. Na nich se pak můžete věnovat tématům, která by měla zůstat jen v kruhu vybraných kolegů.
• Dlouhé e-maily jsou pasé. Místo nich dostanete zjednodušené verze, podobné těm v chatu. Budete se v informacích tak lépe orientovat. A hlavně, budete schopni na ně věcně odpovědět.

Produktivní prostředí jako úrodná půda

V dnešní době není těžké ve firmě vytvořit produktivní prostředí. A to právě díky technologiím. Stačí jen vědět, jaké nástroje existují, jak fungují a v čem je jejich užívání výhodné.

Doufám, že pro vás byl tento článek užitečný. A že si možná jeden z výše zmíněných top 5 nástrojů osaháte sami. A hlavně, že s ním budete spokojeni!