Nové funkce „layout by status“ zpřehledňují CRM ve firmách, které pracují s velkým množstvím dat

V eWay-CRM se nyní objevila sada funkcí „layout by status“. Můžeš stručně vysvětlit, co tyto funkce umožňují?

Zjednodušuje pohled na data tím, že umožňuje zobrazit nebo naopak schovat políčka na kartě příležitosti, projektu, nebo úkolu, podle toho, v jakém stavu workflow se položka nachází.

To znamená, že můžu třeba začínat s formulářem, kde je jenom pár polí, které na začátku potřebuji pro nějaké přípravy, a s tím, jak se ve stavu workflow posouvám dál, tak mi s přibývající agendou mohou přibývat i další políčka.

V novém stavu workflow se často otevírají nové věci, které firma potřebuje zaznamenávat. Anebo to lze logicky udělat i naopak, že se ty políčka zase budou skrývat ve chvíli, kdy je už v daném stavu nepotřebuji.

Tato funkce je především pro pokročilé uživatele, kteří jí aktivně poptávali. Je to tak?

Určitě. Drtivé většině lidí, kteří nemají nafouknutý formulář plný polí, klasický vzhled formuláře vyhovuje a nepotřebují ho měnit. Ale některým firmám, které mají opravdu hodně polí na formuláři, se bude zjednodušení touto formou hodit. Jako uživatel pak nemusím očima přejíždět přes 50 políček, která nejsou aktuální pro tu fázi, ve které se nacházím.

S touto potřebou přišly typicky jaké firmy?

Osobně můžu zmínit například firmy, které jsou z finančního sektoru. Ty mají často složitější a delší workflow. Například proces vyřizování hypotéky je dlouhý a potřebují tam zaznamenávat spoustu údajů jak o zákazníkovi, tak o stavu žádosti. Pracují při tom s velkým množstvím dat a je pro ně skvělé mít možnost pracovat jenom s těmi políčky, která jsou aktuálně v řešení.

Kdybych měl zmínit další příklady, byly by to firmy z oborů jako jsou solární elektrárny, dotační poradenství nebo obecně výroba.

Umím si představit, že u komplexních projektů, které právě tyto firmy řeší, přesně takovou funkci využijí.

Přesně tak. Ve chvíli, kdy například v různých fázích realizace potřebují do projektu vstupovat různí členové týmu, každého zajímá trochu jiný pohled na data. Pak je možné seznam polí přizpůsobit dané fázi dle toho, jaká agenda se zrovna řeší.

Mezi čtenáři určitě budou i méně pokročilí uživatelé, které by taková možnost mohla zaujmout. Co bys doporučil jim, kdyby si řekli, že něco takového chtějí také?

Nechat to nastavit nás. (smích)

A proč?

To nastavení v administrační aplikaci je přece jen trochu složitější. Uživatelé si to sice mohou načíst v naší dokumentaci, ale práce s databází a workflow akcemi už podle mě není pro běžné uživatele jednoduše uchopitelná.

Není to tak, že by se administrátorovi třeba omylem podařilo nějaké pole skrýt a podobně. Při definování té akce je opravdu minimální míra chybovosti. Určitě tam není prostor pro to, že by se někdo nějak ukliknul. Ale to nastavení je opravdu pro pokročilejší uživatele.

A když se na to nastavení podíváme z pohledu nikoliv administrátora, ale uživatelů, co lze udělat pro to, aby jim úprava formuláře maximálně vyhovovala a pomohla k větší efektivitě?

Když se něco takového nastavuje, tak je vždy důležité změny nejprve konzultovat s uživateli, jejichž práci to ovlivní. Oni sami by si měli říct, jakou sadu polí v daném kroku potřebují. V tomto samozřejmě musí panovat nějaký konsenzus celého týmu, který s tím pracuje. Jinak to nedává smysl.

Ale pro firmy, které pracují s větším objemem dat a chtějí se v nich líp vyznat, to za vynaložené úsilí stojí. Výhoda je, že když si formulář jednou nastaví, nemusí si to dál nějak spravovat, i když možnost doplnit tam nějaké další políčko samozřejmě je vždycky.