Když nedokážeme říct e-mailům ne ani po pracovní době, tělo to udělá za nás. Jak vyhrát boj s digitálním stresem

Digitální stres, fenomén, který ovlivňuje produktivitu až 78 % lidí na světě. Mimo to má ale negativní vliv i na mentální a fyzické zdraví. Stejně rychle, jak přijde, ale může i odejít. Pokud se s ním člověk naučí pracovat.

Obsah
Digitální stres a vaše e-mailová schránka
Kolik e-mailů je můj denní limit
Týká se digitální stres i mě?
Vliv digitálního stresu na fyzické a mentální zdraví
Nastavení firmy, které vám neprospěje
Jak proti digitálnímu stresu bojovat
Prevence je základ
Už žádné „ještě jeden e-mail zvládnu“

Digitální stres a vaše e-mailová schránka

Digitální stres, přichází, když v digitálním světě trávíte příliš mnoho času. A částí tohoto světa je i vaše e-mailová schránka.

Její správa může být dost náročná. Pořád je tam nějaký e-mail, na který musíte odpovědět. A nové neustále přicházejí. Vy tak schránku neustále kontrolujete a váš mozek si ani na chvíli neodpočine.

Jak je možné, že digitálním stresem trpí tolik z nás? Máme pocit, že musíme být neustále online. Neustále „na drátě“. A někdy to není jen pocit, ale nutnost.

Kolik e-mailů je můj denní limit

Zastavme se na chvíli a podívejme se na čísla.

Každý z nás schránku kontroluje průměrně 15x za den. A každá taková návštěva nás stojí zhruba 15-25 minut. To znamená, že nás správa e-mailů stojí asi půlku našeho pracovního dne. To je dost dlouhá doba…

Jak ale poznat, co už je moc?

Někteří tvrdí, že by člověk neměl dostávat více než 100 e-mailů denně. Cokoliv nad toto číslo je už příliš. Pravda je ale taková, že neexistuje žádný přesný počet e-mailů. Žádný strop, podle kterého byste se měli orientovat. Jediné, čemu v tomto případě můžete věřit je váš pocit a vaše tělo. To vám dá signál, že už je toho na vás moc.

Pokud jste tedy nervózní a nesví, když otevíráte svůj 80. e-mail, znamená to, že je váš limit 80 e-mailů za den.

Týká se digitální stres i mě?

Máte pocit, že když vám unikne jeden jediný e-mail, že to strhne lavinu problémů? A občas se bojíte, že už svoji schránku vůbec nezvládáte? Tak to se digitální stres týká nejspíše i vás.

Není to jen o tom, že vás správa e-mailů nebaví, ale že ve vás vyvolává negativní pocity.

Bojíte se, že vaše odpověď nebude dost rychlá. A nemůžete přestat schránku kontrolovat. Zároveň ale nechcete, aby tam přibyl, byť jen jeden nový e-mail.

Zkuste se sami sebe zeptat: Jsem v práci neklidný/á? Mám problémy se soustředit? Je pro mě práce unavující a už mě nebaví tolik jako předtím? Mám pocit, že je v mé schránce moc e-mailů?

Pokud si na všechny tyto otázky odpovíte „ano“, měli byste se na stres v pracovním prostředí zaměřit.

Vliv digitálního stresu na fyzické a mentální zdraví

Záplava nikdy nekončících e-mailů nám brání se soustředit. Náš mozek zkrátka není schopný pojmout tolik informací v tak krátkém časovém úseku.

Nejsme pak schopní dělat rozhodnutí a odhadnout, který úkol je méně či více důležitý. Jsme méně produktivní a také méně spokojení.

Největší problém ale přichází v bodě, kdy negativní pocity z pracovního prostředí přinášíme domů. Stres, který se nám nepodařilo kontrolovat má pak devastující dopady na naše zdraví a soukromý život.

Americká psychologická asociace tvrdí, že stres z práce může způsobovat migrény, poruchy příjmu potravy, poruchy spánku a problémy se soustředěním.

Po nějaké době může toto vést k chronickému stresu, který způsobuje vysoký tlak nebo oslabení imunitního systému. Ve vážných případech se pak můžeme setkat i s depresemi a dalšími závažnými onemocněními.

Z malého plamínku může být nekontrolovatelný požár.

Nastavení firmy, které vám neprospěje

Firemní kultura hraje v tomto případě obrovskou roli.

Pokud je na vás vyvíjen tlak, jste nuceni na e-maily odpovídat co nejdříve to jde a kontrolovat svoji schránku několikrát denně, vaše hladina stresu se bude zvyšovat.

Aby se vám dařilo vše držet v rozumné a příjemné míře, je potřeba dosáhnout rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.

Jak proti digitálnímu stresu bojovat

Digitálního stresu způsobeného závalem e-mailů se lze jednoduše zbavit. A to tak, že se o svou e-mailovou schránku začnete správně starat. A své pocity a potřeby budete komunikovat s nadřízenými.

Organizace a stanovení priorit: Stanovení priorit, první krok každého úspěšného dne. Začněte tak den i u svých e-mailů. A ty nejlepší tipy? Za mě mezi ně rozhodně patří metoda Inbox Zero, díky které budete mít čistou nejen schránku, ale i mysl.

Mezi další chytré tipy pro správu schránky patří i ukládání e-mailů do různých složek, jejich kategorizování a filtrování. Vše závisí na tom, co daná schránka nabízí. Pokud pracujete s Outlookem, tak vás budou zajímat ty na našem YouTube.

Nástroje a automatizace: Nástroje jako je CRM jsou nejlepší pro profesionální péči o vaši e-mailovou schránku. Proč? Protože vás dokáží zbavit rutinních úkolů a zvládnou za vás udělat kus práce. Poděkovat můžete AI. Díky němu totiž budete mít volnější ruce.

Stanovení hranic: Osobní hranice. Naprostá nutnost. A to i v pracovním prostředí. Pobavte se se svým šéfem nebo manažerem o tom, jak s e-maily pracujete. A jak tento způsob změnit, tak, abyste nebyli pod takovým tlakem.

Začít můžete třeba tím, že schránku přestanete kontrolovat ve svém volném čase. Ano, mluvím o těch z vás, kteří na e-maily odpovídají i z pláže nebo na chatě. Vypněte si upozornění a užívejte si volného času s rodinou a blízkými.

Prevence je základ

Každý z nás by si přál být odolný vůči stresu. Cestou je prevence a kroky, které nám pomohou se zastavit a uklidnit.

• Techniky pro zklidnění, když cítíte napětí:
  • Dechová cvičení: Dýchejte a soustřeďte se jen na daný moment a to, jak se nadechujete a vydechujete. Pomůže vám to se uklidnit a nepřemýšlet nad ničím, co vás stresuje. Výhodou je, že toto cvičení můžete dělat kdykoliv a kdekoliv. A na prodýchání vám stačí jen pár minut.
  • Meditace Body-scan: Meditace Body-scan vám pomůže zakotvit v přítomnosti. Cílem je vnímat jednotlivé části vašeho těla a to, jak se v nich cítíte. Nesnažte se se uvolňovat a nepříjemným pocitům se ani nebraňte. Prostě je jen vnímejte. Zbavíte se tak přirozeně jakéhokoliv napětí.
  • Vizualizace: Při vizualizaci hraje roli vaše představivost. Stačí zavřít oči a ponořit se do jiného, mírumilovného světa. Pomáhá si představovat hezké a klidné místo. Může to být les nebo třeba louka. Zaměřte se na detaily a přeneste se v mysli do prostředí, které je vám příjemné a které vás uklidňuje. Zrelaxujete tak tělo a zklidníte svou mysl.

• Změny v pracovním prostředí a kultuře: Mluvte o tom, jak se cítíte, jak práci vnímáte a jakým výzvám denně čelíte. Snažte se pak se svým nadřízeným stanovit takové cíle a očekávání, které budete schopni splnit. Pomáhá také dohoda, že se budete častěji scházet osobně. A vaše komunikace nebude probíhat pouze elektronicky.

• Školení: Možná mi nebudete věřit, ale školení na správu e-mailové schránky a elektronické komunikace toho může vyřešit více, než si myslíte. Ne každý z vaší firmy totiž ví, jak se o svou schránku správně starat. Takže je každý dobrý tip k nezaplacení.

Požádejte o workshopy na téma time management a digitální detox. A o školení v oblasti e-mail marketingu a třeba i telefonních hovorů. Získáte tak spoustu nových praktických dovedností, které vám ulehčí práci. A díky kterým budete moct být v klidu.

Už žádné „ještě jeden e-mail zvládnu“

Přestaňte si říkat "ještě jeden e-mail zvládnu". Takový přístup nikam nevede. Budete mít akorát delší přesčasy. A budete podráždění.

Místo toho si stanovte priority, věnujte se první těm nejdůležitějším zprávám a naučte se správně spravovat svou e-mailovou schránku.

A pokud i tak ucítíte nepříjemné pocity a napětí, vyzkoušejte metody ke zklidnění a zpomalení mysli.