Jak vybrat nejlepší CRM systém pro vaši firmu?

Pro každou firmu, která má větší než malé množství zákazníků, je CRM systém prakticky nezbytný, pokud chce zjednodušit komunikaci se zákazníky, automatizovat rutinní úkoly, a zlepšit své obchodní výsledky. Tento software se stal klíčovým pro plynulé podnikání a dlouhodobý úspěch.

Nicméně, může být obtížné určit, který CRM software je nejlepší pro dosažení dlouhodobého úspěchu právě ve vaší firmě. Při výběru CRM systému je důležité zvážit řadu faktorů a přesně s tím vám tento článek pomůže.

Nejdůležitější faktory při výběru CRM systému

Podívejme se podrobněji na nejvýznamnější faktory, které byste měli mít na paměti při výběru CRM softwaru.

1. Propojení mezi firemními odděleními

Dostatečně dynamický CRM systém umožňuje propojovat firemní oddělení navzájem, zjednodušuje jim úkoly, nezanechává prostor pro nedorozumění a pomáhá snadněji dosahovat společných cílů. Jako vedoucí pracovníci máte v CRM možnost sledovat celý prodejní proces a získávat cenné poznatky při pohledu na data ovlivňující váš byznys.

Kromě toho se ujistěte, že vámi zvolený CRM systém umožní vašemu marketingovému týmu snadno přistupovat k datům o zákaznících, pomocí kterých budou moci navrhovat přesně cílené kampaně. Zároveň může marketingový tým díky CRM lépe zásobit obchodní tým dalšími potenciálními zákazníky.

Kvalitní CRM pro vás bude zároveň zásobárnou zpětné vazby od zákazníků, na kterou můžete rychle zareagovat. Pokud mate ve firmě zákaznickou podporu, v CRM systému může vidět celou historii kontaktů zákazníka s vaší společností, a poskytnout tak očekávaný individuální přístup.

2. Snadné ovládání

Nejdůležitější vlastností každého softwaru je, aby se uživatelům snadno ovládal. A CRM v tomto ohledu není výjimkou. Pokud by neintuitivní ovládání CRM vedlo k neochotě zaměstnanců nový systém používat a bránil tak produktivitě vašeho týmu, nebude pro vaše potřeby optimální.

Efektivní CRM systém by měl být multifunkční, aby mohl sloužit celé firmě jako centrální zdroj informací. Kromě toho by CRM mělo také automatizovat některé firemní procesy, jako je třeba řízení úkolů, aby se zlepšila spolupráce mezi týmy.

3. Správa dokumentů

Možnosti správy dokumentů nejsou nejčastějším klíčovým parametrem pro výběr CRM softwaru. Efektivní správa dokumentů v CRM systému přitom může členům vašeho týmu ušetřit spoustu času, jelikož nemusí přepínat mezi různými aplikacemi a přeposílat si dokumenty mezi sebou. Zároveň pomáhá udržovat data v bezpečí a garantuje, že každý má přístup ke stejným aktuálním datům.

V praxi tak mohou v reálném čase na jediném dokumentu spolupracovat celé týmy. Úpravy v dokumentech a komentáře tak může provádět každý klidně i při práci na home office. Změny v dokumentech tak není potřeba zdlouhavě diskutovat v e-mailových řetězcích nebo na osobních schůzkách.

4. Funkce pro týmovou spolupráci

Při výběru CRM systému je vhodné myslet i na některé nenápadné funkce, které zlepšují týmovou spolupráci. Obzvlášť, když v týmu hodně spolupracujete na dálku a potřebujete efektivně komunikovat v reálném čase.

V kvalitním CRM systému najdete důležité informace o zákaznících velice rychle, a to kdykoliv a kdekoliv. Pro ještě snazší a rychlejší sdílení informací je pak ideální, když lze CRM integrovat s MS Teams a Microsoft 365.

5. Integrace s dalšími nástroji

Ideální CRM systém by měl nabízet integraci s dalšími nástroji, které ve vaší firmě používáte, jako je účetní systém, webový chat, e-mailová rozesílka, webové formuláře a další aplikace. A byť některé integrace a funkce nad rámec běžného fungování CRM systému lze naprogramovat, daleko levnější a jednodušší cestou je využít vestavěného integračního nástroje, který zajistí hladkou přednastavenou synchronizaci mezi CRM systémem a dalšími potřebnými nástroji.

Synchronizace šetří vašemu týmu cenný čas, protože nemusí přepínat mezi jednotlivými aplikacemi, což vede také k menšímu počtu chyb a nedorozumění.

6. Aktuální reporty

Při výběru vhodného CRM řešení je důležité mít na paměti, že přesné a aktuální informace jsou nezbytné pro správné rozhodování a úspěšné plánování prodejních a marketingových aktivit.

Pokud je váš současný systém neaktualizovaný, nebo zahrnuje složité procesy tvorby reportů, je lepší investovat do CRM, který je integrován s nástrojem pro vizualizaci dat, jako je třeba Power BI.

To vám umožní vytvářet rozsáhlé a přehledné reporty během několika minut. Rozsáhlá analýza aktuálních dat vám umožní rychle reagovat na nové prodejní trendy a zlepšovat obchodní výsledky.

7. Školení a podpora uživatelů

Pro spoustu firem je důležitá dostupnost zákaznické podpory a školení uživatelů. V tomto směru se často vyplatí vsadit na české poskytovatele software, kteří lokálním uživatelům nabízí okamžitou telefonickou, e-mailovou podporu či online chat v českém jazyce.

Kromě toho je užitečné, když vývojáři software nabízí k dispozici výuková videa, psané manuály a další edukativní materiály, které v případě potřeby zkušenějším uživatelům pomohou v samostatném řešení.

Chcete-li maximalizovat výhody vašeho CRM systému, měli byste ho znát jako své boty. A právě spolehlivá zákaznická podpora a široké možnosti školení vám zajistí, že jakékoliv problémy, s nimiž se jako začínající uživatelé setkáte, lze rychle a snadno vyřešit.

Závěr

Implementace uživatelsky přívětivého a efektivního CRM systému může významně zjednodušit firemní procesy, zlepšit vztahy se zákazníky, a především zlepšit obchodní výsledky.

Při výběru nového CRM systému je důležité brát v úvahu několik faktorů, jako je dostupnost zákaznické podpory, integrace s firemními systémy, uživatelská přívětivost a samozřejmě cena. Vybírejte tedy CRM, které nejlépe vyhovuje potřebám vaší firmy a přinese maximální přínos celému vašemu týmu.