Jak řešit zavedení CRM v Outlooku, když někteří zaměstnanci používají MacBook?
CRM systém jako plugin, nebo-li součást prostředí Outlooku, je velice efektivní. Firmy, které toto řešení zaujme, ale často naráží na to, že část zaměstnanců používá MacBook a nejsou tak kompatibilní se zbytkem týmu ve Windows prostředí. Řešení však existuje.
Výběr vhodného CRM systému je pro každou firmu důležitý krok. Její zaměstnanci ho budou denně využívat, aby byli při práci efektivnější. A nejefektivnější budou samozřejmě s tím nejvhodnějším CRM. Proto by měli zaměstnanci skutečně spolurozhodovat o výběru CRM. Jejich postřehy z praxe jsou k nezaplacení. A navíc se podílením na výběru softwaru vnitřně ztotožní s jeho výběrem. Ale jak už to v životě chodí, málokdy mezi těmi, kdo o výběru CRM rozhodují, nastane perfektní shoda.
Poslední slovo musí mít vždy klíčoví uživatelé
Pokud se firma při výběru CRM softwaru nachází v mrtvém bodě, byla by škoda zavrhnout kvalitní řešení tehdy, když třeba jen velmi malé části zaměstnanců nevyhovuje. Zaměstnanci se mohou snadno nadchnout třeba pro CRM, které je integrované v Outlooku, když s ním pracují velice intenzivně a znají ho. A to, že jej někteří kolegové nevyužívají, jim nemusí přece vyčítat. Ale na druhou stranu, proč kvůli nim zavrhnout řešení, které jim vyhovuje?
Jedním z nejčastějších problémů v těchto firmách je ten, že většina zaměstnanců používá Microsoft Outlook a pár jedinců pracuje na MacBooku. Zásadní otázkou v takovém případě je, jestli se jedná o klíčové uživatele systému. Pokud se o klíčové uživatele systému skutečně jedná, pak bude výběr kvalitního desktopového CRM obnášet nasazení virtualizačních nástrojů typu Parallel Desktop nebo VMWare. Ty totiž umožňují paralelní běh Windows na pozadí, resp. spuštění jen jedné konkrétní aplikace. Řešení může přinášet i Kancelář online. Ta provozuje Windows v Cloudu a uživatelé se k němu hlásí skrz vzdálenou plochu.
Také jsou pro vaši firmu všichni klíčoví?
To, že někdo není klíčový uživatel CRM neznamená, že by to snižovalo jeho význam ve firmě. Ostatně uklízečky nebo údržbáři většinou nepoužívají MacBook Pro. Možná tak v Dubaji nebo v Kataru. Pokud používá MacBook projektový manažer nebo obchodník, jehož hlavní náplní je práce zákazníky, pak je logické, že systém pro řízení vztahů se zákazníky bude maximálně využívat a měl by spolurozhodovat o výběru CRM systému. Naproti tomu typickým příkladem uživatelů MacBooku Pro, kteří většinu funkcí CRM systému nevyužívají, jsou grafici. Pro ně je MacBook Pro špičkovým nástrojem pro práci s grafickými programy a střih videí.
Mezi klíčové uživatele CRM paradoxně nemusí nutně patřit ani majitel firmy. Obzvlášť pokud již s běžnou administrativou nepřichází denně do styku. To ale neznamená, že nebude rozhodovat o výběru CRM systému a že nebude mít po zavedení CRM přehled o chodu firmy. Řešení totiž nespočívá v odstřižení zaměstnanců nebo dokonce majitele od CRM systému a komunikace s ostatními.
CRM v Outlooku nebo webová aplikace? Obojí!
Firma, ve které klíčoví uživatelé preferují CRM v Outlooku a ostatní pracují na MacBooku, by neměla volit kompromis. Klíčoví uživatelé tímto způsobem tratí na efektivitě a ostatní tím nic nezískají. eWay-CRM nabízí jako hlavní řešení CRM jako přirozenou součást Outlooku a jako další variantu webovou aplikaci eWay-CRM Web. Pro její spuštění uživatelé MacBooků potřebují pouze internetové připojení a webový prohlížeč. Díky doplňku pro Outlook 365 navíc většinou najdou potřebné kontakty, komunikaci či dokumenty přímo ve svém Outlooku pro Mac.
Uživatelé pracující na Macu tak mají k dispozici veškeré klíčové funkce CRM a pracují se stejnou databází jako jejich kolegové v Outlooku. Základem je práce s kontakty a společnostmi. Zůstaneme-li u zmíněných příkladů grafika a majitele společnosti, grafik zcela jistě využije práci s úkoly a dokumenty a bude vykazovat čas strávený grafickou prací. Naopak majitel firmy pravděpodobně nebude řešit svoji docházku a absenci. Ale bude jistě potřebovat mít přehled o obchodních příležitostech a projektech firmy.
V zájmu firmy tedy dvě aplikace odlišných parametrů, avšak pracující s jednotnou databází, představují funkční řešení. Klíčoví uživatelé propracované CRM, které je integrované v Outlooku, skutečně využijí. Ostatní uživatelé naopak ocení, že si díky doplňku v podobě webové aplikace nemusí instalovat další aplikaci nebo dokonce přecházet na jiný hardware, což pro uživatele MacBooku nebývá přípustná varianta.
