Jak evidovat docházku pomocí CRM

Každá firma potřebuje evidovat docházku zaměstnanců. Od dob klasických továrních „píchaček“ jako ve filmu Marečku, podejte mi pero! se ale hodně změnilo. Moderní CRM systém dokáže mnohem víc než jen zaznamenat počet odpracovaných hodin. Při správném nastavení může výrazně usnadnit práci mzdovým účetním, projektovým manažerům či vedení společnosti.

Proč evidovat docházku zrovna v CRM systému? Možnosti moderních CRM často dalece přesahují představy o tom, co takový systém vlastně dokáže. Výhoda vedení docházky v CRM je především v provázanosti s dalšími funkcemi systému. Specializovaný docházkový software musíte integrovat svépomocí. A to může být hodně drahé.

Docházka v CRM může sloužit jako podklad pro fakturaci klientovi, zpracování měsíčních mezd, nebo pro počítání přesné ceny projektu. A pokud je výsledkem projektu nový produkt, který firma bude teprve nabízet potenciálním zákazníkům, bude následná prodejní cena správná jedině se započítanými mzdovými náklady.

Chcete, aby toto všechno za vás řešil software? Pojďme se podívat, jak může ideálně vypadat evidence docházky v eWay-CRM, kterou můžete ovládat v Outlooku.

Klasická evidence docházky

Standardní způsob evidence docházky je ideální například pro office managery, marketingové manažery nebo administrativní zaměstnance, kteří nevykonávají práci přímo pro zákazníka. V eWay-CRM zadáte novou docházku jednoduše. V horní nabídce vyberte Nový > Docházka a na nové kartě docházky vyplňte potřebné údaje.

Po uložení se objeví v modulu Docházka. V seznamu docházky si pak můžete skrz symbol trychtýře u příslušného sloupce vyfiltrovat pouze vaši docházku, vašeho týmu, nebo celé firmy. Dále pak po měsících a dalších časových úsecích, po jednotlivých projektech a podobně. Záleží na tom, zda vedete tým, celou firmu, připravujete mzdy, nebo pouze potřebujete mít přehled o vlastní docházce. V dolní části pak vidíte aktuálně nastavený filtr, který můžete snadno aktivovat a deaktivovat nebo editovat.

Převod události z kalendáře na docházku

Další způsob, jak zadat novou docházku do eWay-CRM, je ideální pro obchodníky, kteří cestují za schůzkami. Nebo pro techniky a další zaměstnance, kteří pracují u klienta nebo jinde v terénu. Dobrým příkladem takového projektu je zasíťování kanceláře.

Projektová manažerka, která projekt zasíťování s klienty řeší a potřebuje schůzky z kalendáře v Outlooku zadat do eWay-CRM, si v kalendáři jednotlivé schůzky může jednoduše označit, kliknout na ně pravým tlačítkem, a vybrat možnost Převést na docházku. Stejně by postupoval i kolega, správce sítí, po realizaci samotného zasíťování v kancelářích klienta.

Následně se otevře nové, již známé, okno docházky s předvyplněnými údaji na základě události z kalendáře Outlooku. V případě více událostí se otevře stejný počet docházek. Stačí tedy zkontrolovat, zda je docházka přiřazena ke správnému projektu, zvolen správný typ docházky, datum a čas, případně upravit předmět a uložit.

Mzdy zaměstnanců

Docházka nemusí být nutně jen o evidenci odpracovaných hodin. Ve spojení s náklady se z ní může vyklubat úžasný pomocník pro výpočet lidských nákladů na projektu.

Základním předpokladem je zadání mzdy zaměstnance do eWay-CRM (nebo interní nákladové sazby). Mzda je vedena jako důvěrný údaj, který mohou vidět a spravovat pouze uživatelé s patřičným oprávněním. Díky ní se budou automaticky vypočítávat měsíční mzdy a docházka zadaná ke konkrétnímu projektu se bude započítávat do jeho nákladů.

Pro zadání mzdy klikněte v horní nabídce na Uživatelé a otevřete kartu příslušného zaměstnance. Zvolte volbu Vytvořit > Mzda a v novém okně vyplňte potřebné údaje. Nezapomeňte zadat, zda se jedná o fixní mzdu, nebo hodinovou sazbu, a uložte. Mzdu stačí zadat jednou a máte hotovo. Pokud ovšem zaměstnanec nedostane přidáno. Nebo v horších časech přistoupí na dočasné snížení mzdy. Pak stačí ukončit stávající mzdu vyplněním pole Platnost do a vytvořit novou.

Jakmile máte mzdu vyplněnou, eWay-CRM vám usnadní práci v mnoha ohledech. Třeba tím, že automaticky zahrne mzdu zaměstnance do nákladů projektu.

Lidské náklady projektu

Řekněme, že reklamní agentura připravuje klientovi nové webové stránky, poskytuje mu konzultace, optimalizuje e-mailové kampaně a spravuje jeho sociální sítě. Firma platí mzdu projektovému manažerovi a specialistům na e-mail marketing a sociální sítě. A proto musí jejich čas strávený prací na tomto projektu počítat mezi náklady projektu.

Ve chvíli, kdy potřebujete vědět, kolik času strávil váš projektový manažer a další zaměstnanci prací na projektu pro klienta, stačí si v eWay-CRM otevřít kartu projektu, na které uvidíte časový údaj v poli Skutečně odpracovaných hodin. Detailní zobrazení jednotlivých položek docházky pak najdete pod záložkou Docházka.

Pokud jste u zaměstnanců zadali do systému jejich hodinovou mzdu, najdete hned v následujícím poli Skutečné náklady lidí, jak se jejich práce promítla do nákladů projektu. Po vyfakturování projektu se ještě Skutečný zisk firmy poníží o lidské náklady. Okamžitě tak vidíte, jakou částkou zisk z tohoto projektu přispěje do podnikové kasy.

Přehledné reporty

Práce s daty je mnohem jednodušší, když jsou přehledně graficky znázorněna. Proto v nabídce eWay-CRM najdete také modul Reporty. Když na něj kliknete, můžete si vybrat z nabídky celé řady reportů rozdělených podle jednotlivých modulů. Můžete tak na náklady projektů nahlédnout z jasnější perspektivy a porovnat plánované vs reálné zisky všech projektů nebo podrobněji prozkoumat náklady jednotlivých projektů.

Jeden z nejužitečnějších reportů, který pomůže uživatelům na všech pracovních pozicích, je přehled individuální docházky. Každý zaměstnanec se může jednoduše podívat, kolik hodin představuje jeho pracovní úvazek v daný měsíc, kolik hodin již reálně odpracoval, nebo třeba kolik si vybral dovolené. Přehled docházky mezi ostatními reporty najdete jako Time Sheet.

Komplexní řízení projektů

Evidence docházky je pouze střípkem mozaiky řízení projektů. Pokud nevíte, kam dřív skočit, bojujete s termíny a kapacitami vašeho týmu, můžete jít například v práci s docházkou ještě dál a využít plánování lidských zdrojů. Kromě sledování nákladů a výnosů projektů můžete v eWay-CRM také efektivně delegovat práci pomocí úkolů, nebo automatizovat důležité akce pomocí plně nastavitelného workflow.

Podívejte se na naše prezentační video a uvidíte, jak maximálně využít potenciál projektů a evidenci docházky v eWay-CRM.