Jak delegovat pracovní agendu na nového kolegu pomocí CRM systému

Příchod nového kolegy do firmy je vždy příslibem lepších výsledků. Díky čerstvé posile navíc mohou být produktivnější i ostatní. Prvním krokem po úvodním zaškolení obvykle bývá předání pracovní agendy. A právě v tom je CRM systém pomocník k nezaplacení.

Při nástupu do nové firmy se může zaměstnanec cítit jako vítaná posila nebo také jako páté kolo u vozu. Pokud chcete zvýšit šance, že nový kolega skutečně zapadne, zajistěte nováčkům vřelé přivítání a připravte jim vše, co ke své práci budou potřebovat.

Po lidské stránce je dobré nezapomínat na základní principy happiness managementu, aby se nový člen týmu cítil být součástí kolektivu. Z hlediska pracovního výkonu je pak potřeba zajistit kvalitní školení a kompletní předání pracovní agendy. I velice samostatní pracovníci potřebují v začátcích dostatek informací. A nezapomenout na žádnou z nich je opravdu náročný úkol. Za jaký konec tedy předávání agendy vzít, aby se skutečně na nic nezapomnělo?

V CRM systému se nic neztratí

Pokud nechcete při předávání pracovní agendy na nic zapomenout, je potřeba projít veškeré záznamy a vše si postupně odškrtávat. Ale co to v praxi znamená? Procházet e-maily, diář, SMS, kalendář, šanony nebo nějaké elektronické složky? V případě, že má zaměstnanec samozvaný „vlastní systém“, pravděpodobně na něco zapomene.

Mnohem jistější je mít jednotnou firemní databázi v CRM systému, ve kterém máte všechny úkoly přiřazené ke konkrétnímu řešiteli a zaměstnanci jsou přiřazeni k jednotlivým projektům. V případě, že dotyčnou osobu povýšíte nebo propustíte, můžete celou její agendu jednoduše převést na nového kolegu. Ten ji pak má k dispozici včetně přiložených dokumentů, poznámek nebo kontaktů.

Stejně můžete předávat úkoly a projekty i jednotlivě. Třeba v případě, že vaše posila nastoupila na nově vytvořenou pozici, a agendu předáváte postupně. Podívejte se, jak snadné je to v eWay-CRM.

Předávání jednotlivých úkolů

Předávání jednotlivých úkolů se může hodit například v situaci, kdy zaměstnanci potřebují předat část pracovních povinností z důvodu časové vytíženosti. Firmy proto často najímají studenty vysokých škol na poloviční úvazek, aby za zkušenější kolegy převzali méně náročné úkoly. Celou agendu v tomto případě předávat není vhodné a celé projekty nová posila řídit také nebude. Zaměstnanci na plný úvazek tak nováčkovi budou předávat jednotlivé úkoly, které měli doposud na starost.

V eWay-CRM předávání jednotlivých úkolů velice jednoduché. Stačí otevřít Úkol, který chcete předat, v poli Řešitel vybrat nového kolegu, a následně kliknout na Ulož nebo Ulož a zavři.

Předávání celých projektů

Druhá možnost předávání agendy se týká už zpravidla pouze zaměstnanců na plný úvazek. Představte si, že projektový manažer ve vaší firmě povýší. Bude tedy svému nástupci při zaškolování nejen k dispozici, ale nejspíš se domluví, že mu své projekty bude předávat postupně. Zaškolení tak proběhne v takovém tempu, jaké bude vyhovovat bývalému i novému projektovému manažerovi.

Budete-li chtít předat projekt novému manažerovi v eWay-CRM, klikněte nejprve na tlačítko Upravit tým.

Otevře se okno se seznamem všech uživatelů, kteří mohou být přiřazeni k projektu. Uživatele přiřaďte k projektu zaškrtnutím pole před jeho jménem a klikněte na Další.

V dalším kroku máte možnost přiřadit k jednotlivým uživatelům role, jaké budou v daném projektu plnit. Označte tedy řádek Project Manager a opět klikněte na Další.

Jakmile v dalším kroku, Závěrečném shrnutí, potvrdíte změnu tlačítkem Dokončit, novému projektovému manažerovi bude přidělen jeho první projekt.

Kompletní předání agendy

Možná jste také někdy v životě zažili frustrující situaci, kdy vám chyběly důležité informace, přihlašovací údaje nebo know-how, které měl pouze váš předchůdce. Ten už přitom v této situaci často nebývá k zastižení. Sami ale nemůžete vědět, čemu se váš předchůdce věnoval.

V Centru pro správu eWay-CRM můžete využít funkci delegování agendy uživatelů. Sami si tak vyberete, zda chcete na nového zaměstnance převést aktivní projekty, obchodní příležitosti, kontakty nebo veškerou agendu zaměstnance, který odchází nebo povýšil. Následující video vám ukáže, jak je to snadné.

Závěr

Při vedení pracovní agendy v eWay-CRM vás nezaskočí situace, že váš nový kolega nedostal potřebné know-how, kontakty, přihlašovací údaje, informace o projektech či obchodních příležitostech. Jakmile bude mít před sebou přehledně uspořádanou celou pracovní agendu, kterou přebírá, můžete si s ním zkontrolovat, zda má ke své práci vše, co potřebuje.

Nezáleží na tom, zda najímáte zaměstnance na plný nebo poloviční úvazek, nebo zda jeho předchůdce povýšil nebo odchází z vaší firmy. Způsob předání si zvolíte vždy takový, aby vyhovoval nové posile i předchůdci.