Desatero efektivního brainstormingu: Vytěžte potenciál vašeho týmu naplno

S potřebným řešením problému, kvůli kterému byl brainstorming svolán, může přijít kterýkoli ze členů vašeho týmu. Složení jeho účastníků by proto mělo být co nejvíce pestré. Tím kromě nezaujatých názorů docílíte i potřebného nadhledu. I když je jednou z hlavních charakteristik brainstormingu jeho spontánnost, sám o sobě ještě v žádném případě není automatickou zárukou úspěchu.

Podobných nápadů, jak postupovat při týmovém řešení problémů, je v manažerských příručkách samozřejmě popsáno vícero. Může se jednat třeba o metodu ambasadorů, zastupujících návrhy dvou samostatně pracujících týmů. Nebo zkuste zainteresovaným stranám rozdat potřebné písemné podklady spolu s prosbou, aby se nad nimi přes noc zamysleli. V duchu přísloví „ráno moudřejší večera“ se pak shromážděné postupy vyhodnotí během následujícího dne.

Kreativita nezná hranic

Výsledkem brainstormingu by nemělo být pouze určení toho jediného správného řešení zadaného úkolu. Jeho účastnící by se měli naopak pokusit sestavit maximální možné množství dostupných nápadů a způsobů, jak určitý problém splnit. I když se kreativitě účastníků nijak nebrání, měli by se před začátkem brainstormingové schůzky určit aspoň některá základní pravidla.

Stanovení mantinelů, ve kterých by měl brainstorming probíhat, pochopitelně neznamená, že by mítink neměl být zábavný. Jejich primárním účelem je nastavit vzájemné vztahy a definovat průběh a formou interakcí mezi jednotlivými zúčastněnými členy vašeho týmu. I tak se ale může stát, že se dobré nápady zrodí tehdy, když účastníci některou z daných zásad poruší, ať už úmyslně nebo neúmyslně. Ale jak praví jedna obecná pravda, aby se mohla pravidla porušovat, je potřeba je znát.

Nejlepší pravidla jsou pochopitelně taková, na kterých se domluví sami účastníci. Následující souhrn proto berte spíše jako souhrn obvyklých doporučení vhodných pro dosažení požadovaného výsledku. Samotný mítink můžete zahájit bleskovým brainstormingem, během něhož si účastníci domluví na zásadách chystané diskuse. Rovnou si také vyzkoušíte, jak brainstorming funguje v praxi, protože tým obvykle dokáže najít a stanovit si přijatelné i nepřijatelné vzorce chování.

Jak by měl vypadat úspěšný brainstorming?

Následující doporučení vám při zorganizovaném brainstormingu pomohou dosáhnout požadovaných výsledků:

1. Nastavte očekávání

Dobře si promyslete, co od brainstormigu očekáváte. Shromážděte všechny potřebné podklady a analýzy a pokuste se sehnat vzorová řešení vašeho problému, případně zjistěte, jak se s ním vypořádala vaše konkurence. Veškeré informace předejte účastníkům brainstormingu, ideálně s dostatečným časovým předstihem.

2. Určete vedoucího mítinku

Určete, kdo bude brainstorming vést. Jeho činnost pochopitelně nezačíná zahájením mítinku, s dostatečným předstihem by měl jeho účastníkům předat potřebné podklady a vysvětlit jim účel schůzky. Během diskuse zodpovídá ze její hladký průběh, usměrňuje diskutující, kteří třeba skáčou do řeči ostatním, a hlídá, aby se vždy probíral jen jeden nápad. Jednotlivé podněty se tak nebudou chaoticky hromadit jeden přes druhý a žádný z nich zbytečně nezapadne. Měl by také dohlédnout, aby se každý zúčastněný dostal ke slovu. Případně může využít formálního zasedacího pořádku (ideálně ve formě kulatého stolu) a vyvolávat po řadě jednotlivé účastníky. Každý by měl dostat příležitost prezentovat minimálně jeden vlastní nápad.

3. Sestavte správný tým

Promyslete, kdo z vašich zaměstnanců by se měl brainstormingu zúčastnit a proč. Ujistěte se, že se všichni účastníci navzájem znají a vědí, jaká je jejich úloha ve firmě. Ještě před samotným zahájením mítinku vysvětlete jednotlivým diskutujícím důvody jejich účasti a co si od jejich zapojení do debaty slibujete.

4. Zápis ze schůzky

Vyberte dostatečně rychlého zapisovatele, který dokáže zapsat všechny nápady, aniž by zdržoval jejich přirozený přísun.

5. Vyberte inspirativní místo

Vymyslete ideální místo pro brainstorming. Nemusíte se přece vždycky scházet jen ve firemní zasedačce, zvlášť pokud vám přeje počasí. Díky dnešním mobilním technologiím už de facto neexistují technická omezení pro vámi vybranou lokalitu.

6. Připravte potřebné pomůcky

Připravte a zajistěte všechny potřebné pomůcky, aby účastníkům na místě nic zásadního nescházelo. Může se jednat o tabuli, bloky, papíry, tužky, plátno, projektor, tablet nebo notebook, ale také třeba lehké občerstvení a dostatek horké kávy.

7. Dejte prostor všem nápadům

Neexistují hloupé nápady. Nikdy! Jde o brainstorming, ne o strategickou poradu, která požaduje seriózní řešení. Brainstorming by měl být zábavnou pomůckou a celý tým by ho tak měl brát.

8. Nekritizujte nápady ostatních

Nejedná se o diskusi, debatu nebo prezentaci jedné osoby, která si potřebuje dokazovat svoji převahu nad ostatními. Navíc, pokud začnete vyřčený nápad ihned hodnotit nebo kritizovat, změní se směřování i charakter probíhající diskuze. Navíc může autor původního nápadu ztratit chuť se angažovat v další debatě.

9. Rozvíjejte nápady ostatních

Často něčí nápad dokáže někdo jiný rozvést do netušených rozměrů. Právě rozvíjení nápadů je jedním ze základních principů úspěšného brainstormingu.

10. Vytěžte z brainstormingu maximum

Zapomeňte na pravidlo „radši kvalitu než kvantitu“. Od brainstormingu požadujete právě množství nápadů, čím kreativnějších, tím lépe. Jako moderátor můžete i navrhnout soutěž o co největší množství podnětů a porovnávat jejich počty s minulými brainstormingy.

Jak vybrat ten nejlepší nápad?

Samotný brainstorming je ale vlastně pouhým začátkem, protože k realizaci vybraných nápadů vede ještě dlouhá cesta. Abyste se mohli rozhodnout, co si dále počít s pracně shromážděnými nápady, můžete zkusit použít jednu ze čtyř následujících metod:

• Hlasování

I když je známo, že každý kolektiv, který dopustí hlasování, zároveň přiznává, že nemá ve svém středu ani jednoho dostatečně inteligentního jedince, může se tento způsob rozhodování hodit. Obvykle se jedná o jeden ze dvou následujících případů:

• Rozhodnutí je závislé na subjektivních faktorech, typicky pokud se jedná o záležitosti vkusu.
• Za výsledek bude odpovědná valná část účastníků brainstormingu, kteří se ale nedokážou shodnout na konkrétním výstupu.

Během hlasování se mohou zohlednit nebo zvýhodnit některé konkrétní nápady, jejichž výhody i nevýhody účastníci podrobně probrali. Hlasování se také může zúčastnit jen několik klíčových zaměstnanců, včetně členů vedení nebo zástupců klienta, kteří se samotného brainstormingu neúčastnili.

Před hlasováním pečlivě proberte seznam navrhovaných řešení. Mělo by jich být co nejméně a s co největší relevancí.

• Afinitní diagram

Schémata podobných řešení jsou ideálním pomocníkem pro zpřehlednění seznamu jednotlivých variant. Seskupte tematicky příbuzné nápady a usnadněte si tak jejich následnou analýzu i konečné rozhodnutí.

Afinitní diagram vám navíc pomůže získat přehled o jednotlivých kategoriích, kterým by se váš tým měl dále věnovat a podrobněji rozpracovat.

• Rozhodovací matrice

Rozeberte každý nápad z hlediska jeho výhod i nevýhod, možných dopadů nebo případného zisku. Připište ke každému z návrhu takto získané skóre a podle jeho pořadí pak vyberte ty nejlepší varianty. Zkuste jednotlivé položky seskupit a získat tak co nejvyšší počet bodů pro logické kombinace různých faktorů vzešlých z brainstormingu.

• Širší perspektiva

Vyhodnoťte shromážděné podle toho, jakým způsobem odpovídají na původní zadání brainstormingu. Rozmyslete si, co je potřeba pro realizaci jednotlivých nápadů a jaké informace budete potřebovat. Zjistěte si výhody i nevýhody plynoucí z jednotlivých variant.

Nebojte se sepsat, jaké pocity ve vás prezentované nápady vzbuzuj. Projděte si s týmem i jakékoli další faktory, které je v souvislosti s výsledky brainstormingu napadnou. Pokud se na navrhovaná řešení podíváte z více úhlů, získáte nejen širší perspektivu, ale výrazně si tak ulehčíte finální rozhodování.

Další možné metody hodnocení

Navrhované čtyři postupy nejsou zdaleka jediné, které vám pomohou dojít k cíli, tedy vybrat si z jednotlivých návrhů vzniklých během brainstormingu to nejlepší možné řešení. Nabízí se pochopitelně manažery oblíbená SWOT analýza, klasická pětice otázek „proč“ nebo třeba jednoduché schéma spojující navzájem různé příčiny a jejich následky.

Závěr

Zorganizování brainstormingu je klíčem k uvolnění tvůrčího potenciálu vašeho týmu. Díky dodržováním stanovených pravidel můžete využít inteligenci celého vašeho týmu a dospět k novým inovativním řešením. Osvojte si umění brainstormingu a sledujte, jak se vaší organizaci daří tváří v tvář výzvám a příležitostem.