CRM jako Porsche a Excel auto nižší třídy. Co musíte vědět o správě svých obchodních kontaktů

Správa kontaktů je jednou z hlavních věcí, o kterou by se měl majitel firmy zajímat. A to od samotného začátku. Od začátku totiž navazuje kontakty. A sbírá si je k sobě, do kapsy. Do poznámek v telefonu, nechává si je posílat v SMS, na LinkedInu, nebo ukládáním do svého seznamu kontaktů.

Když se ale jeho tým rozšiřuje, musí s kontakty pracovat mnohem promyšleněji. Tak, aby se v nich dobře orientovali všichni ve firmě. Především pak obchodní zástupci. Jak na to? Otázka mnohých. Řešení je hned několik.

Obsah:
Proč by pro vás měla být správa kontaktů prioritou
Úskalí, se kterými se nejspíše setkáte
Jak se starat o obchodní kontakty
Co vám nabídnou jednotlivá řešení
Jak na opravdu kvalitní seznam obchodních kontaktů
Nástroje pro správu pod lupou
Vlastnit klíče od luxusního kousku, nebo se spokojit se základním vybavením?

Proč by pro vás měla být správa kontaktů prioritou

Proč byste měli mít pro správu kontaktů systém? Protože ovlivňuje vaši:

- Efektivitu – Zdlouhavé hledání informací o dodavatelích, stejně jako o zákaznících má negativní vliv na vaši celkovou produktivitu.

• Vzájemné vztahy– Když budete mít informace o svém klientovi vždy po ruce a budete je mít dobře utříděné, budete schopni nabídnout personalizovaná řešení. Také budete vědět, jak se zákazníkem komunikovat, tak, aby vás opravdu slyšel. Celkově se tak zlepší vaše vztahy.
• Příležitosti– Získávejte nové kontakty díky těm, se kterými už se znáte. A dostávejte nové projekty od klientů, kteří jsou s vámi dlouhodobě spokojení.

Promyšlený systém vždy slibuje stabilitu. A platí to i u správy obchodních kontaktů.

Úskalí, se kterými se nejspíše setkáte

Ještě před tím, než odhalím řešení se pojďme podívat na úskalí, se kterými se v této oblasti nejspíše setkáte. Nebo už jste se s nimi setkali?

• Chaos – Vést si databázi kontaktů na několika platformách a na několika místech není dobrý nápad. Nevyústí to totiž v nic jiného než čistý chaos.

  Proto si všechny sesbírané kontakty z e-mailu, sdílených dokumentů, obdržených vizitek a aplikací převeďte na jedno místo.

• Neaktuální informace – Na jednom místě kontakt upravíte, ale na druhém na to zapomenete. Tohle se děje, pokud nemáte jednotný systém pro správu svých obchodních kontaktů. K čemu to vede? Menším problémem je neefektivní komunikace, větším pak nedostatky při řízení projektů.

• Snížení efektivity – Manuální správa kontaktů je časově náročná.

• Bezpečnost – Bez softwaru pro správu obchodních kontaktů riskujete bezpečnost sesbíraných dat o svých dodavatelích i klientech.

• Stres – Pokud svým lidem nezajistíte fungující řešení, vystavíte je zbytečnému stresu. Nebudou totiž mít jistotu, že informace, se kterými pracují, jsou aktuální a správné. Také se v nich mohou ztrácet. A i když budou dělat, co můžou, nebude se jim dařit být ve správný čas na správném místě – kontaktovat klienty v pravou chvíli.

Toto všechno vás vzdálí od nových kontaktů a příležitostí.

Jak se starat o obchodní kontakty

1. Sáhněte po řešení, které vám bude nejvíce vyhovovat

Porsche mezi systémy pro správu obchodních kontaktů je CRM. Jedná se o tu nejlepší volbu. Nabízí totiž automatizaci a opravdu chytré možnosti správy vaší databáze kontaktů. Díky CRM vám nic neunikne. Své kontakty budete mít vždy aktuální a budete s nimi moci rychle pracovat.

Buďme ale realisté, ne každý jde touto cestou. Někteří používají:

- Sdílené dokumenty – Naprostý základ, který je ale stále u mnohých oblíbený.

- Mobilní aplikace – Mezi ty patří například Google Contacts, Contacts+ a FullContact. Jedná se aplikace, ve kterých si můžete vést seznamy e-mailových adres a telefonních čísel.

2. Udělejte si seznam povinných polí

Udělejte si seznam polí, které u svých kontaktů budete potřebovat. Například:

- Jméno zákazníka nebo firmy

- E-mail a telefonní číslo

- Pozice a odvětví

- Poznámky nebo historii komunikace

Díky seznamu povinných polí budete mít kompletní přehled těch nejdůležitějších informací o svých zákaznících.

3. Aktualizujte

Zásadní je také pravidelně aktualizovat váš seznam kontaktů. Přidávejte ty nové a kontrolujte již existující.

4. Třiďte své kontakty

Nezapomeňte své kontakty také řadit do přehledných skupin:

• Klienti
• Leady
• Partneři
• Dodavatelé

5. Důvěřujte automatizaci

Automatizace vám neuvěřitelně usnadní práci a uvolní ruce. Využít ji ale můžete jen u chytrých nástrojů – CRM. Jedním z těch nejlepších na trhu je eWay-CRM. Systém, který v roce 2024 získal ocenění od Gartner Digital Markets.

Pokud používáte Outlook, bude pro vás také jedničkou. Automatizace dat a automatické synchronizace jsou zde samozřejmostí. Navíc lze eWay-CRM integrovat s mnoha dalšími aplikacemi. Z profesionálního hlediska tak rozhodně stojí za zvážení.

Co vám nabídnou jednotlivá řešení

Sdílené dokumenty

Plusy: Nemusíte do nich investovat. Můžete si je naformátovat naprosto dle svých představ a potřeb.

Mínusy: Manuální správa je často náročná. Když je databáze velká, těžko se v ní orientuje. Dokumenty nejsou zabezpečené, pokud je nemáte například na cloudu. A můžete o ně lehce přijít, pokud neprovádíte manuální zálohu, nebo nevytváříte jejich kopie.

Mobilní aplikace

Plusy: Máte je vždy s sebou – ve své kapse. Jsou intuitivní a snadno se s nimi pracuje. Mají často hezký design, takže budou lahodit i vašemu oku.

Mínusy: Jsou omezené na velikost databáze. Takže v případě růstu vaší firmy nemusí stačit a budete muset zvolit jiné řešení. Nemusejí být kompatibilní s dalšími aplikacemi, které při podnikání používáte.

CRM

Plusy: Komplexní řešení, které se přizpůsobí velikosti vaší firmy. Nabízí mnohem více než jen seznam kontaktů – můžete v něm vidět například i historii interakcí s klientem a další užitečné informace o klientovi. A pokud jste výrobce, tak navíc oceníte i možnost sledování dodavatelů.

Mínusy: Počáteční investice. Nutnost naučit se se systémem pracovat.

Jak na opravdu kvalitní seznam obchodních kontaktů

- Standardizujte data: Vkládejte data tak, aby byla všechna ve stejném formátu.

- Zamezujte tvorbě duplikátů

• Zálohujte: Pravidelné zálohy zajistí, že budete mít data v pořádku a nepřijdete o ně. A tady přichází na řadu technologie. Využívejte ty nejnovější, abyste svá data udrželi v bezpečí.
• Dávejte přístupy jen vybraným lidem: Umožněte přístup k datům a jejich úpravy jen vybraným lidem. Zajistíte tak, že bude databáze přehledná a sjednocená.

Nástroje pro správu pod lupou

1. eWay-CRM – Ideální pro firmy pracující s Outlookem. Budete si v ní moci vytvořit vlastní pole, díky čemuž si CRM přizpůsobíte svým jedinečným potřebám. Navíc má také mobilní přístup a můžete v ní využívat i síly AI.

2. Google Contacts - Skvělá volba pro nenáročné uživatele, výhodou je synchronizace s Gmailem.

3. Excel – Vhodný pro malé firmy.

4. Numbers - Obdoba jednoduchých tabulek pro Apple uživatele.

Vlastnit klíče od luxusního kousku, nebo se spokojit se základním vybavením?

Když si vyberete tu lepší variantu, CRM, můžete si být jistí, že vás nezklame. Nebudete omezení na velikost své firmy ani na možnosti práce s databází.

Pokud jste ale malá rodinná firma, které stačí základ, nejspíše pro vás bude Excel naprosto dostačující.

Důležitá je zde ale ve všech případech důslednost a centralizace dat. Nová zajímavá příležitost totiž může čekat na každém rohu. A u každého kontaktu.