Brány další éry e-mailového managementu otevřeny: Kompletní průvodce novým Outlookem

Existují nástroje, které vám s celým chodem firmy pomohou. A díky nimž si svoji produktivitu můžete dokonce zvýšit.

Jeden z těch nejlepších máte možná již ve vašem telefonu, nebo laptopu – Microsoft Outlook. Jeho nejnovější verze je revolucí ve světě e-mailových schránek.

Pokud tedy hledáte způsob, jak být produktivnější, čtěte dále. V této příručce se dozvíte vše o tom, jak Outlook používat k zefektivnění svých každodenních pracovních povinností.

Obsah:

To nejdůležitější, co byste měli o novém Outlooku vědět
Jak používat Outlook ke zvýšení efektivity firmy
1. Spravujte schránku jako profík
2. Mějte v malíčku správu kalendáře
3. Automatizujte své úkoly a odpovědi v nepřítomnosti
4. Nástroje pro lepší vedení a spolupráci týmů
5. Integrace s dalšími nástroji od Microsoftu
Závěrem

To nejdůležitější, co byste měli o novém Outlooku vědět

Pokud ještě nemáte v novém Outlooku účet, o mnoho přicházíte. Obsahuje totiž několik zajímavých funkcí, které vám pomohou shodit z beder otravné rutinní úkoly.

Mezi ty nejlepší patří:

• správa e-mailů,
• optimalizace kalendáře,
• automatizace úkolů,
• integrace s dalšími nástroji od Microsoftu.

A jak přesně vám Outlook může pomoci?

• Zjednodušuje komunikaci v rámci firmy,
• pomáhá s plánováním,
• automatizuje rutinní úkoly,
• umožňuje členům týmu spolupracovat napříč aplikacemi.

Nová verze Outlooku umí zázraky. Pojďme se na ni podívat detailněji. Prozkoumat jednotlivé funkce a ukázat si, jak je využít v praxi.

Jak používat Outlook ke zvýšení efektivity firmy

1. Spravujte schránku jako profík

Je pro vás každodenní smršť e-mailů náročná nejen psychicky, ale i časově? A odvádí vaši pozornost od důležitějších povinností? Naučte se o svou e-mailovou schránku správně starat. Budete tak schopni se v komunikaci lépe orientovat a celá její správa pro vás bude jednodušší a méně časově náročná.

Nový Outlook svým uživatelům umožňuje:

• Využívat složku Prioritní pošta: Díky ní budete moci svou poštu rozdělovat dle její důležitosti – na prioritní a další. Bude pro vás tak snazší se ve schránce orientovat. A věnovat větší pozornost těm podstatným sdělením.

• Označovat zprávy pomocí kategorií a vlaječek: Štítky i vlaječky vám pomohou se v e-mailové komunikaci lépe orientovat. Celá schránka bude díky nim přehlednější.

• Automatizovat: Místo manuálního třídění e-mailů využívejte automatizace. Nastavte si, jak a kam chcete, aby se zprávy ukládaly. Kdy se má e-mail přeposlat kterému vašemu kolegovi. A kdy jej má aplikace označit jako přečtený.

• Plánovat e-maily: Plánujte. Systém se postará o to, aby se zprávy vždy odeslaly včas. Takže i když budete mít plné ruce práce s jinými záležitostmi, e-mail vašich kolegů nebo klienta už nikdy nezůstane bez odpovědi.

• Chytré vyhledávání: Nový Outlook nabízí vylepšené možnosti vyhledávání. Už se nebudete muset prodírat celou schránkou, abyste našli to, co hledáte.

2. Mějte v malíčku správu kalendáře

Přehledný plánovač a kalendář jsou pro každého úspěšného podnikatele naprosto zásadní. Na každém dalším kroku totiž záleží. Proto pokud máte správu kalendáře v malíčku, nakládáte se svým časem, jak nejlépe to jde. A dokáže z mítinků vytěžit maximum.

Vaše pečlivé a přehledné plánování ulehčí správu rozvrhů i vašim spolupracovníkům. Budou moci plánovat s předstihem a nebude tak problém se rychle domluvit na vhodném datu schůzky.

Plánování je zkrátka základ. A pokud pro vás bude prioritou, pozitivně se to odrazí na výsledcích týmu.

Zde jsou tipy, jak nový Outlook používat při plánování:

• Nebojte se barev: Každý podnikatel má svůj kalendář plný schůzek. Abyste v nich měli přehled, označte si každou schůzku jinou barvou. Barvy lze pojmenovat. Důležité schůzky mohou být červené, zatímco ty méně důležité třeba modré. Divili byste se, ale barevné zvýraznění opravdu pomáhá.

• Nastavte si upomínky: Vytvářejte upomínky na každodenní bázi. Nic vám tak neunikne. A co je nejdůležitější, na nic díky nim nezapomenete.

• Používejte opakovač událostí: Tato funkce je perfektní pro pravidelné mítinky. Schůzku lze totiž vytvořit na pár kliknutí. Ušetříte tak spoustu času.

• Integrujte schránku s kalendářem: Nový Outlook umožňuje připojovat jednotlivé zprávy k událostem v kalendáři. U schůzek tak vždy budete mít všechny potřebné informace. A jednání díky tomu budete zvládat levou zadní.

• Využívejte funkce časových pásem: Boj o klienta, ale i spolupráce s týmem, který je na druhé straně zeměkoule je kvůli časovým posunům velmi náročná. Díky funkci Časová pásma budete plánování zvládat bez obtíží. Méně obtíží = vyšší efektivita.

3. Automatizujte své úkoly a odpovědi v nepřítomnosti

Automatizace je pro každého lídra pomoc. Dovoluje mu využívat svůj čas chytře a na maximum, což vede ke zvýšení ziskovosti firmy, její produktivity i spokojenosti zákazníka.

Kolik hodin denně jste zabředlí v rutinních úkolech?

A teď si představte, že byste tento čas věnovali důležitým projektům. Z jejich upozaďování jste často nesví. Což je pochopitelné, protože tím přicházíte o příležitosti a často i o finance.

Pamatujte, čas je ta nejcennější komodita každého z nás. Je potřeba s ním nakládat opatrně. Proto není automatizace pro podnikatele volbou, ale naprostou nutností.

Jak využívat automatizaci v Outlooku:

• Pravidla pro příchozí poštu: Proč nechat veškerou poštu padat do složky Doručená pošta, když je možnost si nastavit automatické rozřazování?

Nový Outlook je schopen na e-maily automaticky odpovídat, ukládat je do složek a dávat jim štítky. To vše na základě vámi zvolených kritérií, například podle jména odesílatele, nebo klíčových slov.

• Síla rychlých kroků: Díky rychlým krokům můžete zabíjet dvě mouchy jednou ranou. Nebo i více much, pokud bude třeba. Jak to funguje? Na jeden klik zvládnete udělat několik akcí zároveň. Opět tak dochází k velké úspoře času.

• Automatické odpovědi: Vytvářejte personalizované zprávy, které se budou odesílat ve vaší nepřítomnosti. Vaši kolegové i klienti tak budou informování o tom, že jste mimo kancelář. A ozvou se vám až budete zpět.

• Automatizace úkolů: Sekci úkoly v Outlooku můžete využívat k nastavení notifikací či uzávěrek projektů. Nic vám tak neunikne.

4. Nástroje pro lepší vedení a spolupráci týmů

Čím vyšší postavení ve firmě máte, tím více lidí máte na starost. Efektivní řízení a spolupráce však není vždy jednoduchá. A už vůbec ne, když má každé oddělení vlastní plánovač.

Takto vám Outlook pomůže zabránit chaosu:

• Sdílené kalendáře: Často se stává, že zaměstnanci nevědí, co přesně se na ostatních odděleních odehrává. Na čem a jak jeho kolegové pracují. Sdílené kalendáře umožní nahlížet do plánovačů ostatních týmů a plánovat události v rámci celé firmy.

• Skupiny kontaktů: Přáli byste si zjednodušit komunikaci v rámci celé vaší firmy? Oslovovat členy týmů i celá oddělení jedním e-mailem? S novým Outlookem se vaše přání stává realitou. Už není důvod kontaktovat pouze manažery. Všichni mohou mít informace přímo od vás – z první ruky.

• Pozvánky a RSVP sledování: Chcete si být jistí, že dostali pozvánku na mítink opravdu všichni? V novém Outlooku to lze sledovat díky RSVP protokolu. Adresáti díky němu mohou také odpovědět, zda se schůzky zúčastní. Nebo zda jim více vyhovuje jiný termín.

• Přidělování úkolů: Odteď lze úkoly přidělovat přímo jednotlivcům. Proč je to výhodné? Protože tím vy i manažeři ušetříte čas. Zároveň budete moci sledovat produktivitu každého zaměstnance zvlášť. A můžete se s ním kdykoliv spojit.

5. Integrace s dalšími nástroji od Microsoftu

Představte si, že vám e-mailem přijde výroční zpráva. Abyste se na ni mohli podívat, musíte na svém zařízení nejdříve otevřít Microsoft Word.

Po úpravě dokumentu jej odešlete zpět jejímu autorovi. Aby mohl dokument finalizovat, musí jej opět otevřít v aplikaci Word.

Celý proces se však dá s novým Outlookem usnadnit. Jak? Integrací.

Zde je pár příkladů:

• Integrace s MS Teams: Dostali jste návrh kampaně od svého marketingového specialisty, ale přejete si v ní udělat změny? Díky integraci Outlooku a Microsoft Teams si s ním můžete rychle a snadno domluvit schůzku.

Vaše návrhy na změny specialistovi během hovoru popíšete lépe než ve zprávě. A budete se moci rychleji dohodnout na tom, jak bude finální verze kampaně vypadat.

• Propojení se službou OneDrive: Vytvořte si centralizovaný systém pro správu dokumentů spojením služby OneDrive s Outlookem. Vy a váš marketér tak budete mít k dokumentům kdykoliv přístup. A budete je moci upravovat společně. Spolupráce na obsahovém marketingu tak bude ještě efektivnější.

• Microsoft 365 Suite: Konečně je možné sjednotit všechny aplikace platformy Microsoft 365 Suite. Včetně Excelu, Wordu nebo PowerPointu. Díky této novince lze dokumenty sdílet přes Outlook, čímž ušetříte čas a zjednodušíte si jejich správu.

Závěrem

Mnoho lidí vnímá manažerské a vyšší pozice jako naprostý vrchol kariéry.

Ale jen ti, kteří na takových pozicích jsou vědí, jak náročný úkol to je firmu vést.

Nástroje jako je nový Microsoft Outlook za vás vaši práci neudělají. Ale pomohou vám s plánováním a zefektivněním mnoha různých procesů.