Svět technologií se stále rozvíjí rychlým tempem. Možnosti týmové spolupráce se vylepšují a se změnami se vyplatí držet krok, protože tak můžete ušetřit spoustu času. Ne každá firma ovšem softwarové nástroje využívá optimálně. Některé chyby, které děláme každý den, nás zbytečně zdržují. Podívejme se na 6 nejčastějších chyb i na to, jak se jim můžeme vyvarovat.
Z některých chyb se stávají návyky, které se rozšíří do celé organizace, a vnímáme je jako přirozenou součást pracovního života. V těchto návycích pak pokračujeme, aniž bychom si uvědomovali jejich dopady. Některé kritické chyby přitom mají snadná a rychlá řešení, která zvýší výkonnost vašeho týmu.
Nejčastěji se každodenní chyby projevují těmito problémy:
- Dlouhá a složitá e-mailová vlákna
- Nedodržené termíny
- Špatné plánování projektů
- Neshody mezi členy týmu
- Chybějící a špatně organizované dokumenty
- Zdlouhavé čekání na odpovědi, apod.
To všechno vás i celý váš tým frustruje a zpomaluje. Často pak hledáme složitá řešení a nevnímáme zdánlivé maličkosti, které mohou být důležitější, než se na první pohled zdá.
Podívejte se na šest zásadních chyb, kterých se možná vy nebo členové vašeho týmu dopouští každý den a které vedou k nedostatečnému výkonu.
1. Spamování kolegů v kopii u každého e-mailu
Ve většině firem je důležité sdílet e-maily se spolupracovníky, aby byli informováni o aktuálních nabídkách a obchodech. Nejjednodušší je zařadit je do kopie, protože všechny e-maily končí v jejich poštovních schránkách. Ale je to nejlepší pro ně, nebo pro vás?
Vaši kolegové tak snadno získají dojem, že mají příliš mnoho práce, protože jsou přetížení zprávami. To může být frustrující, přestože v kopii všech e-mailů často být nemusí.
Obecně odborníci doporučují posílat e-maily pouze těm, kteří musí reagovat. Zkuste se vyvarovat toho, abyste kolegy dávali do kopie jen proto, abyste si kryli záda. Místo toho vysvětlete svým spolupracovníkům, že jim chcete ušetřit čas tím, že snížíte počet e-mailů v jejich schránkách.
Možná znáte situace, kdy požádáte kolegu, aby vám přeposlal nějaký důležitý e-mail, ale on to nemůže udělat hned. Často je to právě proto, že je na kopii každého e-mailu, který odešlete, což zahlcuje jeho schránku a ztěžuje nalezení konkrétního e-mailu.
Ještě efektivnější řešení nabízí nástroje, které umožňují ukládat důležité e-maily do sdílené databáze. Zprávy tak můžete automaticky uspořádat podle kontaktů, firem, poptávek nebo zakázek a vy i vaši kolegové si je můžete přečíst, kdykoli budete potřebovat.
Organizace komunikace po jednotlivých poptávkách a klientech dává větší smysl.
2. Špatně organizované e-maily
Problémy s dohledáváním e-mailů může způsobovat také jejich špatná organizace. Jistě si umíte představit, jak složité je hledat jehlu v kupce sena jménem Inbox. Rozhodně tedy doporučujeme e-maily třídit do složek.
Sice zde neplatí žádný univerzální návod, ale e-maily můžete rozdělit například podle priority, osob, se kterými si píšete, nebo do různých kategorií podle vašeho uvážení. Nebo můžete opět sáhnout po nástroji se sdílenou databází a e-maily rovnou hledat seřazené na kartě klienta či projektu.
Když máte e-maily roztříděné ve složkách, najdete je doslova na několik kliknutí. S přehlednou doručenou poštou ušetříte spoustu času a navíc snížíte stres, který můžete zažívat při otevření plné schránky.
3. Chybějící připomenutí v e-mailech
E-mailové připomínky jsou užitečné, když se blíží důležitá událost nebo je třeba něco udělat do stanoveného termínu. Ve zprávách můžete nastavit připomenutí, které vás nebo příjemce na důležitý úkol upozorní, abyste na něj nezapomněli.
Pokud například požádáte zákazníka, aby vám poslal informace, které potřebujete k dokončení projektu, nastavení připomenutí vám pomůže zajistit, abyste dostali odpověď včas a nezmeškali termín.
V úspěšných firmách jsou zaměstnanci zatíženi velkým množstvím projektů a jejich dokončení ve stanoveném termínu velmi pomáhá, když každý v týmu pracuje s nastavením připomenutí u e-mailů. Díky nim můžete poslat zdvořilé připomenutí předem, abyste zajistili, že si všichni na důležitý úkol vzpomenou.
4. Neorganizovaný seznam úkolů
Znáte ten pocit, jako byste zanedbali nějaký důležitý úkol, ale nevíte jaký? Je to pravděpodobně proto, že si nevedete žádný seznam úkolů, nebo ho možná potřebujete správně používat.
S dobře organizovaným seznamem úkolů budete trávit méně času ověřováním toho, jestli jste na něco nezapomněli, a více času prací na důležitých projektech. Organizace může zvýšit produktivitu týmu tím, že usnadní komunikaci mezi vámi a vaším týmem. Když svůj seznam úkolů sdílíte se svými spolupracovníky, mohou si ho přečíst a zjistit váš předpokládaný termín dokončení.
Klíčem k efektivnímu používání seznamu úkolů je stanovit si prioritu věcí na seznamu. Úkoly v Outlooku pak můžete ještě rozdělit podle priority – Vysoká, Normální a Nízká. A rozdělit větší projekty na menší lépe definované a zvládnutelné úkoly, aby vám nic zásadního neuniklo.
Případně můžete při práci s úkoly použít i některou z pokročilých metod time managementu, například GTD. Pokud není organizace vaší silnou stránkou, v začátcích vám to opravdu pomůže.
Přehledná správa úkolů a podúkolů.
5. Dlouhé e-maily
Pokud máte tendenci do e-mailů vypisovat nadbytek informací, bohužel plýtváte nejen vaším časem, ale i časem kolegů. I když to spousta z nás dělá v dobré víře, že více detailů pomůže příjemci sdělení lépe pochopit, nenuťte lidi, aby strávili 30 minut čtením vašeho e-mailu. Nikdo na to nemá dostatek času.
Ujistěte se, že vaše e-maily jsou stručné a výstižné. Kolegy výrazně potěší, když nebudou muset číst celý román, a určitě si sami všimnete, že i jejich odpovědi díky tomu chodí včas.
6. Komunikační propast
Pokud s kolegy nebudete sdílet informace, budete jim muset neustále posílat e-maily a čekat, až vám odpoví. Zároveň tím riskujete, že vám při rozhovoru s klientem uniknou důležité detaily. Nechávat si poznámky pro sebe je chyba. I u úspěšných firem je špatná komunikace dlouhodobě problémem číslo jedna.
Efektivní komunikace na pracovišti zvyšuje morálku, angažovanost, produktivitu a spokojenost zaměstnanců. Jejím výsledkem je také lepší týmová spolupráce a kooperace. Dobrá komunikace na pracovišti nakonec zvyšuje výkonnost jednotlivců i týmů.
Není příjemné neustále někoho žádat o pomoc v situacích, kdy to není nutné. Například když vás někdo zastaví během jednání nebo vám nedá přístup k důležitým informacím. Chcete-li se zbavit frustrace z neefektivní komunikace na pracovišti, je třeba začít pracovat na sdílení důležitých informaci.
Můžete začít výběrem vhodného nástroje, který vám s tím pomůže. Pro začátek mnoha firmám vystačí Excelem, nebo OneNote, ale s těmi můžete v budoucnu narazit na omezení, která růst vaší společnosti opět zbrzdí.
Pokud chcete používat profesionální řešení od začátku, nejlepší variantou je CRM systém. Existují i bezplatné CRM systémy, a pokud používáte Outlook, můžete vyzkoušet eWay-CRM, který funguje jako přirozená součást Outlooku. Pomůže vám uspořádat e-maily a týmovou agendu a nastartovat spolupráci efektivní jako nikdy předtím.
